Die technische Büroausstattung ist zu unterteilen in notwendige und nützliche Komponenten.

Notwendige Komponenten sind heute:

Nützliche Komponenten sind:

Im Nachfolgenden werden, soweit es sich um ein Mehr von notwendigen Komponenten handelt, die nützlichen Komponenten mit abgehandelt.

Die tatsächliche Bestimmung, welche technischen Systeme in Frage kommen, kann an dieser Stelle nicht erfolgen. Dies ist abhängig von den Kanzleiräumen, der Anzahl an Arbeitsplätzen etc. Daher werden an dieser Stelle nur die zu beachtenden Eckpunkte näher dargelegt.

Soweit zumindest auch der Betrieb einer oder mehrerer Funktelefone an der Telefonanlage beabsichtigt ist, sollte auf die Möglichkeit zur Verschlüsselung des Funkverkehrs geachtet werden.

Des Weiteren ist zumindest ein ISDN-, besser ein DSL-Anschluss zu wählen. Nur diese bieten ohne großen Aufwand die Möglichkeit, auf das Handy umzustellen. Damit kann gerade beim Gründer eine hohe Erreichbarkeit ohne große Personalaufwendungen erreicht werden. Viele Anbieter von DSL-Anschlüssen bieten eine Telefon- und Internetflatrate. Dies bietet eine verlässliche Kalkulationsbasis. Aber Achtung: Bei vielen Anbietern sind Anrufe auf Handynetze fremder Anbieter nicht von der Telefonflatrate umfasst.

Als Sonderfunktion kann eine Telefonanlage so ausgewählt werden, dass dort die Aktennummern hinterlegt oder die Telefonanlage direkt mit dem Kanzleiverwaltungsprogramm verbunden werden kann. Diese Aktennummernhinterlegung bietet die Möglichkeit, den Anruf über die Akten zu tätigen. Dadurch können die aufgewendeten Zeiten sowie die Telefonkosten direkt zur Akte gebucht werden. Noch besser ist die unmittelbare Verknüpfung mit dem Kanzleiverwaltungsprogramm. Dies eröffnet zusätzlich über eine so genannte CTI-Funktion das Wählen direkt aus dem Verwaltungsprogramm und bietet – soweit der Anrufer die Rufnummernanzeige aktiviert hat – die Funktion, dass die Akte - soweit vorhanden – direkt mit dem Anruf erscheint. Eine umständliche Vorlage der Akte entfällt damit.

Weiterführende Links zum Thema Telefon

Beim Fax sollte kein Termopapierfax gewählt werden. Das Termopapier trägt die Farbe in sich. Dies bewirkt, dass durch Wärme oder lange Lagerzeit der Inhalt des Faxes unleserlich wird. Hinsichtlich eines Faxgerätes auf Basis eines Tintenstrahldruckers sollte anhand der Tintenpreise überprüft werden, ob nicht die Anschaffung eines Faxes auf Laserdruckerbasis langfristig die kostengünstigere Variante ist. Für den Aufbau einer digitalen Akte empfiehlt es sich ferner, den Faxempfang von Beginn an auf einen Computer umzuleiten. Dies kann der eigene Rechner/Server sein oder z.B. ohne großen Aufwand erfolgen, indem die Faxnummer auf eine Telefonnummer des Internet- oder Telefonprovider umgeleitet und die Faxe dort als E-Mail abgerufen werden. Die Faxe werden als TIF-Datei abgelegt und können so in das Kanzleimanagementprogramm oder zumindest in einer entsprechenden Ordnerstruktur auf dem Rechner/Server zum Mandant gespeichert werden. Ferner besteht die Möglichkeit, mit einer entsprechenden Texterkennungssoftware den Text zu erfassen und damit eine Volltextsuche aufzubauen.

Bei der Anschaffung eines Handys ist zu beachten, dass es für das Handy für die gängigsten Fahrzeughersteller - ggf. als Nachrüstsatz - eine Freisprecheinrichtung geben sollte. Ferner kann das Handy so gewählt werden, dass es Funktionen eines PersonalDigitalAssistents (PDA) übernehmen kann. Dies hat den Vorteil, dass ein Abgleich mit Outlook und / oder dem Kanzleiverwaltungsprogramm möglich ist. Dadurch werden Datenbrüche (im Handy ist eine andere Telefonnummer als im Kanzleiprogramm) vermieden und man kann direkt sehen wer - z.B. bei einer Rufumleitung der Kanzleinummer – anruft. Dies ist insbesondere wichtig, soweit man sich in einem auswärtigen Termin befindet und den Klingelton ausgeschaltet hat.

Weiterführende Links zum Thema Mobilfunk

Die Datensicherungsmöglichkeit allein reicht natürlich nicht aus. Wichtig ist, dass auch eine Datensicherung regelmäßig (mindestens jede Woche, besser täglich) erfolgt. Dies ist nicht nur für eine mögliche Widereinsetzung wg. Fristversäumnis wichtig sondern auch für verlorenes Wissen und damit Arbeit. Der Computer stürzt meist dann ab, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann, nämlich z.B. dann, wenn man schon die halbe Berufung geschrieben und Stunden oder Tage an Arbeit investiert hat. Ein Datensicherungskonzept könnte wie folgt aussehen:

Beginn mit 5 Sicherungsmedien für 4 Wochen + 1 Woche, danach chronologisches Überschreiben der ersten 3 Medien, das letzte Medium des Monats bleibt erhalten, die Lücke wird um ein neues Medium ergänzt. Dieses Vorgehen führt dazu, dass die Medien regelmäßig erneuert werden und ferner nach und nach eine Jahressicherung erfolgt. Mit Ablauf des 2 Jahres können die Medien des ersten Jahres wieder dem Kreislauf zugeführt werden. Ferner kann je zu Beginn des Monats eine Komplettsicherung inkl. Software, im laufenden Monat nur ein Sicherung der Änderungen erfolgen.

Das Internet bietet die Möglichkeit auch ohne großen finanziellen Aufwand juristische Recherche und zudem schnell zu betreiben. Aufgrund der europäischen Vorgaben sind die Gerichte gehalten, in absehbarer Zeit ihre Urteile digital für jedermann zugänglich zu veröffentlichen. Dies ist schon bei vielen Gerichten der Fall. Damit kann bei der Gründung Geld gespart werden. Dem Nutzer muss jedoch klar sein, dass ohne die Verwendung von professionellen juristischen Datenbanken eine rechtsicherere Recherche nicht möglich ist. Zum Einen reicht der im Internet kostenfrei verfügbare Datenbestand nicht weit genug in die Vergangenheit, zum Anderen besteht keine Gewähr für Vollständigkeit.

Dieser Schutz entbindet jedoch nicht davon, am Arbeitsplatz einen Virenscanner zu installieren und durch ein Abo laufend zu aktualisieren. Auch die Windows eigene Firewall bietet nur Schutz vor einer unberechtigten Portnutzung. Die möglicherweise z.B. in E-Mails enthaltenen Viren werden damit nicht ausgefiltert.

• EDV-Ausstattung
• Internetprovider
• Internetrecherche
• Antivirus-Programme
• Digitale Signatur

Der Kopierer sollte ein, an dem geplanten Aktenvolumen hochgerechnetes Leistungsvermögen haben und ggf. eher geleast als gekauft werden. Ein allgemein gültiger Durchschnittswert der erforderlichen Kopienanzahl lässt sich leider nicht benennen. Der Durchschnittswert ist stark abhängig vom primär bearbeiteten Rechtsgebiet.

Das Gerät sollte mindestens einen Einzelblatteinzug und bei erhöhtem Kopienaufkommen auch einen Sorter haben.

Die heutigen Geräte arbeiten zumeist als Digitalkopierer sodass die Verwendung als Scanner in Frage kommt. Diese Funktion ermöglicht zunächst die Vervollständigung der digitalen Akte und bietet ferner die Möglichkeit „Scann to E-Mail“. Dazu muss der Kopierer netzwerkfähig sein und eine entsprechende E-Mail-Funktion vorsehen. Soweit der Mandant einer unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation zugestimmt hat, kann durch diese Funktion Aufwand, Papier und Porto gespart und die E-Mail nach der Gebührenordnung mit € 2,50 (Anlage 1 zu § 2 Absatz 2 RVG Vergütungsverzeichnis Nr. 7000 Ziffer 2) abgerechnet werden.

Die Entscheidung für ein Kanzleisoftwareprogramm sollte gut überlegt sein. Es empfiehlt sich, anfangs nach einem Programm Ausschau zu halten, welches nicht durch Funktionen überfrachtet ist, die man allenfalls in einer Großkanzlei sinnvoll nutzen kann. Gleichzeitig sollte der Anbieter aber valide Strategien für eine Skalierung, d.h. Erweiterung haben, sofern weitere Kollegen und Mitarbeiter später hinzukommen. Sinnvoll ist, den Anbieter auf die zugrundeliegende Datenbanktechnik anzusprechen. Sofern eine verschlüsselte Datenbank mit standardisierter Sprache für die Datenbank-Abfrage zugrunde liegt (SQL Datenbank, engl. für Standard Query Language) ist dies ein gutes Zeichen.

An dieser Stelle kann aufgrund des Themenumfangs nicht im Detail auf die einzelnen Fachanbieter und deren Leistungen eingegangen werden. Aussagekräftige Tests der aktuellen Anbieter sind derzeit nicht verfügbar. Aufgrund des stetigen Wandels sind diese Tests auch nur bedingt aussagekräftig.

Weiterführende Links zu Anwaltsprogrammen finden Sie auch hier.

Letztendlich kommt es immer auf die eigenen Anforderungen an. Die allgemeinen und individuellen Anforderungen sind entscheidend für die Auswahl. Neben den klassischen Programmteilen wie u.a.:

ist je nach eigenen Anforderungen den folgenden Spezifikationen mehr oder weniger Beachtung zu schenken: Softwarehersteller sollte (auch) auf Rechtsanwälte spezialisiert sein auf:

Viele der vorgenannten Aspekte sind für die Zukunftsfähigkeit und das Qualitäts- und Marketingmanagement von entscheidender Bedeutung.

Neben den o.g. Aspekten spielt natürlich auch der Kostenrahmen sowie die Kooperation mit anderen Berufsgruppen eine entscheidende Bedeutung. Soweit mit Wirtschaftsprüfern und / oder Steuerberatern eine Sozietät eingegangen wird, sollte die Anwaltssoftware zu den von den Anderen verwandten Programmen komptibel sein. Erst dadurch können die gewünschten Synergien relasisiert werden. Hinsichtlich der Kosten ist festzustellen, dass ein Sparen am Falschen Ende im Zweifelsfalle mehr Arbeit und Ärger als Einsparungen produziert.

Ein Aktenvernichter ist eine wesentliche Komponente für den Kanzleibetrieb. Es gilt das Mandantengeheimnis sowie datenschutzrechtliche Belange zu wahren. Die Vielzahl der in einer Kanzlei ein und ausgehenden Personen sowie der allgemeine Umgang in der Entsorgung von Altpapier machen es notwendig, die Schriftstücke unkenntlich zu machen. Dritte, die das Altpapier im Container „sichten“ sollten keine Informationen erhalten.