Die Themen Finanzbedarf, Stundensatz und Gebührengespräch, Andergelder und zeitnahe Rechnungsstellung sind von zentraler Bedeutung für den Betrieb einer Anwaltskanzlei. Leider werden diese Themen eher „stiefmütterlich“ behandelt, bekommen aber durch den seit dem 1. Juli 2006 anstehenden Wegfall des Anspruches auf Abrechnung nach Gebührenrecht noch mehr Gewicht.
Nur die exakte Erfassung der Einzelkosten und deren Umrechnung auf die Akte ermöglichen die Bestimmung des Nullpunktes (Break-Even-Point), d.h. des Stundesatzes ab dem ein Ertrag erwirtschaftet wird.
Als Kosten sollten dabei anteilig berücksichtigt werden:
Die Auswertung dieser Daten sollte auf Knopfdruck aus dem Kanzleiverwaltungsprogramm möglich sein und damit den Break-Even sichtbar machen.
Neben dieser Nulllinie sind sollte ferner berücksichtigt werden, dass von dem überschießenden Betrag Einkommenssteuer zu leisten ist. Dementsprechend vorbereitet kann das Gebührengespräch mit dem Mandanten geführt werden.
Bei Gebühren- und Stundesatzverhandlungen mit dem Mandanten sollte berücksichtigt werden, dass nicht bekannt ist, welche Mandanten sich kennen. Eine Ermittlung des Stundensatzes anhand der „abgeschätzten“ Liquidität des Mandanten verbietet sich daher. Grundsätzlich sollte ab einem bestimmten Stundenaufkommen ein Pauschbetrag z.B. zur Einarbeitung bei umfangreichem Aktenvolumen und danach Abrechnung nach RVG oder Stundenaufkommen angesprochen werden.
Es versteht sich von selbst, dass gerade bei einer noch nicht erfolgten fachlichen Ausrichtung die Einarbeitung in eine fremde Materie nicht in die Stunden einfließen sollte. Der Mandant erwartet einen ausgebildeten Fachmann und wird nicht gewillt sein, die Fortbildung des Rechtsanwaltes zu finanzieren. Selbstverständlich kann die nach Erkennen der Problemlagen erfolgende Recherche entsprechend abgerechnet werden.
Der Umgang mit Fremdgeldern gibt immer wieder Anlass, dass die Rechtsanwaltskammern einschreiten. Vielfach wird schon technisch nicht zwischen Eigen- und Fremdgeldern in Form von verschiedenen Konten getrennt. Hinzu kommt ferner die mangelnde buchhalterische Trennung. Dabei ist der Anwalt berufsrechtlich verpflichtet entsprechend sorgfältig mit Mandantengeldern umzugehen.
Es sollte daher mindestens ein tatsächliches Anderkonto bei einem größeren Kreditinstitut existieren und im Rahmen der Aktenbuchhaltung eine genaue Zuordnung erfolgen. Mandantengelder sind tabu (!) und gehören unverzüglich ausgekehrt. Auch eine Verrechnung der eigenen Ansprüche mit den empfangenen Geldern ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mandanten zulässig.
Die Auftragsdefinition ist nicht nur für die später erörterten Aspekte des Qualitätsmanagements und Controllings wichtig, vielmehr bestimmt erst die klare Auftragsdefinition den Zeitpunkt zur Endabrechnung. D.h. wird die Vollmacht ausschließlich zur außergerichtlichen Lösung ausgestellt, ist nach dem Scheitern eine Rechnungsstellung möglich. Die gerichtliche Auseinandersetzung ist dann ein neuer Auftrag.