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Die allgemein in Kanzleien vorzufindende Organisationsstruktur basiert ausschließlich auf Übung und ist für gewöhnlich nur im Kopf des ausführenden Mitarbeiters oder Berufsträgers abgebildet. Dies erschwert die Einarbeitung neuer Berufsträger und Mitarbeiter und bietet keinerlei Basis für Optimierungsprozesse, da damit keine überprüfbare schriftliche Isterfassung z.B. in Form einer Arbeitsplatzbeschreibung vorliegt.

Die Basis der Kanzleiorganisation sind die Berufspflichten, welche den Mindestrahmen der Eigen- und Kanzleiorganisation vorgeben. Die sich daraus ergebenden organisatorischen Mittel und Maßnahmen ergeben die sachlichen Organisationsmittel und die Ablauforganisation, welche sich insgesamt mit den speziellen Themengebieten überschneiden.

Die Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) postuliert ausdrücklich das erforderliche Mindestmaß an organisatorischen und mandatsspezifischen Verfahrensvoraussetzungen. Das ferner vorgegebene Verbot der Vertretung widerstreitender Interessen (§ 43 a Absatz 4 BRAO) und Vorgaben zum Umgang mit Mandantengeldern (§ 43 a Absatz 5 BRAO) sowie die steuerrechtlichen sowie zivilrechtlichen Pflichten bilden einen konkreten Rahmen, mit welchem Mindestgrad sich der Berufsträger zu organisieren hat.

Unter Berücksichtigung auch einer eingeschränkten steuerlichen Verpflichtung zur Buchführung (Der Rechtsanwalt ist steuerrechtlich nur zur Führung einer Einnahmen- Überschussrechnung verpflichtet.) und der gemäß § 43 a Absatz 5 BRAO geforderten Anderkontoeinrichtung sollte schon eine gewisse kaufmännische Grundordnung vorausgesetzt werden. Die mittlerweile hinzugetretenen steuerrechtlich schon bestehenden bzw. auch für den Freiberuf anstehenden Verpflichtungen zur

Die Zeiten der Übergabe eines „Schuhkartons“ mit Belegen an den Steuerberater sind endgültig vorbei.

Die Kanzleiverwaltung sollte daher schon von Beginn an über ein entsprechendes Kanzleiverwaltungsprogramm (siehe unten Technik) erfolgen damit nicht später mit teils erheblichem Aufwand die bisher verwendeten händischen oder Excel-Tabellen importiert werden müssen.

Gemäß § 50 Absatz 1 BRAO besteht die Pflicht zur Anlegung und ordentlichen Führung einer Handakte. Bevor es dazu kommt muss gemäß § 43 a Absatz 4 BRAO überprüft werden, ob man das Mandat aus Gründen der widerstreitenden Interessen überhaupt annehmen darf (Kollisionskontrolle). Dies setzt voraus, dass der Vergleich mit anderen Mandantendaten „just in time“ möglich ist. Das Mandat ist gemäß §§ 675, 633 BGB unverzüglich abzulehnen. Diese Überprüfung ist ab einer gewissen Anzahl von Mandanten nur noch mit EDV vornehmbar.

Der Handaktenbegriff des § 50 Absatz 1 BRAO gibt keinen Anhaltspunkt über die Form der Aktenführung. Die Akte kann damit in Form eines Ordners, einer Hängeregistratur, Loseblattsammlung oder digital geführt werden. Jedoch unterliegen Loseblattsammlung und digitale Akte gewissen Einschränkungen.

Die Verpflichtung zur Handaktenführung bedeutet, dass der Rechtsanwalt eine Akte über das Mandat so zu führen hat, dass daraus ohne weiteres der Sachstand ermittelt werden kann. D.h. alle wesentlichen Erklärungen und Aufklärungen gegenüber dem Mandanten sowie der Gegenseite gehören zwangsläufig in die Handakte.

Zu erwähnen ist ferner die berufsrechtliche sowie sich aus dem Datenschutzrecht ergebende Pflicht zur Verschwiegenheit bzw. sorgfältigem Umgang mit den vom Mandanten erhaltenen Informationen.

Die sich aus der Geschäftsbesorgung gemäß § 675 BGB ergebenden weiteren Pflichten

beinhalten eine weitere Ausgestaltung der organisatorischen Verfahrensvoraussetzungen.

Die Büroorganisation muss hinsichtlich der unverzüglichen Ablehnungspflicht gewährleisten, dass die eingehenden Nachrichten täglich, bei elektronischer Übertragung mehrfach am Tag überprüft werden. Nur dann kann das Mandat unverzüglich abgelehnt werden.

Ferner ist die Auftragsdefinition von erheblicher Bedeutung für die Frage der Abweichung von der Weisung des Mandanten. Üblicherweise wird auf eine Vollmacht z.b. „wg. Mietrecht“ oder „wg. Verkehrsunfall“ geschrieben. Damit ist die Weisung des Mandanten nicht genau genug erfasst und im Zweifel der Ärger vorprogrammiert.

Die Herausgabe und Verzinsungspflicht des Zivilrechts verpflichtet genau wie § 43 a Absatz 5 BRAO zu einer entsprechenden Buch- und Kontoführung über Andergelder.

• Anwaltshaftung
• Berufshaftpflichversicherung
• Durchsuchung von Kanzleien

Unter sachlichen Organisationsmitteln versteht man neben den später abgehandelten technischen Komponenten

Selbstverständlich können die Register- und Fristenbücher sowie die Stammdaten durch entsprechende Software abgebildet werden.

Die Termin- und Fristenverwaltung wird weiter unten bei struktureller Organisation sowie im Themenkomplex Technik behandelt.

Die allgemeine Büroeinrichtung umfasst neben dem Mobiliar auch die sonstige Ausstattung wie Licht, Türen, Tapeten, Küche und sanitäre Einrichtungen.

Bei der Wahl der Büroräume sollte neben der Lage (Parkmöglichkeiten, Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln) und den Kosten auch die Ausstattung – orientiert am angestrebten Klientel – eine Rolle spielen.

Weiterführende Links zur Wahl der Büroräume

Nichts ist peinlicher, als wenn dem Mandanten die Toilette nicht zugemutet werden kann. Ferner hat die Ausstattung schon eine Anmutung dafür, in welcher Region sich die Stundensätze bewegen werden.

Unabhängig davon sollte bei der Ausstattung berücksichtigt werden, dass die Aktenarbeit  - auch des Personals – möglichst wenig am Empfang erfolgen sollte. Die Aktenbearbeitung am Empfang verleitet den wartenden Mandanten bei Telefonaten mitzuhören oder sogar offene Akten zu lesen. Dies ist weder wünschenswert noch mit dem Mandantengeheimnis und Datenschutzrecht vereinbar. Daher sollte der Empfang eine entsprechende Theke aufweisen die es erschwert Bildschirminhalte oder Akten einzusehen.

Auf das Anwaltszimmer kommt es nur insoweit an, wie kein Besprechungszimmer vorhanden ist. Die Einrichtung eines Besprechungszimmers ist empfehlenswert, da dort durch die gleiche Bestuhlung etc. auf gleicher Ebene und zudem ohne mögliche anderweitige Aktenberge Besprechungen stattfinden können. Soweit dies nicht möglich ist, sollte darauf geachtet werden, dass die Einrichtung dem Mandanten keine Rangordnung signalisiert. Die Einrichtung und Sitzordnung ist Teil der nonverbalren Kommunikation und wird unterbewusst wahrgenommen. Sie erhöht oder verringert die Kommunikationsbereitschaft.

Neben diesen nonverbalen Kommunikationsaspekten ist die Büroeinrichtung auch für die eigene und die Produktivität der Mitarbeiter wichtig. Die sich aus dem Räumen, Möbeln und Licht ergebenden Einschränkungen der Arbeit werden meist vernachlässigt. Dabei wird der größte Teil des Erwerbslebens nicht zu Hause sondern im Büro zugebracht.

Weiterführende Links zum Thema Büroeinrichtung

Wie oben schon dargelegt, ist jede Registraturform möglich. Jedoch bestehen bei der Loseblattsammlung und der digitalen Akte Besonderheiten. Bevor darauf eingegangen wird, sei darauf hingewiesen, dass die Akten aufgrund der Verschwiegenheitspflicht aus § 43 a Absatz 2 BRAO unter Verschluss zu halten sind. Die entsprechenden Aufbewahrungsorte sind daher so anzulegen bzw. anzuschaffen, dass diese abschließbar sind. Dies ist u.a. wichtig gegenüber Dritten z.B. Reinigungskräften, welche in den Kanzleiräumen Dienstleistungen verrichten.

Die Loseblattsammlung ist insofern problematisch wie eine Ablage nur liegend erfolgen kann und das Herunterfallen der Akte erheblichen Arbeitseinsatz zur Wiederherstellung erfordern dürfte.

Die digitale Akte ist eine erhebliche Erleichterung, kann jedoch z.Zt. die analoge Akte nicht gänzlich abschaffen. Eingescannte Originale haben keinen erheblichen Beweiswert. Daher ist es für den Anwalt notwendig, Originale in einer Akte aufzubewahren. Die digitale Akte schafft jedoch erheblichen Platz sowohl im Bereich der laufenden als auch der abzulegenden Akten.

Es sind die o.g. Register und Bücher zu führen. Empfohlen wird die Führung über ein entsprechendes Kanzleimanagementprogramm. Einzutragen sind alle wesentlichen Daten die sich durch Widervorlagen, Fristen und Geldverkehr ergeben. Ferner bei Behörden oder Gerichten die entsprechende Stelle nebst Aktenzeichen.

Die Ablauforganisation definiert die grundsätzlichen Prozesse innerhalb der Kanzlei.

Der erste Schritt zur Ablauforganisation ist das Bewusstsein dafür, dass es Bereiche gibt, welche ausschließlich der Berufsträger erledigen darf und daher nicht delegationsfähig sind. Auch wenn die Grenzen bei einer guten Fachkraft fließend sind obliegt dem Rechtsanwalt ausschließlich die Rechtsberatung, Fristenkontrolle, Entscheidung über die Mandatsannahme, die Rechnungsunterzeichnung und die inhaltliche Endkontrolle der Kommunikation nach außen.

Neben dieser groben Aufteilung erfolgt je nach Größe der Kanzlei eine Aufteilung in Dezernate. Ferner wird zwischen der unmittelbaren Zuordnung jeweils einer oder mehrerer Fachkräfte zu einem Anwalt bzw. einem Fachkraftpool unterschieden.

Neben dieser groben Einteilung ist es wichtig, eine klare Zuweisung der Aufgaben vorzunehmen. Anhand der nachfolgenden Abläufe sollten in der Kanzlei klare Zuständigkeiten bei fortlaufendem know-how-Transfer definiert werden. Die klare Zuständigkeit z.B. für die Erstellung der Kostennoten führt bei dem jeweiligen Mitarbeiter zum Aufbau eines größeren Wissens und damit zu mehr Qualität und schnelleren Erledigung. Dies darf jedoch nicht dazu führen, dass das Fehlen des Mitarbeiters z.B. bei Krankheit die Kanzlei ins Chaos stürzt. Die Gradwanderung dabei ist es, dafür zu Sorgen, dass die Mitarbeiter sich untereinander helfen und so gegenseitig von dem Wissen profitieren und sich dadurch untereinander ersetzen können. Insofern ist es notwendig ein gewisses Maß an Führungswissen aufzubauen um mit den entsprechenden Mitteln das Kanzleiteam zu motivieren.

Im Fokus muss bei der Mandatsannahme zunächst die Kollisionskontrolle stehen. Nur durch nach dieser Prüfung kann festgestellt werden, ob der Annahme des Mandats ein Verbot entgegensteht. Zu unterscheiden ist neben der gesetzlich geregelten rechtlichen Kollision eines Interessenskonfliktes die wirtschaftliche Kollision. Bei der bisher wenig beachteten wirtschaftlichen Kollision geht es um Vermeidung von Überlappungen im Mandantenkreis (z.B. Annahme des Verkehrsunfallgegners der Ehefrau des Geschäftsführers der vertretenen Gesellschaft).

Zwar haben die Kammern der gemäß § 59 a BRAO sozietätsfähigen Berufe den Berufsträger bis zu einer Gesamtanzahl von 10 Berufsträgern von der Pflicht zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten etc. befreit. Trotzdem sollte man schon aus Selbstschutz immer überprüfen, ob man als Kanzlei zur Geldwäsche benutzt wird. Unbekannte Geldtransfers über einen Betrag von € 15.000,- sollten immer mit Argwohn hinterfragt werden.

Soweit in Bürogemeinschaft oder mit angestellten Rechtsanwälten gearbeitet wird, ist eine eindeutige Regelung dazu zu treffen, welcher Berufsträger das Mandat annimmt bzw. wie mit dem Mandantenstamm bei einer Trennung verfahren wird.

Nach oder während der Sachaufklärung sollten ggf. Allgemeine Mandatsbedingungen übergeben werden und die Aufklärung wie sich die Kosten der Dienstleistung ergeben erfolgen (§ 49 b Absatz 5 BRAO). Ggf. sollte auch über den Stundensatz gesprochen werden.

Seit dem 01.07. 2006 muss zudem bei außergerichtlichen Tätigkeiten der Wert der Dienstleistung frei verhandelt werden. Allenfalls bleibt eine analoge Bezugnahme auf das RVG. Ein gesetzlicher Anspruch auf den Gebührenrahmen des RVG besteht seit dem 01.07.2006 für die außergerichtliche Tätigkeit nicht mehr.

Bei umfangreichen Mandaten oder Mandatseinarbeitung empfiehlt sich kein Stundensatz sondern die Verhandlung einer entsprechenden pauschale zzg. Der gesetzlichen Gebühren.

Soweit die Kanzlei mit dem Mandaten E-Mails austauschen möchte, empfiehlt sich, eine schriftliche Einwilligung des Mandanten zur Akte zu nehmen. Bei Fehlleitungen oder Verfälschungen obliegt dem Anwalt der Beweis, dass der Mandant dem E-Mail-Verkehr zugestimmt hat.

Betrachtet man die obigen Abläufe, wird deutlich, dass die Mandatsbearbeitung mehrere sich zum Teil wiederholende und ineinander greifende Vorgänge sind.

Schnittstelle nach außen sind die eingehenden Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax, e-Mail, Post und Termine welche entsprechend organisiert werden müssen.

Der Begriff Kommunikationsorganisation umfasst sowohl die telefonischen, elektronischen (Fax und E-Mail), als auch die persönlichen und postalischen Kontakte mit dem Mandant der Gegenseite bzw. Staatsanwalt, Gericht oder Behörden.

Bei der Organisation der telefonischen Kommunikation ist eine Person für die zentrale Annahme der Telefonate zu bestimmen und darauf zu achten, dass dort genaue Daten erfasst werden. Dazu gehört wer, wann mit welchem Anliegen anruft und wie und wann er zurückgerufen oder anderweitig benachrichtigt werden kann. Da meist der Erst-, Zwischen- und Endkontakt telefonisch und zumeist nicht über den Berufsträger erfolgt, ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter für die telefonische Kontaktaufnahme entsprechend geschult sind.

Die elektronischen und postalischen Benachrichtigungen müssen regelmäßig, elektronische Nachrichten wie Fax und E-Mail mehrmals am Tag auf Nachrichteneingang überprüft und soweit nicht offensichtlich unbedeutend dem Berufsträger zur Entscheidung vorgelegt werden. Auch hierfür sind klare personelle Zuständigkeiten zu bestimmen. Auch ist zu bestimmen, wer für die Ausgangspost und für den späten Einwurf am Briefkasten zuständig ist. Die Ausgangspost sollte entweder in einem Postausgangsbuch oder als Kopie in einem gesonderten Ordner „Postausgang“ nur nach Datum sortiert vermerkt bzw. abgelegt werden.

Daneben sollte aus Gründen des Datenschutzes sowie des Mandantengeheimnisses dafür Sorge getragen werden, dass die Kommunikation nicht Dritten zugänglich ist. Dies gilt sowohl für wartende Mandanten die ein Telefongespräch mithören könnten als auch für die Reinigungskräfte, welche Schriftsatzentwürfe im Papierkorb oder Akten frei zugänglich finden.

Der Berufsträger hat für gewöhnlich seine Akten zumindest grob im Kopf. Daher benötigt er in der Regel keine Vorlage der Eingänge mit Akte. Ein entsprechender Verfügungsstempel wie in Abbildung 4 anstatt eines gewöhnlichen Eingangsstempel ermöglicht eine genauere Steuerung nur der Akten, die tatsächlich benötigt werden. Normalerweise reicht ein Ankreuzen „Durchschrift Mandant“ etc. aus. Soweit notwendig kann immer noch auf dem Stempel verfügt werden „Wiedervorlage mit Akte“. Die Verwendung eines Verfügungsstempels führt dazu, dass die Akten nicht zur Vorlage mit der Post herausgenommen, umständlich sortiert und dann anschließend wieder einsortiert werden. Vielmehr wird die Akte meist nur zur Einheftung des jeweiligen Schriftstückes nebst Übersendungszettel gezogen und gleich wieder abgelegt.

Innerhalb der Akte sollte eine gewisse Grundordnung herrschen. Ob das aktuellste Schreiben nach oben oder unten geheftet wird ist Geschmackssache. Jedoch sollte dieses Prinzip einheitlich geregelt werden.

In die Akte gehört neben den gewechselten Texten ferner ein

Grundsätzlich gilt, dass Akten bei der Ablage unabhängig von der bisher geführten Aktennummer eine neue Ablagenummer erhalten sollten. Dies führt dazu, dass die Akten des Ablagejahres eindeutig identifiziert und nach Ablauf der entsprechenden Lagerfristen (5 Jahre nach § 50 Abs. 2 BRAO für eigene Aktenteile; 7 Jahre für Buchhaltungsunterlagen] der Vernichtung zugeführt werden können. Eine Ablageverfügung erleichtert die spätere Vernichtung noch weiter, da dort überprüft werden kann, ob Heftklammern, Originale welche dem Mandanten gehören etc. entfernt worden sind.

Weitere Links zum Thema Aktenmanagement

Die Organisation der internen und externen Fristen ist neben der rechtlichen Sachbearbeitung der zentrale Kern der anwaltlichen Tätigkeit und leider immer noch der häufigste Grund für einen Haftungsfall. Dementsprechend ist die Fristenüberprüfung „Chefsache“ und kann zwar delegiert, muss aber vom Anwalt überprüft werden.

Grundsätzlich gilt, dass Fristen so zu führen sind, dass sie zentral für einen Berufsträger sowie insgesamt für die Kanzlei täglich ausgewertet werden kann. Dies ist insbesondere für unvorhergesehene Ereignisse wie Unfall, Krankheit etc. eines Berufsträgers wichtig. Auch sollte eine zentrale Zuständigkeit zur täglichen Überwachung dieser Gesamtfristenliste bestimmt werden. Fristen sind grundsätzlich nur auf Anweisung des Rechtsanwaltes zu streichen.

In der Fristenverwaltung selbst sollte immer das Mandat, mögliche interne und externe Aktenzeichen sowie der Grund zur Eintragung einer Frist benannt werden. Als Grund zur Eintragung einer Frist kommen interne oder externe Belange in Betracht.

Interne Fristen sind z.B. Wiedervorlagen zur turnusmäßigen Überprüfung, Ablauf selbst gesetzter Erwiderungsfristen oder Terminsvorlagen z.B. weil der Mandant zeitnah zur Vorlage der Akte einen Gesprächstermin hat. Ferner empfiehlt es sich, für den Ablauf von Rechtsmitteln eine interne Wiedervorlage ca. 14 Tage vor Ablauf der eigentlichen Frist zu bestimmen. Dadurch kommt die Akte rechtzeitig zur Sachbearbeitung auf den Tisch.Die Nutzung interner Fristen hat ganz entscheidenden Einfluss auf die Eigenorganisation. Werden keine Wiedervorlagen bestimmt, „vergammeln“ die Akten oft jahrelang im Aktenschrank oder überfüllen das Arbeitszimmer des Rechtsanwaltes. Letzteres hat ferner zur Folge, dass Akten mangels alphabetischer Ablage im Aktenschrank schlichtweg nicht gefunden werde. Zu den internen Fristen gehört ferner die Vernichtungsfrist, d.h. das Jahr ab wann die Akte frühestens vernichtet werden kann.

Externe Fristen sind solche die vom Gegner, Behörden oder Gerichten bestimmt oder durch z.B. Zustellung  bestimmbar sind (Berufungsfrist etc.).

Zur Fristenverwaltung gehört neben der Eintragung der Frist zumindest bei Rechtsmitteln auch die Eintragung wer die Frist ermittelt hat sowie das und durch wen die sich aus der Frist ergebende Tätigkeit erledigt worden ist.

Der Begriff Stammdatenverwaltung bezeichnet die „Kronjuwelen“ der Kanzlei. Die Daten der Mandanten bergen neben den zur Rechnungsstellung, Kollisionskontrolle bzw. zur Vollstreckung notwendigen Angaben auch ein erhebliches Marketingpotential.

Üblicherweise werden bei Mandatannahme nur die für den Fall notwendigen Daten erhoben. Weitergehende Informationen - die nach dem Datenschutzrecht nur unter Hinweis auf die Freiwilligkeit der Angabe erhoben werden dürfen (Es gilt gemäß § 3 a BDSG der Grundsatz der Datenvermeidung) – werden meist nicht erfasst. Dies erschwert zum Einen die berufsrechtliche und wirtschaftliche Kollisionskontrolle, zum Anderen besteht kaum potential dafür, dem Mandanten auch andere Rechtsfelder der Kanzlei gezielt näher zu bringen.

Zu den Stammdaten gehören daneben die Daten der Behörden, Gerichte, Korrespondenzanwälten und gegnerischen Bevollmächtigte. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass insbesondere die Faxnummern auf dem neuesten Stand sind. Es ist schon häufig vorgekommen, dass Fristen nur aufgrund einer veralteten Faxnummer des zuständigen Gerichts versäumt wurde.

Die zentrale Steuerung des Einkaufs beinhaltet nicht nur den Einkauf der „Tagesware“ Papier, Toner etc. sondern befasst sich auch mit der Optimierung der Einkaufskontingente. Dies bedeutet den Einkauf von größeren Mengen zu günstigeren Konditionen. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die Anforderungen innerhalb der Kanzlei einheitlich sind. So ist es z.B. unglücklich, wenn mehrere unterschiedliche Druckertypen im Einsatz sind. Die verwendeten Tinten und / oder Toner sind unterschiedlich und lassen den Einkauf von größeren Mengen nicht zu. Das dabei der Markt beobachtet und Angebote verschiedener Anbieter eingeholt werden sollte, ist selbstverständlich.