Personal
Grundsätzlich gilt, dass ein Mitarbeiter der versteht warum etwas in einer bestimmten Form gemacht werden muss, dieses besser verinnerlicht, Zusammenhänge erkennt und dadurch eigenständiger arbeiten kann. Daher sollte man sich Zeit nehmen um Arbeitsabläufe zu erklären und diese Zeit nutzen, die Abläufe in einer Arbeitsplatzbeschreibung niederzulegen. Hinzu treten sollte die genaue Zuordnung der Aufgabengebiete damit keine Missverständnisse auftreten können.
Zu seiner eigenen und der Arbeitskraft der Mitarbeiter muss man sich zusätzlich klar machen, dass auch die eigene Arbeitskraft nur dann voll ausgeschöpft werden kann, wenn die Umgebungsvariablen stimmig sind. Die Abbildung verdeutlicht die möglichen Einflüsse die sich allein schon aus dem Büro und der Büroausstattung für die interne Arbeit ergeben.
Daraus und dem Verhalten von Berufsträger und Mitarbeitern ergeben sich ferner Einflüsse auf den Mandanten / Kunden. Der zumeist über das Telefon erfolgende Erstkontakt kann ausreichen, den potentiellen Mandanten zur Beauftragung eines anderen Rechtsanwaltes zu bringen. Freundlichkeit und genaue Datenerfassung auch bei turbulentem Gesprächsverlauf bezeugen die Kompetenz der gesamten Kanzlei (Kommunikationsorganisation). Dies gelingt jedoch nur demjenigen, der eine gewisse Kenntnis von den am Telefon gegebenen Steuerungsmöglichkeiten hat. Auch die persönlichen Umgangs- und Höflichkeitsformen sind wesentliches Aushängeschild der Kanzlei. Der Mandant hat beim Erstkontakt oder Erstbesuch eine Erwartungshaltung die leicht enttäuscht werden kann.
Ferner ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter gute Kenntnisse des Zeitmanagement und ein Gefühl für den Umfang von Gerichts- oder Besprechungsterminen haben. Nur so ist es möglich durch Pufferzeiten die Wartezeiten der Mandanten auf ein Minimum zu reduzieren.
