Das Qualitätsmanagement durchzieht alle bisher angesprochenen Bereiche und beschäftigt sich mit der Optimierung der dortigen Arbeitsprozesse und gliedert sich wie nachfolgend dargestellt.

Auch die Qualität der juristischen Arbeit wird im Qualitätsmanagement erfasst.

Bevor mit einer Optimierung von Arbeitsprozessen begonnen werden kann, ist zunächst festzustellen, welche Abläufe die Kanzlei „bewegen“. Daher ist die Definition bzw. Erfassung von Arbeitsprozessen im Rahmen einer Istanalyse der erste Schritt zur Implementierung eines Qualitätsmanagements. Es empfiehlt sich, entsprechend der Abbildungen die Prozesse in kurzen Diagrammen darzustellen. Dadurch können die Schwachstellen bestimmt werden.

Nach der Istanalyse sollte eine Zielbestimmung erfolgen.

Auch die Berufsträger sollten sich Ziele setzen, wo und wie die Kanzlei nach Ablauf eines Zeitraums X steht. Erst anhand dieser Ziele kann überprüft werden, ob die zur Zielerreichung implementierten Maßnahmen Erfolg zeitigen.

Kanzleiziele können z.B. fachlicher als auch finanzieller Art sein. Das Ziel, fachlich gute juristische Arbeit zu leisten wird immer einhergehen mit der Frage wie diese Qualität am Markt kommunizierbar ist. Derjenige der als Ziel den finanziellen Erfolg in den Fordergrund stellt, wird nicht umhin kommen, sich mit der Frage der Kundenzufriedenheit und damit letztendlich auch mit dem Thema „juristische Qualität“ auseinander zu setzen.

Neue Arbeitsprozesse und Verbesserungsmaßnahmen haben immer einen Zweck. Daher ist zunächst das Ziel des Arbeitsprozesses bzw. der Verbesserung zu definieren. Erst danach kann der neue Weg, wie dieses Ziel erreicht werden kann (Sollbestimmung), erfolgen.

In der Sollbestimmung wird der neue oder modifizierte Prozess genau beschrieben und dem alten Zustand gegenüber gestellt.

Die Umsetzung der Planung ist zumeist der schwierigste Schritt, da meist Vorbehalte von Berufsträgern und/oder Mitarbeitern bestehen. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Nur wenn alle von einer Maßnahme überzeugt sind, wird diese nicht „torpediert“.

Selbstverständlich gehört an aller ersten Stelle ein Arbeitsprozess wie mit Fristen und Akten umzugehen ist. D.h. es sind klare Vorgaben zu definieren, wie und von wem Fristen ein- und auszutragen sind und wer die Krankheits- bzw. Urlaubsvertretung macht. Gleiches gilt für den Aktenumlauf und den Posteingang. Es kann an dieser Stelle nicht jede mögliche Variante in Kanzleiabläufen behandelt werden. Dazu ist das Thema zu vielschichtig. Daher wird nur auf einige Highlights eingegangen, die in Kanzleien üblicherweise gar nicht oder „stiefmütterlich“ behandelt werden.

Anhand einer klaren Auftragsdefinition kann festgestellt werden, ob das Mandat erfolgreich beendet wurde. Hierzu kann eine Jahresstatistik geführt werden. Die Auswertung dieser Statistik kann entweder die Anhebung der juristischen Qualität oder die vermehrte Ablehnung wenig erfolgreicher Mandate bedingen. Insbesondere unter Berücksichtigung weiterer Statistiken wie z.B. die für diese erfolglosen Mandate aufgewandte Zeit im Verhältnis zu den Einnahmen kann die Notwendigkeit von Veränderungen aufzeigen.

Die Feststellung „wenn der Anwalt wüsste was die Kanzlei weiß“ sagt viel darüber aus, dass im Zweifel das Rad immer wieder neu erfunden wird.

Beginnen kann die Implementierung eines Knowledgemanagements damit, dass so einfache Dinge wie Vorlagen für Briefe, Mitteilungen, Berufungsschriften etc. an einer zentralen Stelle auf dem Rechner/Server abgelegt werden und dieses System auch innerhalb der Kanzlei als verbindlich kommuniziert wird. Im weiteren Verlauf können dann dort in entsprechend benannten Unterordnern auch eingescannte oder digital vorliegende Urteil zu bestimmten Rechtsgebieten abgelegt werden. Hinzu kommen dann Musterschreiben in standardisierbaren Rechtsangelegenheiten.

Die mit Formularen bzw. Formularfunktionen zu erzielenden Zeitersparnisse sind kaum erkannt. Allein die Verwendung eines Verfügungsstempels erleichtert nicht nur dem Anwalt die Verfügung, vielmehr ist auch dem Mitarbeiter sofort ersichtlich, wo sich die Verfügung befindet und was Sie bedeutet. Manche Probleme mit der Schrift des Berufsträgers fallen beim Ankreuzen weg. Auch weitere Abläufe wie z.B. die telefonische Mandatsannahme sind Formulare sinnvoll. Das Formular steuert den Gesprächsverlauf und verhindert so, dass wesentliche Fragen nicht gestellt werden.