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Aufbewahrungsfristen 2016

Daten und Akten über ihren kompletten Lebenszyklus hin effizient zu verwalten ist eine große Herausforderung. Erfahren Sie, welche Fristen für die Aufbewahrung Ihrer Akten gelten.

Aufbewahrungsfristen für Rechtsanwälte und Notare**
  • 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen (Bücher, Journale, Konten, Jahresabschlüsse, Honorarrechnung, Ein- und Ausgabebelege) nach § 147 AO
  • 5 Jahre für Rechtsanwalts-Handakten nach § 50 Abs. 2 BRAO; aber: Haftpflichtexperten empfehlen die Archivierung für 10 Jahre
  • 7 Jahre für Nebenakten des Notars nach § 5 Abs. 4 DONot
  • 5 Jahre für Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste des Notars nach § 5 Abs. 4 DONot
  • Alle weiteren Unterlagen der Notare unterliegen deutlich längeren Aufbewahrungsfristen
  • 5 Jahre für Aufzeichnungen nach § 8 Geldwäschegesetz
Ab dem 01.01.2016 können Sie vernichten**
  • Bücher, Journale und Konten, in denen 2005 die letzten Eintragungen vorgenommen wurden sowie Aufzeichnungen und Belege, die 2005 entstanden sind.
  • Jahresabschlüsse, Inventare usw., die 2005 aufgestellt wurden.
  • Handakten der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die im Jahr 2010 abgeschlossen wurden; aus Haftungsgründen besser erst vernichten, wenn die Akten 2005 beendet wurden.
  • Nebenakten der Notarinnen und Notare, die im Jahr 2008 abgeschlossen wurden.
  • Protestsammlungen der Notarinnen und Notare aus dem Jahr 2010.
  • Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz aus dem Jahr 2010 und natürlich die älteren Jahrgänge.
Rechenhilfe ab 01.01.2016:  So lange sind die Unterlagen archiviert**
  • 2016 ……………………………… 0 Jahre
  • 2015 ……………………………… 0 Jahre
  • 2014 ……………………………… 1 Jahre
  • 2013 ……………………………… 2 Jahre
  • 2012 ……………………………… 3 Jahre
  • 2011 ……………………………… 4 Jahre
  • 2010 ……………………………… 5 Jahre
  • 2009 ……………………………… 6 Jahre
  • 2008 ……………………………… 7 Jahre
  • 2007 ……………………………… 8 Jahre
  • 2006 ……………………………… 9 Jahre
  • 2005 ……………………………… 10 Jahre
So optimieren Sie die Ablage
  • Buchungsbelege gehören nicht in die Handakten und Blattsammlungen, sondern zu den Buchungsunterlagen.
  • Das gilt insbesondere für die Kostenrechnungen, die in einem separaten Ordner abgeheftet werden sollten. Seit 1.1.2004 sind sie gemäß § 14 b UStG sortiert nach laufenden Rechnungsnummern abzulegen.
  • Aufzeichnungen nach § 8 Geldwäschegesetz sollten in einem separaten Ordner gesammelt werden.
  • Die Akten können unbesehen vernichtet werden, wenn bereits bei Erledigung des Vorgangs geprüft wird, ob alles erledigt ist und Titel sowie Mandantenunterlagen herausgegeben sind.
  • Jede Handakte und Blattsammlung erhält eine Ablagenummer, mit der Jahreszahl der Erledigung. Die Akten werden nach den Erledigungsjahren gelagert und können nach Zeitablauf gesammelt vernichtet werden.

** Alle Angaben sind ohne Gewähr.

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