Mehr Sicherheit bei E-Mails – Teil 1

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Die große Frage, die sich manche Kanzlei stellt: Gibt es sichere E-Mails?

Ganz klar: Nein. Aber die Kommunikation wird heutzutage sowohl im privaten, als auch im geschäftlichen Bereich, geprägt von E-Mails. Der Versand von Briefen und Faxen ist in den letzten Jahren stark zurückgegangen. Wobei das Medium „FAX“ in den Kanzleien heute auch noch eine große Rolle spielt. Auch wenn der elektronische Rechtsverkehr in einigen Bundesländern und Verfahren schon Einzug gehalten hat.

Daher sollte man sich über die Struktur und Handlungsanweisungen, wie mit dem Thema „E-Mail“ in der Kanzlei umgegangen werden soll, aus Sicherheits- und Performance-Gründen qualifiziert Gedanken machen.

Klare Regeln und Strukturen für sichere E-Mails in der Kommunikation

Ein großer Schritt für die Sicherheit beim Thema „E-Mail“ ist auf jeden Fall, dass Sie auf Basis der Organisations-Struktur Ihrer Kanzlei festlegen, welche Mitarbeiter E-Mails empfangen und versenden dürfen.

In der heutigen Zeit ist es sinnvoll, allen Mitarbeitern einen Account einzurichten, zu mindestens für den kanzleiinternen Informationsfluss. Die externe Kommunikation mit Mandanten und weiteren Geschäftspartnern sollte über Ihr E-Mail-System mitarbeiterbezogen gesteuert werden.

Wie mit der zentralen Mailadresse (z. B. info@kanzleimustermann.de) umgegangen wird, sollte eindeutig geregelt werden: Wann und von wem sollen die eingehenden Mails abgerufen und bearbeitet werden? Hier ist auch eine Stellvertreter-Regelung vorzusehen für den Fall von Krankheit, Urlaub, sonstigen Abwesenheitszeiten.

Private Nutzung verbieten?

Hier geht es nicht um die verlorengehende Arbeitszeit, sondern um Risiko-Minimierung. Die Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adressen zu privaten Zwecken (auch z. B. in Foren) sollte verboten werden (Grund: Einhaltung des Telekommunikationsgeheimnisses und im Sinne der Kanzlei bezüglich einer aktiven und gesicherten Verwendungs-Steuerung und einem professionellen Datenschutz).

Die Internetnutzung sollte auf „Surfen“ beschränkt werden. Das bedeutet z. B. kein Abspielen/Herunterladen von Spielen, Bildern, Filmen oder Musik, kein Online-Banking. Der Mitarbeiter muss über die Folgen der privaten Nutzung aufgeklärt werden: Keine kriminellen und anstößigen Seiten! Die Regelung (ob – wann – welche Seiten) sollte im Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden.

Interne Weiterleitung und Vertreterregelung

Eingehende E-Mails sollten zeitnah bearbeitet und beantwortet werden. Daher muss ein Konzept auf Basis der Kanzleiorganisation entwickelt und niedergeschrieben werden, an wen E-Mails mit welchem Betreff/Anliegen innerhalb welchem Zeitrahmen weitergeleitet werden sollen. Unter Umständen helfen dabei auch automatische Weiterleitungen, Abwesenheitsnotizen. So stellen Sie sicher, dass die E-Mails in allen Fällen (auch bei Abwesenheitszeiten) vom richtigen Ansprechpartner zügig bearbeitet werden.

Wie halten Sie das in Ihrer Kanzlei? Über Anregungen und Tipps freuen wir uns.

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