{"id":12181,"date":"2016-08-16T10:00:52","date_gmt":"2016-08-16T08:00:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/?p=12181"},"modified":"2018-12-07T14:40:14","modified_gmt":"2018-12-07T13:40:14","slug":"bei-telefon-anruf-neues-mandat","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/bei-telefon-anruf-neues-mandat\/","title":{"rendered":"Perfekt am Telefon: Bei Anruf neues Mandat?"},"content":{"rendered":"<p>Sicherlich ist es bei Ihnen in der Kanzlei nicht anders als in anderen Kanzleien: Termindruck \u201ehoch drei\u201c! Und das Telefon klingelt unaufh\u00f6rlich.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich m\u00fcssen noch viele Schrifts\u00e4tze erstellt werden, der Posteingang ist sehr hoch und bindet viele Kapazit\u00e4ten, eine Kollegin ist krank, die andere Mitarbeiterin ist im Urlaub. Und der Arbeitsprozess, auf den man sich eigentlich konzentrieren sollte, wird laufend durch das Telefonklingeln unterbrochen.<\/p>\n<h4>Ein neuer Mandant!<\/h4>\n<p>Einer der Anrufer ist ein potenziell neuer Mandant, Marketingleiter in der Versicherungsbranche. Er ben\u00f6tigt kurzfristig ein pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch, um sein neues lukratives Vertragsangebot als \u201eChief Marketing Officer\u201c bei\u00a0 einem internationalen Versicherungskonzern auf die Wahrung seiner Interessen und K\u00fcndigung des bisherigen Arbeitsvertrages pr\u00fcfen zu lassen.<\/p>\n<p>Sie kennen diese typische Situation und wissen: Dieses Mandat ist attraktiv und umsatzbringenden Mandanten sollte man von der ersten Sekunde an professionell begegnen. Auch schon am Telefon \u2013 trotz Stress, Hektik und \u201eblanken Nerven\u201c.<\/p>\n<p>Generell gilt &#8211; auch am Telefon:<\/p>\n<h4>F\u00fcr den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance<\/h4>\n<p>Der Einsatz eines Anrufbeantworters \u201eSie rufen leider au\u00dferhalb unserer B\u00fcrozeiten an. Diese sind von Montag bis Freitag 9 bis 12 und 15 bis 18 Uhr. Samstag und Sonntag ist unser B\u00fcro nicht besetzt.\u201c verhindert eine erfolgreiche Mandantenakquise.<\/p>\n<p>Wird kein Anrufbeantworter geschaltet und das Telefon klingelt eine Ewigkeit, bis abgenommen wird: Auch keine Alternative.<\/p>\n<p>Daher empfiehlt es sich, dem Medium \u201eTelefon\u201c als eines der wichtigsten Organisations- und Marketing-Instrumente eine gro\u00dfe Aufmerksamkeit zu schenken.<\/p>\n<h4>Tipps und Tricks, wie Sie Ihre Kanzlei professionell und erfolgreich am Telefon pr\u00e4sentieren<\/h4>\n<ul>\n<li>Legen Sie eindeutige <strong>Zust\u00e4ndigkeiten inklusive des Zeitrahmens<\/strong> fest: Wer geht wann ans Telefon? Wie sehen die Vertretungsregelungen bei Abwesenheit des Mitarbeiters aus? So erreichen Sie eine exzellente Erreichbarkeit. Definieren Sie die aktiven Telefonsprechzeiten der Anw\u00e4lte, sodass innerhalb eines definierten Zeitrahmens auch R\u00fcckrufe durch den Anwalt avisiert und eingehalten werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Ihre Kanzlei und Ihre Kompetenzen sind eine <strong>\u201eMarke\u201c<\/strong> im Kanzleimarkt. Daher gilt: \u00dcberlegen Sie sich eine Begr\u00fc\u00dfungsformel, wie sich alle Mitarbeiter in der Kanzlei bei jedem Telefonat melden sollen, die in \u00dcbereinstimmung zu Ihrer Corporate Identity (CI) steht. \u00a0So nutzen Sie auch den Wiedererkennungseffekt Ihrer Kanzlei-\u201eMarke\u201c.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>In Erg\u00e4nzung zum CI steht auch eine <strong>einheitliche Sprachregelung<\/strong>, wie z. B. auf Fristen, Termin- und Preisanfragen geantwortet werden soll. Hier empfiehlt sich die Entwicklung eines Fragen-Antworten-Katalogs (FAQ\u2019s), der in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern erarbeitet wird und am Empfang oder in der Telefonzentrale als Ausdruck sowie als Datei auf einem zentralen Ordner im Rechner-Netzwerk\/PC abgelegt wird.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Dar\u00fcberhinaus muss in diesem Dokument auch geregelt sein, wer darf welche Ausk\u00fcnfte am Telefon erteilen, um eindeutige <strong>Verantwortlichkeiten<\/strong> zu definieren. Auch wichtig: Wer kann weiterhelfen, wenn der Anwalt nicht erreichbar ist?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Aktives <strong>R\u00fcckrufmanagement<\/strong>: Wann und unter welcher Rufnummer ist der Anrufer erreichbar? Sagen Sie nur R\u00fcckrufzeiten des Anwalts zu, die auch eingehalten werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<h4>Beeinflussen Sie den Anrufer gekonnt mit Charme<\/h4>\n<ul>\n<li><strong>\u201eL\u00e4cheln\u201c<\/strong> Sie am Telefon. Auch in hektischen Zeiten oder wenn kurz vorher ein unangenehmer Anruf dem jetzigen Gespr\u00e4ch vorausgegangen ist. Mit einem L\u00e4cheln auf den Lippen symbolisieren Sie Kompetenz und N\u00e4he zum Anrufer.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Sprechen Sie jeden Anrufer mit seinem <strong>Namen<\/strong> an \u2013 sowohl bei der Begr\u00fc\u00dfung als auch bei der Verabschiedung. So wird dem Mandanten oder auch anderen Gespr\u00e4chspartnern vermittelt: \u201eSie sind uns wichtig. Wir kennen Sie und wir haben Sie in guter Erinnerung. Wir nehmen Ihr Anliegen ernst.\u201c<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><strong>Wer fragt, der f\u00fchrt!<\/strong> Legen Sie fest, welche Informationen Sie bei welcher Art von Anruf abfragen m\u00fcssen. H\u00f6ren Sie aber auch dem Anrufer aktiv zu \u2013 bleiben Sie ruhig am Telefon. Der Anrufer f\u00fchlt sich aufgehoben und verstanden bei Ihnen.<\/li>\n<\/ul>\n<h4>Einer neuer Mandant ruft an?<\/h4>\n<ul>\n<li>Bei <strong>neuen Mandanten<\/strong>: Begr\u00fc\u00dfen Sie einen neuen Mandanten nett und souver\u00e4n, nicht \u00fcbertrieben. Fragen Sie im Laufe des Gespr\u00e4chs, warum sich der Anrufer f\u00fcr Ihre Kanzlei entschieden hat.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Begreifen Sie diese Gelegenheit f\u00fcr eine kurze <strong>Marktanalyse<\/strong>, wie der Anrufer auf Ihre Kanzlei aufmerksam geworden ist. Mit dieser einfachen Frage bekommen Sie ein Gef\u00fchl daf\u00fcr, welche Mandanten-Akquirierungsma\u00dfnahmen wirken und somit effektiv sind.<\/li>\n<\/ul>\n<h4>Nur \u00dcbung macht den Meister!<\/h4>\n<ul>\n<li>Schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter am Telefon. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie einen externen Seminaranbieter einladen oder Sie \u00fcben die Szenarien an einem halben Tag (zum Beispiel am Wochenende) mit Ihren Mitarbeitern zusammen. Die Erfahrung zeigt, dass ein solches Training viel Spass bringt und das Kanzlei-Team zusammenschwei\u00dft.<\/li>\n<\/ul>\n<h4>Telefonservice?<\/h4>\n<ul>\n<li>\u00dcberlegen Sie, ob Sie einen <strong>externen Telefonservice-Anbieter <\/strong>in Anspruch nehmen, der die Anrufe in Ihrer Kanzlei im Vorfeld filtert (z. B. Werbeanrufe), sich bew\u00e4hrt in Urlaubszeiten oder als zeitweise Umstellung in Mittagspausen, bei Gerichtsterminen, bei Mandantengespr\u00e4chen oder auch als zus\u00e4tzlicher Service f\u00fcr Ihre Mitarbeiter, damit sie sich ungest\u00f6rt den wirklich wichtigen Aufgaben widmen k\u00f6nnen und nur wirklich wichtige Telefonate entgegen nehmen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Im Markt gibt es hierzu professionelle L\u00f6sungen, wie z. B. bei Soldan schon ab 19,90 Euro\/Monat Grundgeb\u00fchr. Dabei profitieren Sie von folgenden Vorteilen:<\/p>\n<ul>\n<li>Pers\u00f6nliche Gespr\u00e4chsannahme<\/li>\n<li>Detaillierte Gespr\u00e4chsnotizen<\/li>\n<li>Durchstellen dringender Anrufe<\/li>\n<li>Rechtlich geschulte Mitarbeiter<\/li>\n<li>Servicezeiten am Wochenende und sp\u00e4teren Abend.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Mehr Informationen unter <a href=\"http:\/\/www.soldan.de\/telefonservice\" target=\"_blank\">Soldan Telefonservice<\/a><\/p>\n<h4>Welche Erfahrungen haben Sie schon am Telefon gemacht?<\/h4>\n<p>\u00dcber die Kommentarfunktion in diesem Beitrag k\u00f6nnen Sie Ihre Erfahrungen schildern und in den Austausch mit Kollegen gehen.<\/p>\n<p>Im Zusammenhang mit Kanzleimanagement interessieren Sie sich sicherlich auch f\u00fcr die nachfolgenden Rubriken und Artikel:<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/kanzleifuehrung\/kanzlei-marketing\/\">Kanzleimarketing<\/a><\/p>\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"wOTV1o5nJd\"><p><a href=\"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/outsourcing-in-der-kanzlei\/\">Outsourcing in der Kanzlei<\/a><\/p><\/blockquote>\n<p><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; clip: rect(1px, 1px, 1px, 1px);\" src=\"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/outsourcing-in-der-kanzlei\/embed\/#?secret=wOTV1o5nJd\" data-secret=\"wOTV1o5nJd\" width=\"600\" height=\"338\" title=\"&#8222;Outsourcing in der Kanzlei&#8220; &#8212; Soldan #insights\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sicherlich ist es bei Ihnen in der Kanzlei nicht anders als in anderen Kanzleien: Termindruck \u201ehoch drei\u201c! 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