{"id":1797,"date":"2016-02-09T10:43:37","date_gmt":"2016-02-09T09:43:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/?p=1797"},"modified":"2018-12-07T14:41:19","modified_gmt":"2018-12-07T13:41:19","slug":"machen-sie-ihr-archiv-fit-fuer-das-neue-jahr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/machen-sie-ihr-archiv-fit-fuer-das-neue-jahr\/","title":{"rendered":"Machen Sie Ihr Archiv fit f\u00fcr das neue Jahr"},"content":{"rendered":"<p>Mit dem Wechsel in das neue Jahr sollte man sich nicht nur \u00fcber seine pers\u00f6nliche Fitnesskur Gedanken machen, sondern auch das Archiv einem solchen Check unterziehen: Welche Akten k\u00f6nnen vernichtet werden? Wie kann ich mein Archiv neu strukturieren? Macht es Sinn, Unterlagen oder Ordner zuk\u00fcnftig digitalisieren und\/oder extern auslagern zu lassen? <!--more--><\/p>\n<p>Vor allen Dingen zu Beginn des neuen Jahres empfiehlt sich eine komplette Archiv-Entsorgung im Full-Service nach Sichtung und Identifikation durch die Kanzlei-Mitarbeiter, auf welche Akten verzichtet werden kann. Grund: Zum Jahreswechsel entstehen immer hohe Aktenberge, die zur Vernichtung anstehen. Bei einem solchen Service werden (au\u00dfer der Sichtung) alle Aufgaben von einem Dienstleister \u00fcbernommen, der Aufwand f\u00fcr die Kanzlei-Mitarbeiter h\u00e4lt sich in Grenzen, sodass sie sich ihren Kernaufgaben ungest\u00f6rt widmen k\u00f6nnen. Unter Kosten-Leistungs-Gesichtspunkten rechnet sich einer solcher Service f\u00fcr die Kanzlei.<\/p>\n<p>In Abstimmung mit der Kanzlei werden vom Dienstleister die ben\u00f6tigten Container und die Anzahl an Service-Mitarbeitern, die bei der Vernichtung des Archivs unterst\u00fctzen werden, ermittelt. Anschlie\u00dfend erfolgt die Bestellung und Anlieferung der erforderlichen Anzahl von Containern, das Ausr\u00e4umen des Archivs und Bef\u00fcllung der Vernichtungscontainer, der Abtransport der bef\u00fcllten Container und die Vernichtung nach BDSG, DIN 66399 mit hoher Sicherheitsstufe inklusive der \u00dcberreichung eines Vernichtungszertifikats an die Kanzlei.<\/p>\n<p>Nachfolgend ein <strong>Praxistipp zu den Aufbewahrungsfristen 2016<\/strong>:<\/p>\n<p><strong>Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Rechtsanw\u00e4lte und Notare**<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>10 Jahre f\u00fcr Buchhaltungsunterlagen (B\u00fccher, Journale, Konten, Jahresabschl\u00fcsse, Honorarrechnung, Ein- und Ausgabebelege) nach \u00a7 147 AO<\/li>\n<li>5 Jahre f\u00fcr Rechtsanwalts-Handakten nach \u00a7 50 Abs. 2 BRAO; aber: Haftpflichtexperten empfehlen die Archivierung f\u00fcr 10 Jahre<\/li>\n<li>7 Jahre f\u00fcr Nebenakten des Notars nach \u00a7 5 Abs. 4 DONot<\/li>\n<li>5 Jahre f\u00fcr Sammelb\u00e4nde f\u00fcr Wechsel- und Scheckproteste des Notars nach \u00a7 5 Abs. 4 DONot<\/li>\n<li>Alle weiteren Unterlagen der Notare unterliegen deutlich l\u00e4ngeren Aufbewahrungsfristen<\/li>\n<li>5 Jahre f\u00fcr Aufzeichnungen nach \u00a7 8 Geldw\u00e4schegesetz<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Ab dem 01.01.2016 k\u00f6nnen Sie vernichten**<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>B\u00fccher, Journale und Konten, in denen 2005 die letzten Eintragungen vorgenommen wurden sowie Aufzeichnungen und Belege, die 2005 entstanden sind.<\/li>\n<li>Jahresabschl\u00fcsse, Inventare usw., die 2005 aufgestellt wurden.<\/li>\n<li>Handakten der Rechtsanw\u00e4ltinnen und Rechtsanw\u00e4lte, die im Jahr 2010 abgeschlossen wurden; aus Haftungsgr\u00fcnden besser erst vernichten, wenn die Akten 2005 beendet wurden.<\/li>\n<li>Nebenakten der Notarinnen und Notare, die im Jahr 2008 abgeschlossen wurden.<\/li>\n<li>Protestsammlungen der Notarinnen und Notare aus dem Jahr 2010.<\/li>\n<li>Aufzeichnungen nach dem Geldw\u00e4schegesetz aus dem Jahr 2010 und nat\u00fcrlich die \u00e4lteren Jahrg\u00e4nge.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Rechenhilfe ab 01.01.2016: So lange sind die Unterlagen archiviert**<\/strong><br \/>\n2016 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 0 Jahre<br \/>\n2015 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 0 Jahre<br \/>\n2014 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 1 Jahre<br \/>\n2013 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 2 Jahre<br \/>\n2012 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 3 Jahre<br \/>\n2011 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 4 Jahre<br \/>\n2010 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 5 Jahre<br \/>\n2009 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 6 Jahre<br \/>\n2008 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 7 Jahre<br \/>\n2007 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 8 Jahre<br \/>\n2006 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 9 Jahre<br \/>\n2005 \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026\u2026 10 Jahre<\/p>\n<p><strong>So optimieren Sie die Ablage<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Buchungsbelege geh\u00f6ren nicht in die Handakten und Blattsammlungen, sondern zu den Buchungsunterlagen.<\/li>\n<li>Das gilt insbesondere f\u00fcr die Kostenrechnungen, die in einem separaten Ordner abgeheftet werden sollten. Seit 1.1.2004 sind sie gem\u00e4\u00df \u00a7 14 b UStG sortiert nach laufenden Rechnungsnummern abzulegen.<\/li>\n<li>Aufzeichnungen nach \u00a7 8 Geldw\u00e4schegesetz sollten in einem separaten Ordner gesammelt werden.<\/li>\n<li>Die Akten k\u00f6nnen unbesehen vernichtet werden, wenn bereits bei Erledigung des Vorgangs gepr\u00fcft wird, ob alles erledigt ist und Titel sowie Mandantenunterlagen herausgegeben sind.<\/li>\n<li>Jede Handakte und Blattsammlung erh\u00e4lt eine Ablagenummer, mit der Jahreszahl der Erledigung. Die Akten werden nach den Erledigungsjahren gelagert und k\u00f6nnen nach Zeitablauf gesammelt vernichtet werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>** Alle Angaben sind ohne Gew\u00e4hr.<\/p>\n<p>Unter <a href=\"http:\/\/soldan.de\/aktenvernichtung\">soldan.de\/aktenvernichtung<\/a> und <a href=\"http:\/\/soldan.de\/aktenmanagement\">soldan.de\/aktenmanagement<\/a> findet man interessante Services rund um den Themenkomplex.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mit dem Wechsel in das neue Jahr sollte man sich nicht nur \u00fcber seine pers\u00f6nliche Fitnesskur Gedanken machen, sondern auch das Archiv einem solchen Check unterziehen: Welche Akten k\u00f6nnen vernichtet werden? Wie kann ich mein Archiv neu strukturieren? 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