{"id":5794,"date":"2016-03-01T07:18:41","date_gmt":"2016-03-01T06:18:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/?p=5794"},"modified":"2018-12-07T14:41:09","modified_gmt":"2018-12-07T13:41:09","slug":"digitale-zeiten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.soldan.de\/insights\/digitale-zeiten\/","title":{"rendered":"Update: beA &#8211; Digitale Zeiten in der Kanzlei"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"line-height: 150%; font-family: 'Century Gothic','sans-serif'; font-size: 11pt;\"><span style=\"color: #000000;\">Update vom 14. April 2016: Die\u00a0BRAK\u00a0hat\u00a0einen neuen Starttermin f\u00fcr das beA verk\u00fcndet: 29.09.2016, einen Tag vor Ablauf des EGVP. Weitere Infos unter <\/span><a href=\"http:\/\/bea.brak.de\/2016\/04\/14\/elektronisches-anwaltspostfach-geht-an-den-start\/\"><u><span style=\"color: #0000ff;\">http:\/\/bea.brak.de\/2016\/04\/14\/elektronisches-anwaltspostfach-geht-an-den-start\/<\/span><\/u><\/a><\/span><\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Die Arbeit in der Kanzlei und die Anforderungen an die Kanzlei-Infrastruktur-\/Sicherheit werden sich in Zukunft grunds\u00e4tzlich \u00e4ndern, da sich kraft Gesetzes an der Einf\u00fchrung des elektronischen Rechtsverkehrs bis sp\u00e4testens 2022 nichts \u00e4ndern wird.<\/p>\n<h1>Wie gehe ich am besten vor?<\/h1>\n<ol>\n<li>Setzen Sie sich als Team in Ihrer Kanzlei zusammen, benennen Sie einen Mitarbeiter mit Projekt- und\/oder F\u00fchrungserfahrung als Projektleiter, der Aufgaben verteilt, der Ergebnisse zusammenf\u00fchrt und Ihr Kanzlei-Team in diesem strategischen Projekt f\u00fchrt. Sie werden sehen, dass die Mitarbeiter (inkl. der Auszubildenden) hinter den neuen L\u00f6sungen stehen, da sie aktiv daran mitgewirkt haben. Ein echter Pluspunkt auch f\u00fcr die Teambildung in der Kanzlei.<\/li>\n<li>Regelm\u00e4\u00dfige Projektsitzungen sollten auf dem Fahrplan stehen. Lassen Sie die Ergebnisse und die To Do\u2019s z\u00fcgig abarbeiten in den Runden. Kurze Ergebnisprotokolle runden die Meetings ab. Ermuntern Sie Ihr Team zu einer effektiven Projektarbeit (kurz-knapp-ergebnisorientiert).<\/li>\n<li>Stellen Sie gemeinsam zusammen, welche Aufgaben und Vorteile das beA und die schrittweise Einf\u00fchrung des elektronischen Rechtsverkehrs generell bringen. Ein Vorteil kann eine enorme Porto-Ersparnis sein oder auch ein geringerer Kopieraufwand\/-papier, da die Dokumente entweder schon in digitaler Form vorliegen oder nur einmal gescannt werden und nicht mehrfach kopiert und geheftet m\u00fcssen. Bestes Beispiel hierf\u00fcr sind F\u00e4lle mit mehr als hundert Anlagen, von denen mehrere Ausfertigungen erstellt werden m\u00fcssen.<\/li>\n<li>Analysieren Sie Ihre heutigen Arbeitsabl\u00e4ufe und erarbeiten Sie gemeinsam, welche Aufgaben &#8211; wie \u2013 wann \u2013 mit welchen Mitteln &#8211; von wem \u2013 mit welchem Rechtekonzept zuk\u00fcnftig erbracht werden sollen. Beantworten Sie also z.B. die Frage, wer au\u00dfer Ihnen das beA \u00f6ffnen, seinen Inhalt lesen, Verf\u00fcgungen erlassen, Texte weiterleiten oder bearbeiten soll. Als Vorlage dienen die bisherigen Regeln. Nutzen Sie aber hier auch die Chance, diesen Ablauf noch einmal zu \u00fcberdenken und ggf. anzupassen.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Weitere Ansatzpunkte k\u00f6nnen sein:<\/h2>\n<p>Die Kommunikation der Anw\u00e4lte mit den Gerichten und zwischen Anw\u00e4lten l\u00e4uft elektronisch ab. Daher werden sich die Abl\u00e4ufe in den Kanzleien ebenfalls stark an digitalen Medien orientieren m\u00fcssen, wie z.B.:<\/p>\n<ol>\n<li>Neben dem beA die t\u00e4gliche Sichtung des Hausbriefkastens und des E-Mail-Postfachs.<\/li>\n<li>Der Posteingang wird t\u00e4glich gescannt und den Akten elektronisch zugeordnet inkl. Fristen, Verf\u00fcgungen und Empfangsbescheinigungen.<\/li>\n<li>Digitale Bearbeitung von Akten ohne Ausdruck und Papier mit effizienten Rechnern und zwei 27-Zoll-Bildschirmen (ein Bildschirm f\u00fcr die Dokumentenerstellung \u2013 der zweite f\u00fcr die Recherche \u00fcber Online-Datenbanken).<\/li>\n<li>Nutzung von digitalem Diktat und Spracherkennung oder einem externen professionellem Schreibservice, damit sich Ihre Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben ungest\u00f6rt widmen k\u00f6nnen.<\/li>\n<li>Digitale Signatur der Schrifts\u00e4tze mit QeS (Qualifizierte elektronische Signatur) oder Versand \u00fcber das beA als sicherer \u00dcbermittlungsweg zum Gericht.<\/li>\n<li>Digitale Archivierung der Akten sowie Datensicherung der Akten: Das beA sieht keine Archivierung vor. Es ist ein elektronischer Briefkasten, dort geht Post ein und soll auch \u2013 wie bei einem reellen Briefkasten &#8211; geleert werden. Insofern ist man gezwungen, die Post entweder nach eigenen Kriterien in der Rechner-Ordnerstruktur (mit Unterordnern zur schnellen Auffindung von Vorg\u00e4ngen, wie z.B. Gerichtskorrespondenz, Mandantenkorrespondenz, Abrechnungen, Protokolle \u00fcber Eingangsbest\u00e4tigungen, Wiedervorlagen) oder in der Anwaltssoftware zu archivieren.<\/li>\n<li>Qualifizierte Vernichtung von digitalen Akten, wie beispielsweise eine datenschutzkonforme Vernichtung von Festplatten, bei denen Daten nicht mehr rekonstruiert werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<li>Sch\u00fctzen Sie sich und Ihre Systeme gegen Datenlecks, Datenverlust und Systemausf\u00e4lle.<\/li>\n<li>Sorgen Sie f\u00fcr einen schnellen Internet-Zugang (Datenrate von mindestens 2Mbit\/Sekunde, wegen Schwankungen der tats\u00e4chlichen \u00dcbertragungsrate besser 6Mbit\/Sekunde). Insbesondere mit hoher Uploadrate (=Bandbreite, die f\u00fcr den Versand von Daten zur Verf\u00fcgung steht). Bei den derzeitigen Angeboten besteht in der Regel eine gro\u00dfe Differenz zwischen der Down- und Upload-Rate. Daher ist eine qualifizierte Recherche \u00fcber Ihren Provider unerl\u00e4sslich.<\/li>\n<li>\u00dcberlegen Sie, ob Sie die eine oder andere Kanzleit\u00e4tigkeit externalisieren und einen Kanzleiservice in Anspruch nehmen m\u00f6chten, um Ihren Mitarbeitern und Ihnen die n\u00f6tige Ruhe f\u00fcr wichtige Aufgaben und Entlastung zu g\u00f6nnen, wie z.B. \u00fcber einen Telefonservice, Postservice oder Aktenvernichtungsservice.<\/li>\n<li>Ihre Mandanten sind heutzutage auch \u201edigital unterwegs\u201c. Insofern ist ein professioneller Internetauftritt der Kanzlei unerl\u00e4sslich, um Ihre bestehenden Mandanten zu halten und neue Mandanten zu gewinnen.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>&#8222;Der fr\u00fche Vogel f\u00e4ngt den Wurm&#8220;<\/h2>\n<p>Die Erfahrung in verschiedenen Branchen hat gezeigt, dass man sich fr\u00fchzeitig an neue Arbeitsabl\u00e4ufe gew\u00f6hnen und diese \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum proben sollte. Damit verbunden ist aber auch ein eventueller Austausch\/Aktualisierung von Hard-\/Software. Nur so ist man f\u00fcr die Zukunft gewappnet und hat bei Start des beA\u2019s und des elektronischen Rechtsverkehrs keine Fehler und Vers\u00e4umnisse zu bef\u00fcrchten, die unter Umst\u00e4nden die Existenz Ihrer Kanzlei gef\u00e4hrden k\u00f6nnten.<\/p>\n<p>Unter <a href=\"http:\/\/www.soldan.de\/kanzlei-services\">soldan.de\/kanzlei-services <\/a>finden Sie vielf\u00e4ltige Produkte und Services, die Ihnen bei diesen wichtigen\u00a0strategischen\u00a0Herausforderungen helfen k\u00f6nnten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Update vom 14. April 2016: Die\u00a0BRAK\u00a0hat\u00a0einen neuen Starttermin f\u00fcr das beA verk\u00fcndet: 29.09.2016, einen Tag vor Ablauf des EGVP. 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