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Professionell und sicher: Aktenmanagement
Daten und Akten über ihren kompletten Lebenszyklus effizient zu verwalten, zu digitalisieren, zu archivieren und nach Ablauf zu vernichten, sind große Herausforderungen, bei denen wirtschaftliche, aber auch Sicherheitsgedanken an erster Stelle stehen. Hier treffen die bewährten Soldan Kanzleiservices, die Aktenvernichtung, die Aktendigitalisierung sowie die externe Akteneinlagerung bzw. Aktenarchivierung, aufeinander.

Ein Großteil von Kanzleien hat große Archive mit mehreren Tausend Ordnern oder Kanzlei-Hängeheftern auf riesigen Lagerflächen, die von Jahr zu Jahr immer weiter anwachsen. Der Zugriff auf die einzelnen Akten erweist sich oftmals durch die notwendige Suche als sehr aufwändig und die große Lagerfläche als „teurer Mieter“ in der Kanzlei. Wichtig dabei: Die strenge Einhaltung des Datenschutzes und Vermeidung von Schmutz und Feuchtigkeit und weiterer Umwelteinflüsse. Da das Sichten des Archivs enorm viel Zeit und Personal verlangt, wird oftmals eine regelmäßige Bereinigung des Archivs auf später verschoben oder überhaupt nicht durchgeführt. Mit der Konsequenz, dass das Aktenarchiv immer unübersichtlicher wird.

alisierung von Aktenarchiven: Mit modernen Scan-Dienstleistungen, externen hochgesicherten Aktenarchiven, ausgereiften Dokumenten-Management-Systemen und webbasierter Kanzleisoftware haben Kanzleien heutzutage die Möglichkeit sicher und günstig ihre Aktenarchive zu digitalisieren, effektiv zu verwalten, zu managen, zu nutzen und auch extern gesichert einzulagern.

Tipp: Tragen Sie sich für Dezember oder Anfang Januar auf jeden Fall regelmässig einen Termin ein. Zum Ende eines Jahres sollte man sich nicht nur über seine persönliche Fitnesskur Gedanken machen, sondern auch das Archiv einem solchen Check unterziehen: Welche Akten können vernichtet werden? Wie kann ich mein Archiv neu strukturieren? Macht es Sinn, Unterlagen oder Ordner zukünftig digitalisieren und/oder extern auslagern zu lassen?

Vor allen Dingen zu Beginn des neuen Jahres empfiehlt sich eine komplette Archiv-Entsorgung im Full-Service nach Sichtung und Identifikation durch die Kanzlei-Mitarbeiter, auf welche Akten verzichtet werden kann. Grund: Zum Jahreswechsel entstehen immer hohe Aktenberge, die zur Vernichtung anstehen. Bei einem solchen Service werden (außer der Sichtung) alle Aufgaben von einem Dienstleister übernommen, der Aufwand für die Kanzlei-Mitarbeiter hält sich in Grenzen, sodass sie sich ihren Kernaufgaben ungestört widmen können. Unter Kosten-Leistungs-Gesichtspunkten rechnet sich einer solcher Service für die Kanzlei.

In Abstimmung mit der Kanzlei werden vom Dienstleister die benötigten Container und die Anzahl an Service-Mitarbeitern, die bei der Vernichtung des Archivs unterstützen werden, ermittelt. Anschließend erfolgt die Bestellung und Anlieferung der erforderlichen Anzahl von Containern, das Ausräumen des Archivs und Befüllung der Vernichtungscontainer, der Abtransport der befüllten Container und die Vernichtung nach BDSG, DIN 66399 mit hoher Sicherheitsstufe inklusive der Überreichung eines Vernichtungszertifikats an die Kanzlei.

Sie sind sich unsicher, was die die Aufbewahrungsfristen für Rechtsanwälte und Notare** angeht? Hier ist eine Aufstellung, wann sie was vernichten dürfen**:

  • 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen (Bücher, Journale, Konten, Jahresabschlüsse, Honorarrechnung, Ein- und Ausgabebelege) nach § 147 AO
  • 6 Jahre für Rechtsanwalts-Handakten nach § 50 Abs. 1 BRAO***; aber: Haftpflichtexperten empfehlen die Archivierung für 10 Jahre
  • 7 Jahre für Nebenakten des Notars nach § 5 Abs. 4 DONot
  • 5 Jahre für Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste des Notars nach § 5 Abs. 4 DONot
  • Alle weiteren Unterlagen der Notare unterliegen deutlich längeren Aufbewahrungsfristen
  • 5 Jahre für Aufzeichnungen nach § 8 Geldwäschegesetz

So optimieren Sie die Ablage

  • Buchungsbelege gehören nicht in die Handakten und Blattsammlungen, sondern zu den Buchungsunterlagen.
  • Das gilt insbesondere für die Kostenrechnungen, die in einem separaten Ordner abgeheftet werden sollten. Seit 1.1.2004 sind sie gemäß § 14 b UStG sortiert nach laufenden Rechnungsnummern abzulegen.
  • Aufzeichnungen nach § 8 Geldwäschegesetz sollten in einem separaten Ordner gesammelt werden.
  • Die Akten können unbesehen vernichtet werden, wenn bereits bei Erledigung des Vorgangs geprüft wird, ob alles erledigt ist und Titel sowie Mandantenunterlagen herausgegeben sind.
  • Jede Handakte und Blattsammlung erhält eine Ablagenummer, mit der Jahreszahl der Erledigung. Die Akten werden nach den Erledigungsjahren gelagert und können nach Zeitablauf gesammelt vernichtet werden.


** Alle Angaben sind ohne Gewähr.
*** Von 5 auf 6 Jahre verlängert durch Neufassung von § 50 BRAO durch Artikel 1 - Gesetz zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie und zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe (Gesetz vom 12.05.2017, BGBl. I S. 1121, gültig ab 18.05.2017)

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