Die Ankündigung versetzt Mitarbeitende und Berufsangehörige in Notarkanzleien in den meisten Fällen in helle Aufregung: die Prüfung zur Amtsführung von Notaren. Dabei handelt es sich um eine Aufsichtsprüfung durch die Landesjustizverwaltung oder den Präsidenten des Landgerichts, die in der Regel alle vier Jahre stattfindet. Dass man die Amtsprüfung in aller Ruhe vorbereiten kann und sollte, dafür plädieren Ronja Tietje und Doris Reiche auf dem diesjährigen Deutschen Rechts- und Notarfachwirttag, der am 5. und 6. Dezember 2025 in Fulda stattfindet. Ronja Tietje ist geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin, Doris Reiche gelernte Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte. Beide haben sich auf die Beratung von Anwalts- und Notarkanzleien spezialisiert.
Was wird bei den Dienstprüfungen in den Notariaten kontrolliert?
Doris Reiche: Es wird überprüft, ob der Notar alle gesetzlichen Vorschriften einhält. Dazu werden die Urkundensammlung, das Urkundenverzeichnis sowie die Aktenführung und Kostenberechnungen geprüft. Eine immer größere Rolle nimmt vor allem das Risikomanagement ein. Es wird beispielsweise kontrolliert, ob und wie im Notariat die Vorschriften zur Datenschutzgrundverordnung und zum Geldwäschegesetz eingehalten werden.
Wie kündigen sich die Prüfer vorher an?
Ronja Tietje: Die Notarkanzleien erhalten mit der Ankündigung der Prüfung vorab einen Fragenkatalog von der Präsidialabteilung bzw. der Landesjustizverwaltung zugeschickt. Dieser Fragebogen variiert von Bundesland zu Bundesland – auch im Umfang. So sind zum Beispiel in Bremen etwa 30 Fragen zu beantworten, in Schleswig-Holstein müssen sich die Notarinnen und Notare durch rund 20 Seiten durcharbeiten. Grundsätzlich hat sich der Prüfungsumfang deutlich vergrößert. Zum Beispiel mussten in Bremen noch vor ein paar Jahren deutlich weniger Fragen beantwortet werden.
Das kann eine Erklärung dafür sein, dass selbst „alte Hasen“ nervös werden, wenn wieder eine Prüfung zur Amtsführung ansteht…
Doris Reiche: Genau. Früher lief die Amtsprüfung überwiegend analog ab. Das hat sich gravierend geändert. Vor allem die Fragen zur Digitalisierung werden immer umfangreicher. Ein Beispiel: Wie ist der Scanner im Netzwerk der Kanzlei eingebunden und wie wird sichergestellt, dass nicht jeder Mitarbeitende auf die Scans zugreifen kann? Gerade die technischen Fragen kann manchmal nur der Techniker beantworten – vor allem wenn ein ITler zur Prüfung erscheint und die IT-Infrastruktur im Notariat überprüft, wie es in einem Bundesland üblich ist.
Wie lange dauert eine Prüfung zur Amtsführung?
Doris Reiche: Das lässt sich pauschal schwer beantworten. Wenn der Prüfer merkt, dass sich niemand im Notariat um die Prüfung gekümmert hat, kann sich das Procedere sogar über ein paar Tage hinziehen.
Was droht der Notarin oder dem Notar, wenn Mängel festgestellt werden?
Ronja Tietje: Im Nachgang der Prüfung wird ein (Mängel-)bericht verschickt, in dem die Plus- und Minuspunkte aufgelistet sind. Gleichzeitig wird darin eine Frist zur Nachbesserung der vorgefundenen Mängel gesetzt. Es kann z. B. auch eine Wiederholungsprüfung angesetzt werden, wenn die Amtsführung umfangreiche Mängel aufgewiesen hat. Unangenehm kann es für die Betroffenen werden, wenn die Mängel bis zur nächsten Prüfung ignoriert wurden. Bei groben Mängeln kann den Berufsträgern ein Disziplinarverfahren und sogar Geldstrafen drohen. Ganz grobe Pflichtverletzungen können zur Amtsenthebung führen – dies ist allerdings an hohe Hürden gebunden. So viel steht jedoch fest: Die Prüfung zur Amtsführung in den Notariaten ist längst kein zahnloser Tiger mehr.
Was sind Ihre Empfehlungen?
Ronja Tietje: Oftmals passiert es, dass die Chefs die Vorbereitungen für die Prüfung vor sich herschieben. Dann wird die Zeit eng und die Mitarbeitenden geraten unter Druck. Unser Anliegen ist es, den Stress aus den Kanzleien zu nehmen. Dazu gehört eine gute Vorbereitung, die vor allem rechtzeitig beginnen sollte.
Doris Reiche: Und wir plädieren dafür, dass geeignete Tools genutzt werden. So wird beispielsweise im Zusammenhang mit der Geldwäscheprävention noch sehr viel händisch eingegeben, dabei gibt es wunderbare Softwarelösungen. Die Kategorisierung eines Mandats nach dem Geldwäschegesetz kann bereits bei Anlage der Akte erfolgen und der Prüfer kann alles einfach nachvollziehen, indem er in das Register schaut. Viele Notariate haben diese digitalen Lösungen leider noch nicht etabliert und machen sich dadurch viel mehr Arbeit als nötig.
