Tipps vom Kanzleiorganisations-Profi Ronja Tietje
Fachkräftemangel, wachsender Kostendruck, härterer Wettbewerb um Mandate und Talente sowie eine rasante technologische Entwicklung – diese Herausforderungen müssen Kanzleien heute bewältigen.
Dabei ist eine entscheidende Stellschraube neben der fachlichen Qualität der Arbeit die Kanzleiorganisation. Eine Kanzlei kann exzellente Fachkräfte beschäftigen und trotzdem ineffizient arbeiten, zum Beispiel wenn niemand die Organisation als eigenständige Aufgabe begreift, wenn sie einfach halbherzig nebenbei erledigt wird – zwischen Mandatsarbeit und Tagesgeschäft.
Wertvolle Tipps, um organisatorische Herausforderungen im Kanzleialltag besser zu meistern, gibt im Folgenden Kanzlei-Organisations-Profi und geprüfte Rechtsfach- und Notarfachwirtin Ronja Tietje. Darüber spricht sie zusammen mit Doris Reiche, gelernte Rechts- und Notarfachangestellte und wie Tietje auch auf die Optimierung von Kanzleiabläufen spezialisiert, auch auf dem Deutschen Rechts- und Notarfachwirttag, der am 20. und 21. November 2026 in Berlin stattfindet.
Im ersten Teil unserer kleinen Serie geht es darum, wie sich Zeitfresser im Kanzleialltag vermeiden lassen.
Ronja Tietje: Ich plädiere immer dafür, Arbeitsabläufe konsequent zu standardisieren und zu digitalisieren. Wenn diese Entscheidung gefallen ist, ist es wichtig, Doppeltätigkeiten zu vermeiden. Denn hybride Aktenführung kostet immens viel Zeit, da dann täglich mehrfach ein Medienwechsel von der digitalen in die analoge Welt erfolgt. Das Ausdrucken und Abheften digital eingegangener Schriftstücke blockiert wertvolle Arbeitszeit. Durch die hybride Aktenführung wird das Aktensuchen in der parallelen Papierwelt künstlich aufrechterhalten. Das beschert den Mitarbeitenden erheblichen (Mehr-)Aufwand. Dieser Mehraufwand lässt sich vermeiden, wenn eine stringente, digitale Aktenführung für alle verbindlich vorgeschrieben wird sowie klare Verschlagwortungsregeln festgelegt werden. So lassen sich Suchzeiten auf ein Mindestmaß reduzieren. Denn wer sucht, verliert (Honorar-)Zeit. Ein weiterer großer Zeitdieb ist das manuelle, mehrfache Erfassen von Daten – beispielsweise durch Medienbrüche bei der Aktenanlage oder das händische Ausfüllen von Formularen, die die Kanzleisoftware eigentlich automatisch befüllen könnte.
Auch das E-Mail-Postfach kann schnell zu einem Zeitdieb werden. Hier können feste Bearbeitungszeiten für den Posteingang statt des permanenten „Ping-Pongs“ bei eingehenden E-Mails Abhilfe schaffen. Denn die eingeschaltete Pop-up-Funktion des E-Mail-Programms stört, wenn gerade konzentriert an einer anderen Aufgabe gearbeitet wird. Ein wichtiger Tipp betrifft interne Absprachen und Telefon- bzw. Gesprächsnotizen. Sie gehören nicht in den E-Mail-Lauf, sondern sollten über E-Kurznachrichten direkt in die digitale Akte fließen, damit sie von dort aus direkt weiterverarbeitet werden können.
