Tipps vom Kanzleiorganisations-Profi Ronja Tietje
Wertvolle Tipps, um organisatorische Herausforderungen im Kanzleialltag besser zu meistern, gibt im Folgenden Kanzlei-Organisations-Profi und geprüfte Rechtsfach- und Notarfachwirtin Ronja Tietje. Darüber spricht sie zusammen mit Doris Reiche, gelernte Rechts- und Notarfachangestellte und wie Tietje auch auf die Optimierung von Kanzleiabläufen spezialisiert, auch auf dem Deutschen Rechts- und Notarfachwirttag, der am 20. und 21. November 2026 in Berlin stattfindet.
Im vierten und letzten Teil unserer kleinen Serie geht es darum, wie sich Arbeitsüberlastungen im Team vermeiden lassen.
Ronja Tietje: Die Kanzleileitung sollte sich zunächst aktiv einen Überblick über die Auslastung der Mitarbeitenden verschaffen. Das kann beispielsweise durch kurze, wöchentliche Auftragsbesprechungen erreicht werden.
Strategische Ziele, etwa die Entlastung durch verstärkte Digitalisierung, müssen von der Führungsebene klar vorgelebt werden. Sie nimmt hier eine ähnliche Rolle ein wie Eltern in einer Familie: Sie hat eine Vorbildfunktion, strahlt Orientierung sowie Sicherheit aus und formt durch ihr eigenes Verhalten maßgeblich die Kultur und die Akzeptanz im gesamten Team. Wenn die Kanzleileitung die Veränderungen nicht selbst verinnerlicht und vorlebt, werden sie auch vom Team nicht mitgetragen.
Zudem gehört es dazu, die nötigen Ressourcen für die Umsetzung – wie feste Zeitfenster für Schulungen – verbindlich bereitzustellen und auch einzuhalten. Hierbei muss allen Beteiligten bewusst sein, dass in der Implementierungsphase neuer Prozesse vorübergehend deutlich mehr Zeit für die anfallenden Tätigkeiten eingeplant werden muss, da sich neue Routinen erst einspielen müssen. Dieser temporäre Mehraufwand darf nicht einfach „nebenbei“ laufen, sondern muss von der Leitung transparent kommuniziert, bewusst eingeplant und aktiv gesteuert werden.
Was sollte man bei Überlastungen durch Urlaubs- oder Krankheitsausfällen unternehmen?
Wenn Mitarbeitende im Urlaub oder krank sind und ihre Aufgaben den Schreibtisch der Kolleginnen und Kollegen fluten, hilft nur Priorisieren. Eine goldene Regel lautet: Die dringende Aufgabe schlägt den eigenen Aufgabenbereich. Für die anstehenden Aufgaben könnte bei Bedarf sogar täglich eine Reihenfolge nach Wichtigkeit festgelegt werden. Es empfiehlt sich auch, Aufgaben im Team umzuverteilen, um frustrierende Arbeitsstaus zu vermeiden.
Bei geplanten Abwesenheiten, wie es bei Urlaub oder Reha-Maßnahmen meistens der Fall ist, sichert eine standardisierte Übergabeliste nach dem Prinzip „Muss erledigt werden, soll erledigt werden, kann erledigt werden“ den reibungslosen Ablauf. Für spontane Ausfälle, etwa im Krankheitsfall, muss ein vorab definierter Vertretungsplan greifen, der auch die Schnittstellen zu den Berufsträgern transparent und verlässlich regelt.
