Tipps vom Kanzleiorganisations-Profi Ronja Tietje
Wertvolle Tipps, um organisatorische Herausforderungen im Kanzleialltag besser zu meistern, gibt im Folgenden Kanzlei-Organisations-Profi und geprüfte Rechtsfach- und Notarfachwirtin Ronja Tietje. Darüber spricht sie zusammen mit Doris Reiche, gelernte Rechts- und Notarfachangestellte und wie Tietje auch auf die Optimierung von Kanzleiabläufen spezialisiert, auch auf dem Deutschen Rechts- und Notarfachwirttag, der am 20. und 21. November 2026 in Berlin stattfindet.
Im dritten Teil unserer kleinen Serie geht es darum, wie sich die Zusammenarbeit im Team verbessern lässt und neue Mitarbeiter sich schnell und gut einfügen.
Ronja Tietje: Zunächst einmal halte ich es für sehr wichtig, dass sich für die Kommunikationin der Kanzlei Zeit genommen wird und sie sich nicht – überspitzt ausgedrückt – auf Zurufe und Anweisungen in der Kaffeeküche beschränkt. Als sehr praktikabel haben sich regelmäßige, zum Beispiel wöchentliche oder monatliche Bürobesprechungen mit einer klaren, für alle vorab einsehbaren Tagesordnung erwiesen. Ergebnisse und To-dos werden verbindlich in einem Ergebnisprotokoll sowie einer fortlaufenden Maßnahmenliste (zum Beispiel mit einem Ampelsystem: offen/in Arbeit/erledigt) festgehalten. Das schafft Struktur.
Die regelmäßigen Treffen tragen dazu bei, dass der interne Wissenstransfer gelebt wird: Teammitglieder berichten rotierend über Softwareanwendungen, Fortbildungsinhalte oder aktuelle Fachthemen. Diese Impulse werden im Anschluss als Diskussionsgrundlage genutzt. Dadurch wird Inselwissen vermieden und das Know-how des Einzelnen erfolgreich auf das gesamte Team verteilt.
Eine im Team definierte Feedbackkultur schafft Transparenz und verhindert, dass Missstimmungen den Kanzleialltag belasten. Das Motto könnte dabei helfen: Aus einem Fehler wird ein Helfer – wenn man offen damit umgeht.
Hilfreich ist es auch, einen festen Ansprechpartner im Team für Softwarefragen zu benennen. Es sollte sich um jemanden handeln, der über eine hohe IT- und Prozessaffinität verfügt. Dieser Mentor setzt sich dafür ein, durch gezieltes Coaching Fehlerquellen zu minimieren. Das entlastet perspektivisch das gesamte Team, da durch die fortlaufende Wissenserweiterung die Software-Nutzung beschleunigt und wertvolle Arbeitszeit eingespart wird. Zudem sorgt es dafür, dass Mitarbeiter neue verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen und sie dadurch eine Aufwertung erfahren. Das schafft ebenfalls Anreize.
Wie lassen sich neue Mitarbeiter schnell und gut in das Team integrieren?
Das Ziel sollte immer sein, einen strukturierten Onboarding-Prozess in der Kanzlei zu etablieren: Vom ersten Tag an erhält ein neuer Mitarbeitender einen klar definierten Einarbeitungsplan – den sogenannten Onboarding-Fahrplan. Dieser sollte dem gesamten Team bekannt sein, damit alle Beteiligten wissen, wer wann welche Inhalte vermitteln soll und welche Aufgaben in diesem Prozess hat.
Hilfreich ist es, wenn kanzleiinterne Workflows, Screenshots von Software-Einstellungen und Best Practices digital hinterlegt sind, damit sich das neue Kanzleimitglied jederzeit selbstständig mit den Regeln vertraut machen kann und schneller selbständig arbeiten kann.
