Das papierlose Büro ist in der IT-Kanzlei Dr-Lapp.de GbR in Frankfurt am Main schon lange Realität. Genau genommen bereits seit 2005. Damals gründete Dr. Thomas Lapp zusammen mit seiner Frau Corinna Lapp die Kanzlei. Als Anwalt ist Dr. Thomas Lapp seit 1991 zugelassen und hat sich von Anfang an auf das Recht der Informationstechnologie spezialisiert. Warum für ihn die fortschreitende Digitalisierung vor allem eine Chance bedeutet, erläutert er in dem folgenden Gespräch.
Inwieweit spielt die Digitalisierung eine Rolle bei den Arbeitsabläufen in Ihrer Kanzlei?
Seit der Gründung unserer Kanzlei führen wir alle Akten ausschließlich elektronisch. Wir scannen konsequent alles ein, was bei uns auf Papier eingeht. Das ist eine große Annehmlichkeit, die ich nicht missen will: Jede Akte steht an jedem Arbeitsplatz jederzeit zur Verfügung. Sie ist sekundenschnell gefunden, niemand muss mehr etwas suchen. Ich nutze auch elektronische Diktiersysteme mit Spracherkennung schon seit vielen Jahren. In den Anfangsjahren war die Spracherkennung noch nicht so ausgereift, da musste meine Assistentin die Schriftsätze noch einmal überarbeiten. Aber auch das ging schneller, als wenn sie alles selbst geschrieben hätte. Heute habe ich gar keine Assistentin mehr.
Erhalten Sie denn noch viel Post auf Papier, die gescannt werden muss?
Nein. Mit unseren Mandanten kommunizieren wir seit langem elektronisch. Das liegt natürlich auch an unserer Mandantenstruktur. Wir beraten bundesweit IT-Anbieter, -Anwender und E-Commerce-Unternehmen. Sie sind alle Vorreiter, was die Implementierung von digitalen Entwicklungen angeht und erwarten das in gewisser Weise auch von ihren Beratern.
Haben Sie schon das besondere elektronische Anwaltspostfach ausprobiert?
Selbstverständlich. Wir haben es sofort, nachdem der Startschuss Ende vergangenen Jahres erfolgt ist, in der Kanzlei implementiert und kommunizieren darüber auch mit den Gerichten in Hessen. Wir haben den großen Vorteil, dass der elektronische Rechtsverkehr, insbesondere die Einbindung der Gerichte, in unserem Bundesland im Vergleich zu anderen schon sehr weit fortgeschritten ist.
Wie bewerten Sie die Arbeit mit dem beA?
Es ist schon eine Arbeitserleichterung. Ich nenne Ihnen ein Beispiel: Wenn ich eine Kostennote vom Gericht erhalte, kann ich diese gleich an meinen Mandanten weiterleiten. In diesem Dokument ist auch ein Link zu einem Online-Zahlungsportal der Gerichtskasse. Die Zahlung kann der Mandant dann online mit seiner Kreditkarte erledigen, wenn es schnell gehen soll. Ich bin allerdings auch der Meinung, dass das beA in Teilbereichen benutzerfreundlicher sein könnte.
Können Sie das näher erläutern?
Das beginnt bereits bei der Anmeldung, bei der man zweimal seine PIN eingeben muss. Auch bei anderen Vorgängen sind viele Bestätigungen erforderlich. Das kostet unnötig Zeit.
Planen Sie in der nächsten Zeit, weitere technische Neuerungen in Ihrer Kanzlei einzuführen?
Wir beobachten die Entwicklungen bei der automatisierten Textanalyse ganz genau. Für unsere Zwecke ist der derzeitige Stand jedoch noch nicht genug ausgereift. Fortgeschrittener sind die Entwicklungen im Bereich automatischer Texterstellung. Hier denken wir darüber nach, unseren Mandanten Werkverträge anzubieten, die sie selbst den jeweiligen Gegebenheiten anpassen können. Das wird sicherlich ein nächster Schritt bei der weiteren Digitalisierung in unserer Kanzlei sein.
Viele Anwälte sehen in der fortschreitenden Digitalisierung mehr eine Bedrohung denn eine Chance. Wie stehen Sie dazu?
Die Digitalisierung bietet eine Menge Vorteile. Wenn ich beispielsweise im Urlaub bin, habe ich Zugriff auf alle Kanzleidaten und kann reagieren, wenn sich Mandanten bei mir melden. Das verschafft mir viel mehr Freiräume, Flexibilität und Mobilität. Durch die Digitalisierung stehen Lösungen für viele Standardfälle kostenlos oder für wenig Geld ohne Rechtsanwälte zur Verfügung. In diesem Bereich können Mandate wegfallen. Unternehmen wie Flightright erschließen allerdings überwiegend neue Märkte, die für Anwaltskanzleien kaum lukrativ sind. Für die meisten aber bedeuten die technischen Neuerungen vor allem eines: eine große Arbeitserleichterung.
