„Social Media Kanäle müssen gepflegt werden“

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Viele Kanzleien haben inzwischen den Wert von Öffentlichkeitsarbeit erkannt. Dabei geht es vornehmlich darum, die eigene Expertise über die Homepage, Social Media oder Presseveröffentlichungen darzustellen. Was Kanzleimitarbeitende aus organisatorischer und rechtlicher Sicht alles bedenken müssen, wenn sie für die Kanzlei solche Kanäle bedienen, schildert Rechtsanwalt Horst Leis, Fachanwalt für Informationstechnologierecht und gewerblichen Rechtsschutz, auf dem Deutschen Rechtsfachwirttag, der am 18. und 19. November in Bremen stattfindet.

Worauf muss man bei der Gestaltung einer Homepage besonders achten, um nicht rechtlich belangt zu werden?

Horst Leis: In der Praxis gibt es häufig Probleme mit Fotorechten. Wird etwa ein Fotostudio beauftragt, Fotos für die Homepage zu erstellen, können diese Bilder nicht unentgeltlich für Werbebroschüren, Blog- oder Gastbeiträge überlassen werden. Die Frage der so genannten Erstreckung sollte deshalb bei Vertragsabschluss mit den Fotografen geklärt werden. Wenn Kanzleimitarbeitende mit einer Werbeagentur über die Gestaltung der Homepage sprechen, sollten sie zum Beispiel auch darauf achten, dass die Europäische Datenschutzgrundverordnung gewahrt bleibt. Informationen, etwa über das Surfverhalten der Website-Besucher, sollten nicht in den USA landen. Deshalb ist es beispielsweise zu empfehlen, sich etwas mit der Cookie-Thematik zu beschäftigen und – ganz praxisbezogen – für die Homepage open street maps statt google maps zu nutzen.

Was müssen Kanzleimitarbeitende bei der Social Media Arbeit für die Kanzlei beachten?

Zunächst einmal sollte sich jeder bewusst sein, dass Social Media Kanäle gepflegt werden müssen. Es reicht nicht, wenn ich einen Kanal eröffne und dann nur noch sporadisch bediene. Es müssen also in der Kanzlei auch ausreichend Personen und Zeit für diese Aufgabe vorhanden sein. Eine weiterer wichtiger Punkt dreht sich um den Inhalt: Muss ein Impressum angelegt werden? Was soll eigentlich kommuniziert werden? Fallbezogene Äußerungen sind zum Beispiel nicht erlaubt. Wer sich regelmäßig und viel äußert, sollte aufpassen, dass die presserechtlichen Sorgfaltspflichten nicht irgendwann ihn selbst treffen.

Und was gilt für die Mitarbeitenden, wenn sie sich über ihren privaten Social Media Account über Berufliches äußern?

Berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn sind im Sinne des Datenschutzes nicht privat. Da über diese beruflichen Netzwerke Verbindungen zur Kanzlei hergestellt werden, sollten Richtlinien für die Kommunikation über diese Kanäle aufgestellt werden. Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter sich ehrenamtlich in einer Initiative gegen ein bestimmtes Bauvorhaben engagiert. Der Vorhabenträger ist aber ausgerechnet Mandant der Kanzlei. Es müssen also Vorkehrungen getroffen werden, dass die freie Meinungsäußerung nicht mit den Interessen der Kanzlei kollidiert.

Wie sollen sich Kanzleimitarbeitende verhalten, wenn sich Pressevertreter mit Anfragen melden? Grundsätzlich muss geklärt werden, ob die Kanzlei den Kontakt mit der Presse pflegen will oder nicht. Wenn das Interesse besteht, muss die Assistenz sofort handeln, wenn sich Pressevertreter melden, das heißt Anfragen sofort weiterleiten. Denn in den Redaktionen herrscht großer Zeitdruck. Wer mit Pressevertretern reden will, muss also auch für sie erreichbar sein. Wenn es um einen bestimmten Fall geht, müssen die Mitarbeitenden zudem darüber informiert werden, ob sie überhaupt Auskunft darüber geben dürfen, dass die Kanzlei einen bestimmten Mandanten vertritt. Einer solchen Offenlegung müssen die Mandanten immer zustimmen. Dieses Einverständnis kann bereits bei Abschluss des Mandantenvertrags eingeholt werden.