Kanzleisoftware in der Cloud – Teil 2: Worauf Nutzer achten sollten

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Wer darüber nachdenkt, sich eine moderne – cloudbasierte –Kanzleisoftware anzuschaffen, muss eine Lösung finden, die seinen Ansprüchen gerecht wird. Wir haben im Folgenden ein paar wesentliche Kriterien zusammengestellt, die für mehr Orientierung sorgen.

Sicherheit: Anwaltskanzleien gehen mit sensiblen und geschäftskritischen Informationen ihrer Mandanten, aber auch deren Gegnern um. Daher ist es notwendig, sich über die Sicherheitsstandards des Tools zu informieren. Dabei sind die folgenden Fragen an den Anbieter von zentraler Bedeutung: In welchem Rechenzentrum stehen die Server? Welche Verschlüsselungstechnologie wird genutzt? Sinnvoll ist heute sicherlich auch eine sogenannte Multi-Faktor-Authentifizierung, also die zwei- oder mehrfach Kombination von Berechtigungsnachweisen der Nutzer.

Mandantenkommunikation: Ein spezielles Mandantenportal ermöglicht es Anwälten, sensible Informationen sicher mit ihren Mandanten auszutauschen. Empfehlenswert ist eine Lösung, die Akten ganz oder teilweise für die Mandanten freigeben kann.

Schnittstellen: Die Integration von Anwendungen von Drittanbietern zum Beispiel zur Buchhaltung, CRM, E-Mail-Marketing oder Zahlungsgateways kann für die Kanzlei im Einzelfall ein wichtiges Kriterium sein. Zudem ist die Synchronisierung mit mobilen Endgeräten und deren Standard-Anwendungen für E-Mail, Kalender und Kontakten sinnvoll.

Benutzerfreundlichkeit: Die Nutzeroberfläche sollte übersichtlich und so gut strukturiert sein, dass sie ein intuitives Arbeiten mit der Software ermöglicht. Aktenvermerke, Telefon- und andere Notizen sollten sich unkompliziert aufrufen lassen.

Support: Die Anwaltssoftware muss reibungslos funktionieren. Deshalb sollten Nutzer darauf achten, dass bei der Implementierung und vor allem auch bei eventuellen Störungen Experten schnell und kompetent mit Rat und Tat zur Seite stehen.