Kanzleisoftware in der Cloud – Teil 1: Erleichterungen für den Kanzleialltag

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Cloudbasierte Anwalts- und Kanzleisoftware bietet viele Vorteile. Sie integriert und automatisiert viele Tätigkeiten und erleichtert auf diese Weise den Kanzleialltag. Dazu zählen insbesondere Akten- und Adressverwaltung einschließlich der Konfliktprüfung, Kalender mit Fristen- und Terminplanung und vieles andere mehr. So fassen diese Lösungen alle fallbezogenen Informationen zusammen, weisen auf kritischen Fristen hin und ordnen die Kommunikation mit Beteiligten wie Mandanten und Gerichten. Anwälte und ihre Mitarbeiter profitieren von der elektronischen Aktenführung und den genannten Funktionen, denn sie können sich dadurch auf die wertschöpfenden Tätigkeiten in der Kanzlei konzentrieren. Gerade in Zeiten, in denen viele im Homeoffice arbeiten, tragen cloudbasierte Lösungen entscheidend dazu bei, die kanzleiinterne Zusammenarbeit und -koordination zu verbessern.

Die Systeme vereinfachen zudem die Abrechung sowohl nach den gesetzlichen Gebühren als auch nach Zeithonorar. Auf Wunsch dokumentiert das System ganz individuell die von jedem Mitarbeiter (Anwälten, ReNos, Assistenten/Azubis) geleistete Arbeit. Aus diesen Daten können schließlich sehr genaue Zeitabrechnungen erfolgen, die auch dann nützlich sind, wenn nach RVG abgerechnet wird. Teilweise ergänzen Berichte und Controllinginstrumente den Funktionsumfang und geben umfangreich Aufschluss über die wirtschaftlichen Kennzahlen der Kanzlei.

Die Funktionen umfassen

  • Aktenverwaltung: Die einzelnen Fallakten enthalten E-Mails, Dokumente, Abrechnungsdaten, Zeiteinträge sowie Fristen, Termine und Aufgaben.
  • Dokumenten-Management: Hierzu gehört die zentrale Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung aller aktenspezifischen Dokumente und Dateien.
  • Kalenderverwaltung: Aufgaben, Fristen, Termine und Wiedervorlagen können für jeden Nutzer, aber auch in einem gemeinsamen Kalender angezeigt werden. Dies erleichtert die Planung und Kanzleiorganisation erheblich.
  • Abrechnung: Rechnungen nach Honorarvereinbarung gehören bei allen Lösungen dazu. Hinsichtlich der Leistungsfähigkeit des RVG-Moduls unterscheiden sich die Angebote aber durchaus. Das gilt insbesondere für die Abrechnung komplizierter Akten mit variablen Gegenstandswerten und Anrechnungstatbeständen.