Neben die Papierurkunde mit Notarsiegel tritt künftig auch eine elektronische Urkunde. Sie wird im „Elektronischen Urkundenarchiv“, das die Bundesnotarkammer einrichtet, 100 Jahre lang sicher verwahrt. Vom 1. Januar 2022 an müssen die Notare deshalb neue Urkunden digitalisieren, qualifiziert elektronisch signieren und dann verschlüsselt in dem neuen elektronischen Archiv ablegen. Parallel behalten sie auch die Papierurkunde in ihrer Kanzlei.
Die Neuregelung basiert auf einem entsprechenden Gesetz, das bereits am 9. Juni 2017 in Kraft getreten ist. Damit sind einige Vorteile verbunden: Zum einen können die Urkunden ohne Medienbrüche elektronisch etwa an Gerichte, Ämter, Banken oder andere Stellen versandt werden, wobei die elektronische Signatur des Notars sogleich die Echtheit des Dokuments garantiert. Zum anderen reduziert sich die Aufbewahrungsfrist für Papierakten von 100 auf 30 Jahre und schafft damit Platz bei den Notaren und Amtsgerichten, die Dokumentenberge aufbewahren müssen.
Selbstverständlich gelten für das Elektronische Urkundenarchiv strenge Sicherheitsvorkehrungen: Sämtliche Dokumente werden dort nach dem Stand der Technik so verschlüsselt abgelegt, dass nur der Notar und seine Mitarbeiter die Dokumente wieder entschlüsseln können. Einen Generalschlüssel wird es nicht geben. „Durch ein spezielles Schlüsselmanagement wird jedoch gewährleistet, dass auch der Nachfolger eines Notars die Dokumente entschlüsseln kann“, erklärt Matthias Helms, Produktmanager Fachbedarf bei Soldan.
Mit der Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs müssen die Notare auch ein Urkunden- und ein Verwahrungsverzeichnis führen. Sie ersetzen die bisherigen Urkundenrollen und die Masse- und Verwahrungsbücher. Diese Pflicht gilt für die Notare ebenfalls vom 1. Januar 2022 an. Ursprünglich war ein früherer Starttermin vorgesehen, diesen hat der Gesetzgeber jetzt aber ebenfalls auf den Starttermin des Elektronischen Urkundenarchivs verschoben. Ob Notare künftig auch ihre Nebenakten elektronisch führen wollen, bleibt ihnen selbst überlassen. Für die Archivierung wird die Bundesnotarkammer auf jeden Fall einen elektronischen Notaraktenspeicher anlegen, der ebenfalls alle strengen Sicherheitsanforderungen erfüllt.
Diejenigen, die zu Beurkundungszwecken einen Notar aufsuchen, werden von den Neuregelungen erst einmal nichts mitbekommen, denn an dem Verfahren ändert sich nichts. Die Urkunde wird auf Papier verfasst, vorgelesen und handschriftlich unterschrieben. Ausnahmen gibt es allerdings für Testamente und Erbverträge. „Aufgrund der besonderen Vertraulichkeit bleibt der versiegelte Testamentsumschlag beim Gericht“, sagt Helms.
