Am 1. Januar 2018 ist es soweit: Dann tritt die passive Nutzungspflicht für das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für alle in Deutschland zugelassenen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in Kraft. Sie sind von diesem Zeitpunkt an gesetzlich dazu verpflichtet, für die Nutzung des beA die erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über dieses Postfach zur Kenntnis zu nehmen. Kommen sie dieser Verpflichtung nicht nach, riskieren sie, für etwaige Versäumnisse zu haften.
Obwohl der Startschuss für die passive Nutzung des beA immer näher rückt, sind längst nicht alle der rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte darauf vorbereitet. Nach Angaben der Bundesrechtsanwaltskammer in Berlin haben bis Ende Oktober immerhin 116.645 Anwälte ihre beA-Karte angefordert. Allerdings haben erst knapp 38.000 Rechtsanwälte die Erstregistrierung ihres Postfachs durchgeführt. „Es wird einige Zeit dauern, bis sich die Anwaltschaft an das beA gewöhnt hat“, sagt Christian Rekop, bei Soldan verantwortlich für Kanzleiservices und Fachmedien. „Zudem müssen einige – vor allem technische – Hürden gemeistert werden, bis das beA in Betrieb genommen kann. Das mag auch ein Grund sein, weshalb es so viele bis auf den letzten Drücker vor sich herschieben.“
Damit jedoch die Anwälte ihrer passiven Nutzungspflicht von Anfang an nachkommen können, bietet Soldan ab sofort den beA-Postfach-Service an. Dabei dürfen die Abonnenten zwischen zwei Varianten wählen: Bei der Lösung beA Post werden die beA-Nachrichten per Post an die Kanzlei geschickt. Ein zentraler Soldan Server ruft sie regelmäßig aus dem beA-Postfach ab, übermittelt diese dann an die Deutsche Post, wo sie ausgedruckt, kuvertiert und anschließend in die Kanzlei zugestellt werden. Mit der Variante beA-Direkt werden die Nachrichten vom Postfach direkt an den Server in der Kanzlei gesandt. Soldan installiert dafür eine Schnittstelle auf dem Kanzlei-Server, so dass die Nutzer in Verbindung mit ihrem beA-Software-Zertifikat automatisiert die beA-Nachrichten abrufen und zum Beispiel in ihr Outlook-Programm weiterleiten können.
Der beA-Postfach-Service setzt jedoch voraus, dass die Anwälte schon über eine beA-Karte und ein beA-Softwarezertifikat verfügen. Außerdem müssen sie auch ihr Postfach schon in Besitz genommen, also die Erstregistrierung durchgeführt haben. Auch hier bietet Soldan seine Unterstützung an. „Unsere Fachleute bestellen für den Kunden die beA-Karte und das –zertifikat bei der Bundesnotarkammer und richten das Postfach ein“, erklärt Rekop. Darüber hinaus prüfen die Experten auch gleich, ob die technische Infrastruktur in der Kanzlei überhaupt den Anforderungen genügt, der beA-Postfach-Service verlangt: Dazu zählen neben einem leistungsfähigen PC, zum Beispiel auch eine gute Firewall und leistungsfähige Spamfilter. „Der automatische Abruf muss absolut sicher sein“, erklärt Rekop. Deshalb ist die mobile Nutzung von beA-Direkt auch nur möglich, wenn der Nutzer über eine VPN-Tunnelverbindung verfügt. So ist gewährleistet, dass unbefugte Dritte keine Daten abrufen oder mitlesen können. Für kostenfreie Email-Adressen wie gmx oder web.de bietet Soldan den Service beA-Direkt gar nicht an, weil diese die erforderlichen Sicherheitsstandards nicht erfüllen. „Mit unseren Systemhaus- Leistungen schaffen wir für unsere Kunden die technischen Voraussetzungen für beA-Direkt – und das zu attraktiven Mietkonditionen“, sagt Rekop. „Wir bieten unseren Kunden ein Rundum-Sorglos-Paket für den Abruf von beA Nachrichten und sorgen dafür, dass sie auch weiterhin den Kopf frei haben für ihre wirklich wichtigen Fälle.“
