Hinweisgeber sollen EU-weit besser vor möglichen Repressalien geschützt werden. Das ist das Ziel der bereits Ende 2019 in Kraft getretenen europäischen „Whistleblower-Richtlinie“ (2019/1937), die die EU-Mitgliedsstaaten nun bis Ende 2021 in nationales Recht umsetzen müssen. Sie verpflichtet Unternehmen mit 50 und mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie juristischen Personen des öffentlichen Sektors dazu, ein Whistleblower-System zu implementieren.
Zusammen mit dem Kooperationspartner lawcode bietet Soldan jetzt eine sichere Lösung für ein Hinweisgebersystem an: die Soldan-Hintbox. „Es handelt sich um eine Plattform mit eigener URL, über das die Informanten wahlweise ihre Hinweise anonym oder unter ihrem Namen schriftlich abgeben können. Auf die Daten können nur der Compliance Officer oder eine andere zuständige Stelle im Unternehmen zugreifen“, erklärt Dr. Ubbo Aßmus, Mitgründer und Geschäftsführer der lawcode GmbH in Koblenz. Dadurch werde die Vertraulichkeit der Informationen gewahrt.
Verschiedene Funktionen sorgen dafür, dass sich mit der Hintbox die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie unkompliziert und rechtssicher umsetzen lassen:
- Anonymer Dialog: Will ein Hinweisgeber anonym bleiben, erhält er einen frei generierten Benutzernamen und ein Passwort und kann sich darüber in das System einloggen, um den Bearbeitungsstatus zu erfahren, Hinweise zu ergänzen oder Rückfragen zu beantworten. Eine 2-Faktor-Authentifizierung sorgt dafür, dass dieser Account vor möglichen Angreifern geschützt ist.
- Automatisierte Kommunikation: Die Hintbox übernimmt viele Teile der Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Bearbeiter. So informiert sie den Bearbeiter umgehend, dass es einen neuen Fall gibt und den Hinweisgeber darüber, dass seine Information eingegangen ist.
- Fallmanagementsystem: Die eingehenden Fälle werden vom System bewertet und automatisch priorisiert. Im Dashboard der Hintbox kann der Bearbeiter dank einer Übersicht schnell die offenen Fälle und deren Status einsehen. Darüber hinaus wird er bei der Organisation die nächsten Schritte begleitet und auf die Fristen hingewiesen, die nach der EU-Whistleblower-Richtlinie einzuhalten sind.
- Mehrsprachigkeit: Für die Eingaben stehen 24 Sprachen zur Auswahl. In Kürze soll auch ein Übersetzungstool für den Bearbeiter integriert werden.
Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Compliance-Berater können die Hintbox – über die Soldan-Ombudslösung – auch ihren Mandanten als eigene Lösung anbieten und sie auf diese Weise bei der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie unterstützen. „Sie treten dann als Ombudsperson oder externer Compliance-Beauftragter für ihre Mandanten auf und bearbeiten die Fälle. So bieten sie ihren Mandanten einen wertvollen weiteren Service und stärken damit die Mandantenbindung an ihre Kanzlei“, erklärt Bettina Kauffel, Produktmanagerin bei Soldan.
So ist das Dashboard der Hintbox bei der Ombudslösung so gestaltet, dass die Ombudsperson bzw. der externe Compliance-Beauftragte die Meldungen und Fälle seiner Mandanten sicher kontrollieren kann und immer den Überblick behält. Er kann schnell erkennen, wo er handeln muss. Darüber hinaus kann er die Soldan-Hintbox unter einer neutralen Domain/URL sowie mit seinem eigenen Design, etwa seinem Kanzleilogo und in seinen Kanzleifarben individualisieren und somit als eigene Lösung anbieten.
Schon ab 99 Euro / Monat zzgl. MwSt. ist die Hintbox (auch als Ombudslösung) erhältlich.
