Führen auf Distanz

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Das Thema Home Office hat nicht zuletzt durch die Corona Pandemie zunehmend an Bedeutung gewonnen. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen lernen, mit diesen Rahmenbedingungen umzugehen.

Bei der Führung auf Distanz kommt es neben einem gutem Informationsfluss und dem fachlichen Austausch verstärkt auf Vertrauen und eine gute Beziehungspflege an. Entscheidend ist ein Gespür für Verhaltensänderungen und Zwischentöne der Mitarbeitenden sowie eine sensible und reflektierte Kommunikation. Um Mitarbeitende aus der Distanz zu führen, braucht es außerdem klare inhaltliche Ziele sowie eine gute Selbstorganisationsfähigkeit der einzelnen Mitarbeitenden und des ganzen Teams.

Die Unterschiedlichkeit der Mitarbeitenden zu berücksichtigen ist dabei noch wichtiger als im direkten Kontakt. In der virtuellen Welt ist auch die Widerstandsfähigkeit (Resilienz) von wachsender Bedeutung, da schwierige Situationen zunehmend alleine bewältigt werden müssen.

Distanz bringt eine erhöhte Verantwortung für Führungskräfte mit sich

  • Egal ob „Digital Native“ oder Homeoffice wider Willen, die virtuelle Zusammenarbeit unterscheidet sich in vielen Punkten vom Arbeit an einem gemeinsamen Ort
  • Die veränderten Rahmenbedingungen bringen häufig neue Möglichkeiten und mehr Flexibilität mit sich. Gleichzeitig entstehen neue Herausforderungen für alle Beteiligten
  • Führungskräfte müssen darauf angemessen reagieren, damit die Distanz nicht zu einer Belastung und damit einem gesundheitlichen Risiko wird

Wie sich Distanz auf Führung auswirkt

Handlungsfelder einer Führung auf Distanz sind:

  • Vertrauen aufbauen und pflegen
  • Kommunikation aktiv gestalten
  • Teams organisieren und steuern
  • Identität schaffen und motivieren
  • Krisen und Konflikten begegnen

Vertrauen aufbauen und pflegen

Führen Mitarbeiter und Führungskraft ihre Tätigkeiten an unterschiedlichen Orten aus, so ist eine gute Beziehung ein grundlegender Bestandteil für eine erfolgreiche Führung

Sind Sie als persönlicher Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter verfügbar?

  • Schaffen Sie einen individuellen Austausch mit jedem Mitarbeiter
  • Erkundigen Sie sich nach den jeweiligen Bedarfen
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern Feedback
  • Drücken Sie Ihre Wertschätzung und Anerkennung aus

Sorgen Sie für eine transparente Kommunikation?

  • Stellen Sie relevante Informationen zeitnah zur Verfügung
  • Binden Sie Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse ein
  • Sorgen Sie durch Rückfragen für ein gemeinsames Verständnis der jeweiligen Situation oder Aufgabe

Kommunikation aktiv gestalten

  • Kommunikation auf Distanz muss geplant und gestaltet werden, um ein gemeinsames Verständnis der Situation auf beiden Seiten zu erzeugen und Unsicherheiten zu reduzieren
  • Die virtuelle Zusammenarbeit erfordert eine höhere Frequenz der Kommunikation im Team
  • Die Kommunikationsformate und Medien sollten dabei bewusst eingesetzt werden

Mögliche Kommunikationsformate

Kommunikationsformate gezielt nutzen

Setzen Sie die unterschiedlichen Kommunikationsformate gezielt ein?

  • Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik und den technischen Voraussetzungen vertraut
  • Überprüfen Sie die Funktionalität
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sicher im Umgang mit den Medien sind
  • Hinterfragen Sie regelmäßig den Nutzen der gewählten Formate, Medien und Kommunikationstools

Gibt es klare und verbindliche Regeln zur Teilnahme, Struktur und Verhalten in virtuellen Team?

  • Versenden Sie Agenda und relevante Dokumente vorab
  • Stellen Sie bei umfangreichen Terminen sicher, dass ein Protokoll geführt wird
  • Nennen Sie in größeren Gruppen vor einer Wortmeldung kurz Ihren Namen
  • Schalten Sie das Mikro stumm, solange Sie nicht sprechen
  • Behalten Sie die Zeit und die Agenda im Blick
  • Ermöglichen Sie den Teilnehmern Rückfragen zu stellen

Teams organisieren und steuern

Sind Aufgaben und Rollen im Team klar verteilt und für alle transparent?

  • Arbeitsort und Erreichbarkeit der Teammitglieder sollten für alle sichtbar sein
  • Definieren Sie bei Bedarf für formale Prozesse (Unterschriften, Freigaben etc.) virtuelle Alternativen

Haben alle Teammitglieder einen Überblick über Aufgaben und Bearbeitungsstände?

  • Dokumentieren Sie Ergebnisse im Team
  • Machen Sie Ergebnisse und Dokumente für alle verfügbar
  • Achten Sie darauf, dass in gemischten Team die Mitarbeiter vor Ort nicht bevorzugt behandelt werden

Identität schaffen und motivieren

  • Ein “Wir-Gefühl” hält das Team zusammen und fördert das Vertrauen und den Austausch untereinander. In virtuellen Teams ist die Identifikation der einzelnen Mitarbeiter mit der Gruppe jedoch erschwert
  • Eine gemeinsame Zielsetzung, Werte und Regeln sowie der persönliche Austausch fördern den sozialen Zusammenhalt, das Zugehörigkeitsgefühl und die Motivation der Mitarbeiter

Sorgen Sie für eine gemeinsame Identität?

  • Bei neuen Teams: Planen Sie ein Kick-off zum Kennenlernen
  • Formulieren Sie gemeinsame Ziele
  • Definieren Sie klare Rollen und Zuständigkeiten
  • Schaffen Sie Möglichkeiten für gegenseitiges Feedback und gemeinsames Lernen
  • Würdigen Sie gemeinsame Teamerfolge und heben Sie Beiträge Einzelner für den Teamerfolg hervor

Reagieren Sie angemessen auf Krisen?

Haben Sie das Wohl Ihrer Mitarbeiter im Blick?

  • Fragen Sie aktiv nach dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter
  • Zeigen Sie Verständnis für die Situation der Betroffenen

Klären Sie Missverständnisse auf?

  • Schaffen Sie Klarheit und sprechen frühzeitig Konflikte und Meinungsverschiedenheiten im Team an
  • Suchen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern nach kreativen Lösungen und neuen Herangehensweisen

Kennen Sie Ihre eigenen Grenzen?

  • Achten Sie auf Ihr eigenes Wohlergehen und Ihre Grenzen

Die Corona-Pandemie als besondere Herausforderung

Kurzarbeit, erzwungenes Homeoffice sowie zusätzliche Kinderbetreuung schränken den individuellen Handlungsspielraum ein. Zukunftsängste und Unsicherheit erzeugen Stress und kosten extra Energie.

Durch eine flexible Gestaltung der Zusammenarbeit und eine transparente Kommunikation können Führungskräfte einen Rahmen schaffen und die individuellen Anforderungen abfedern

Sorgen Sie für ausreichend Transparenz?

  • Informieren Sie regelmäßig über aktuelle Entwicklungen
  • Seien Sie als Ansprechpartner verfügbar
  • Zeigen Sie ein ausgeglichenes Maß an besonnener Zuversicht und ehrlichem Realismus

Haben Sie das Wohl Ihrer Mitarbeiter im Blick?

  • Stellen Sie wenn möglich zusätzliche Ressourcen (Zeit, Technik etc.) zur Verfügung
  • Gestalten Sie wenn möglich Arbeitszeiten flexibel, um eine Vereinbarkeit mit familiären Aufgaben zu ermöglichen
  • Suchen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern nach kreativen Lösungen und neuen Herangehensweisen