Wissensmanagement in der Kanzlei

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Einstieg und Informationsquellen im Überblick

Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Wissen entsteht nicht durch eine Anhäufung von Informationen, sondern erst durch die Verknüpfung der Informationen mit bereits vorhandenem Vorwissen. (1)

Eine Kanzlei benötigt demnach einen einfachen, zentralen, umfassenden und effektiven Zugang zu verschiedensten Informationsquellen für alle Berechtigten und die Möglichkeit, die recherchierten Informationen durch Verknüpfungen zu und mit Wissen zu verdichten.

FachinformationsquellenDie für eine Kanzlei unerlässlichen Informationsquellen lassen sich in diverse Kategorien einteilen. Im Internet befinden sich kommerzielle Fachinformationsdatenbanken, wie beck-online, Haufe, JURION oder juris sowie frei verfügbare Quellen, wie z.B. die Normensammlungen des Bundesjustizministeriums oder die Rechtsprechungsarchive der Bundesgerichte. In der Kanzlei befindet sich die gedruckte Fachliteratur in Bücherregalen. Dazu kommen Informationen in Akten in Form von Schriftsätzen, Notizen, Gutachten und Verträgen sowie das Wissen in den Köpfen der dort arbeitenden Menschen.

Das Wissen der Mitarbeiter ist enorm wichtig, aber selten gespeichert

Das Wissen in den Köpfen von Beratern und Mitarbeitern in einer Kanzlei fließt nur zum Teil als Information in den Akten. Was in einem Schriftsatz steht, ist taktisch abgewogen und enthält immer weniger Informationen als das, was der jeweilige Autor in Summe über die zu Grunde liegenden Fragestellungen weiß. Für das Wissen in den Köpfen der Personen existiert kein technischer Zugang. Um die Lücke zwischen individuellem Wissen und dem, was in einem Schriftsatz oder der Akte steht, möglichst klein zu halten, sollte bei Recherchen in den externen Quellen eine doppelte Verwendung und Einordnung der Rechercheergebnisse vorgenommen werden: Einmal für die Akte und einmal für ein Dossier in einer Taxonomie, welche den Tätigkeitsschwerpunkten der Kanzlei entspricht. So bauen die Kanzleimitglieder mit einmal recherchierten, relevanten Informationen nachhaltig das Kanzleiwissen auf.

Im einfachsten Fall besteht das Wissensmanagement dann aus Dokumenten in einer Ordnerstruktur auf der Festplatte, welche z.B. mit der Windows-Suche erschlossen werden. Hilfreich ist jedoch eine professionelle Softwarelösung, welche sowohl einen direkten Zugang zum Kanzleiwissen als auch zu externen Fachinformationsquellen bietet, realisiert mit einer intelligenten Suche.

In Kürze werden wir Ihnen in der Reihe Wissensmanagement in der Kanzlei in weiteren Beiträgen Beispiele für die konkrete Ausgestaltung aufzeigen (Wiki, Dossier, Mustertexte, Checklisten).

(1) Gabler Wirtschaftslexikon