Update: beA – Digitale Zeiten in der Kanzlei

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Update vom 14. April 2016: Die BRAK hat einen neuen Starttermin für das beA verkündet: 29.09.2016, einen Tag vor Ablauf des EGVP. Weitere Infos unter http://bea.brak.de/2016/04/14/elektronisches-anwaltspostfach-geht-an-den-start/

Die Arbeit in der Kanzlei und die Anforderungen an die Kanzlei-Infrastruktur-/Sicherheit werden sich in Zukunft grundsätzlich ändern, da sich kraft Gesetzes an der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bis spätestens 2022 nichts ändern wird.

Wie gehe ich am besten vor?

  1. Setzen Sie sich als Team in Ihrer Kanzlei zusammen, benennen Sie einen Mitarbeiter mit Projekt- und/oder Führungserfahrung als Projektleiter, der Aufgaben verteilt, der Ergebnisse zusammenführt und Ihr Kanzlei-Team in diesem strategischen Projekt führt. Sie werden sehen, dass die Mitarbeiter (inkl. der Auszubildenden) hinter den neuen Lösungen stehen, da sie aktiv daran mitgewirkt haben. Ein echter Pluspunkt auch für die Teambildung in der Kanzlei.
  2. Regelmäßige Projektsitzungen sollten auf dem Fahrplan stehen. Lassen Sie die Ergebnisse und die To Do’s zügig abarbeiten in den Runden. Kurze Ergebnisprotokolle runden die Meetings ab. Ermuntern Sie Ihr Team zu einer effektiven Projektarbeit (kurz-knapp-ergebnisorientiert).
  3. Stellen Sie gemeinsam zusammen, welche Aufgaben und Vorteile das beA und die schrittweise Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs generell bringen. Ein Vorteil kann eine enorme Porto-Ersparnis sein oder auch ein geringerer Kopieraufwand/-papier, da die Dokumente entweder schon in digitaler Form vorliegen oder nur einmal gescannt werden und nicht mehrfach kopiert und geheftet müssen. Bestes Beispiel hierfür sind Fälle mit mehr als hundert Anlagen, von denen mehrere Ausfertigungen erstellt werden müssen.
  4. Analysieren Sie Ihre heutigen Arbeitsabläufe und erarbeiten Sie gemeinsam, welche Aufgaben – wie – wann – mit welchen Mitteln – von wem – mit welchem Rechtekonzept zukünftig erbracht werden sollen. Beantworten Sie also z.B. die Frage, wer außer Ihnen das beA öffnen, seinen Inhalt lesen, Verfügungen erlassen, Texte weiterleiten oder bearbeiten soll. Als Vorlage dienen die bisherigen Regeln. Nutzen Sie aber hier auch die Chance, diesen Ablauf noch einmal zu überdenken und ggf. anzupassen.

Weitere Ansatzpunkte können sein:

Die Kommunikation der Anwälte mit den Gerichten und zwischen Anwälten läuft elektronisch ab. Daher werden sich die Abläufe in den Kanzleien ebenfalls stark an digitalen Medien orientieren müssen, wie z.B.:

  1. Neben dem beA die tägliche Sichtung des Hausbriefkastens und des E-Mail-Postfachs.
  2. Der Posteingang wird täglich gescannt und den Akten elektronisch zugeordnet inkl. Fristen, Verfügungen und Empfangsbescheinigungen.
  3. Digitale Bearbeitung von Akten ohne Ausdruck und Papier mit effizienten Rechnern und zwei 27-Zoll-Bildschirmen (ein Bildschirm für die Dokumentenerstellung – der zweite für die Recherche über Online-Datenbanken).
  4. Nutzung von digitalem Diktat und Spracherkennung oder einem externen professionellem Schreibservice, damit sich Ihre Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben ungestört widmen können.
  5. Digitale Signatur der Schriftsätze mit QeS (Qualifizierte elektronische Signatur) oder Versand über das beA als sicherer Übermittlungsweg zum Gericht.
  6. Digitale Archivierung der Akten sowie Datensicherung der Akten: Das beA sieht keine Archivierung vor. Es ist ein elektronischer Briefkasten, dort geht Post ein und soll auch – wie bei einem reellen Briefkasten – geleert werden. Insofern ist man gezwungen, die Post entweder nach eigenen Kriterien in der Rechner-Ordnerstruktur (mit Unterordnern zur schnellen Auffindung von Vorgängen, wie z.B. Gerichtskorrespondenz, Mandantenkorrespondenz, Abrechnungen, Protokolle über Eingangsbestätigungen, Wiedervorlagen) oder in der Anwaltssoftware zu archivieren.
  7. Qualifizierte Vernichtung von digitalen Akten, wie beispielsweise eine datenschutzkonforme Vernichtung von Festplatten, bei denen Daten nicht mehr rekonstruiert werden können.
  8. Schützen Sie sich und Ihre Systeme gegen Datenlecks, Datenverlust und Systemausfälle.
  9. Sorgen Sie für einen schnellen Internet-Zugang (Datenrate von mindestens 2Mbit/Sekunde, wegen Schwankungen der tatsächlichen Übertragungsrate besser 6Mbit/Sekunde). Insbesondere mit hoher Uploadrate (=Bandbreite, die für den Versand von Daten zur Verfügung steht). Bei den derzeitigen Angeboten besteht in der Regel eine große Differenz zwischen der Down- und Upload-Rate. Daher ist eine qualifizierte Recherche über Ihren Provider unerlässlich.
  10. Überlegen Sie, ob Sie die eine oder andere Kanzleitätigkeit externalisieren und einen Kanzleiservice in Anspruch nehmen möchten, um Ihren Mitarbeitern und Ihnen die nötige Ruhe für wichtige Aufgaben und Entlastung zu gönnen, wie z.B. über einen Telefonservice, Postservice oder Aktenvernichtungsservice.
  11. Ihre Mandanten sind heutzutage auch „digital unterwegs“. Insofern ist ein professioneller Internetauftritt der Kanzlei unerlässlich, um Ihre bestehenden Mandanten zu halten und neue Mandanten zu gewinnen.

„Der frühe Vogel fängt den Wurm“

Die Erfahrung in verschiedenen Branchen hat gezeigt, dass man sich frühzeitig an neue Arbeitsabläufe gewöhnen und diese über einen längeren Zeitraum proben sollte. Damit verbunden ist aber auch ein eventueller Austausch/Aktualisierung von Hard-/Software. Nur so ist man für die Zukunft gewappnet und hat bei Start des beA’s und des elektronischen Rechtsverkehrs keine Fehler und Versäumnisse zu befürchten, die unter Umständen die Existenz Ihrer Kanzlei gefährden könnten.

Unter soldan.de/kanzlei-services finden Sie vielfältige Produkte und Services, die Ihnen bei diesen wichtigen strategischen Herausforderungen helfen könnten.