Machen Sie Ihr Archiv fit für das neue Jahr

Mit dem Wechsel in das neue Jahr sollte man sich nicht nur über seine persönliche Fitnesskur Gedanken machen, sondern auch das Archiv einem solchen Check unterziehen: Welche Akten können vernichtet werden? Wie kann ich mein Archiv neu strukturieren? Macht es Sinn, Unterlagen oder Ordner zukünftig digitalisieren und/oder extern auslagern zu lassen?

Vor allen Dingen zu Beginn des neuen Jahres empfiehlt sich eine komplette Archiv-Entsorgung im Full-Service nach Sichtung und Identifikation durch die Kanzlei-Mitarbeiter, auf welche Akten verzichtet werden kann. Grund: Zum Jahreswechsel entstehen immer hohe Aktenberge, die zur Vernichtung anstehen. Bei einem solchen Service werden (außer der Sichtung) alle Aufgaben von einem Dienstleister übernommen, der Aufwand für die Kanzlei-Mitarbeiter hält sich in Grenzen, sodass sie sich ihren Kernaufgaben ungestört widmen können. Unter Kosten-Leistungs-Gesichtspunkten rechnet sich einer solcher Service für die Kanzlei.

In Abstimmung mit der Kanzlei werden vom Dienstleister die benötigten Container und die Anzahl an Service-Mitarbeitern, die bei der Vernichtung des Archivs unterstützen werden, ermittelt. Anschließend erfolgt die Bestellung und Anlieferung der erforderlichen Anzahl von Containern, das Ausräumen des Archivs und Befüllung der Vernichtungscontainer, der Abtransport der befüllten Container und die Vernichtung nach BDSG, DIN 66399 mit hoher Sicherheitsstufe inklusive der Überreichung eines Vernichtungszertifikats an die Kanzlei.

Nachfolgend ein Praxistipp zu den Aufbewahrungsfristen 2016:

Aufbewahrungsfristen für Rechtsanwälte und Notare**

• 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen (Bücher, Journale, Konten, Jahresabschlüsse, Honorarrechnung, Ein- und Ausgabebelege) nach § 147 AO
• 5 Jahre für Rechtsanwalts-Handakten nach § 50 Abs. 2 BRAO; aber: Haftpflichtexperten empfehlen die Archivierung für 10 Jahre
• 7 Jahre für Nebenakten des Notars nach § 5 Abs. 4 DONot
• 5 Jahre für Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste des Notars nach § 5 Abs. 4 DONot
• Alle weiteren Unterlagen der Notare unterliegen deutlich längeren Aufbewahrungsfristen
• 5 Jahre für Aufzeichnungen nach § 8 Geldwäschegesetz

Ab dem 01.01.2016 können Sie vernichten**

• Bücher, Journale und Konten, in denen 2005 die letzten Eintragungen vorgenommen wurden sowie Aufzeichnungen und Belege, die 2005 entstanden sind.
• Jahresabschlüsse, Inventare usw., die 2005 aufgestellt wurden.
• Handakten der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die im Jahr 2010 abgeschlossen wurden; aus Haftungsgründen besser erst vernichten, wenn die Akten 2005 beendet wurden.
• Nebenakten der Notarinnen und Notare, die im Jahr 2008 abgeschlossen wurden.
• Protestsammlungen der Notarinnen und Notare aus dem Jahr 2010.
• Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz aus dem Jahr 2010 und natürlich die älteren Jahrgänge.

Rechenhilfe ab 01.01.2016: So lange sind die Unterlagen archiviert**
2016 ……………………………… 0 Jahre
2015 ……………………………… 0 Jahre
2014 ……………………………… 1 Jahre
2013 ……………………………… 2 Jahre
2012 ……………………………… 3 Jahre
2011 ……………………………… 4 Jahre
2010 ……………………………… 5 Jahre
2009 ……………………………… 6 Jahre
2008 ……………………………… 7 Jahre
2007 ……………………………… 8 Jahre
2006 ……………………………… 9 Jahre
2005 ……………………………… 10 Jahre

So optimieren Sie die Ablage

• Buchungsbelege gehören nicht in die Handakten und Blattsammlungen, sondern zu den Buchungsunterlagen.
• Das gilt insbesondere für die Kostenrechnungen, die in einem separaten Ordner abgeheftet werden sollten. Seit 1.1.2004 sind sie gemäß § 14 b UStG sortiert nach laufenden Rechnungsnummern abzulegen.
• Aufzeichnungen nach § 8 Geldwäschegesetz sollten in einem separaten Ordner gesammelt werden.
• Die Akten können unbesehen vernichtet werden, wenn bereits bei Erledigung des Vorgangs geprüft wird, ob alles erledigt ist und Titel sowie Mandantenunterlagen herausgegeben sind.
• Jede Handakte und Blattsammlung erhält eine Ablagenummer, mit der Jahreszahl der Erledigung. Die Akten werden nach den Erledigungsjahren gelagert und können nach Zeitablauf gesammelt vernichtet werden.

** Alle Angaben sind ohne Gewähr.

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