Kanzleisoftware – Basics: Brauche ich das?

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (Noch nicht bewertet)
1
1464

Null und Eins, Ein und Aus reichten schon den ersten Computern als Grundlage, um komplexere Aufgaben zu bewältigen. Heute sind Rechner und Kanzleisoftware aus den meisten Kanzleien nicht mehr wegzudenken, sie sind das unternehmerische Herzstück der Kanzlei geworden. Die Zahl der nativ-digitalen Juristinnen und Juristen steigt und mit dem elektronischen Rechtsverkehr fallen auch die letzten Bastionen analoger Kanzleiorganisation. Vorbei sind die Zeiten, in denen man eine Kanzlei lediglich mit Schreibmaschine und Karteikasten, Gesetzestext und Telefon sowie dem eigenen Intellekt gründen konnte.

Die Aufgaben, für die diese Gegenstände stehen, gibt es noch heute: Dokumentenproduktion, Datenhaltung, Recherche und Referenzierung sowie Mandantenkommunikation. Nur werden sie heute von einem Notebook mit Kanzleisoftware und Internet-Zugang erledigt. Den eigenen juristisch geschulten Verstand braucht man – gerüchteweise – immer noch.

Gerade junge Kollegen stellen sich aber oft die Frage: Brauche ich das wirklich? Was bringt mir eine Kanzleisoftware überhaupt?

In den folgenden Beiträgen erläutere ich Basiswissen und einzelne Funktionen von Kanzleisoftware und deren Bedeutung im Kanzleialltag:

Basics Kanzleisoftware

Aktenverwaltung
Dokumentenmanangement
Fristen, Termine und Wiedervorlagen
Abrechnungsmodul nach RVG und Zeithonorar
Mustertexte
Berechnungstools (Forderungsrechner, Gerichtskosten usw.)

Aktenverwaltung

Kanzleisoftware organisiert zunächst Akten, Adressen und Dokumente in der Kanzlei. Dabei ist die Akte das zentrale Organisationselement der Kanzlei und wird daher auch in allen gängigen Softwarelösungen digital abgebildet. Die Anlage einer neuen Akte ist oftmals der erste Arbeitsschritt beim Kennenlernen einer neuen Kanzleisoftware. Oftmals geben die Lösungen bereits durch eine Kategorisierung der Akten der Kanzleiorganisation eine bestimmte Richtung vor, etwa durch die Möglichkeit Fallakten, Vorgangsakten oder Vertragsakten anzulegen. Die Akte enthält neben den Stammdaten alle Dokumente zum Vorgang. Sie nennt die Adressdaten der beteiligten Personen, Gerichte und Institutionen, sie enthält zudem weitere wichtige Daten wie Fristen.

Sobald eine Person mit Ihren Adressdaten in einer Akte z.B. als Mandant oder Gegner auftaucht, wird aus dieser Person ein „Beteiligter“. Diese an sich banale Funktion, die dem Datum in der Datenbank diese konkrete Eigenschaft zuweist, ist für die Software und auch für die anwaltliche Praxis von entscheidender Bedeutung. Nach Paragraph 43a, Abs. 4 der BRAO gilt für den Anwalt das Verbot widerstreitender Interessen. Daher ist die Beteiligungsart einer Person in einer Akte sehr wichtig für die sogenannte Kollisionsprüfung. Hierbei prüft die Software, ob eine Person, die in einer Akte Mandant war, nunmehr Gegner ist oder umgekehrt und gibt eine entsprechende Warnmeldung bereits bei der Aktenanlage aus.

Die Erläuterung der weiteren Funktionen folgen in den nächsten Artikeln.

1 KOMMENTAR

  1. Dass eine Anwaltskanzlei ohne halbwegs leistungsfähige EDV nicht zu führen ist, dürfte in der Tat eine banale Erkenntnis sein. Die Frage ist nur, weshalb die Anbieter spezieller Kanzleisoftware kein zufrieden stellendes Produkt auf den Markt bringen. So fehlt unserer Kenntnis nach allen am Markt vertretenen Produkten eine CRM-Funktion: Wenn der Mandant erzählt, dass er noch 3 Jahre arbeiten will, und dann die Unternehmensnachfolge ansteht, dann kann keines der Standardprogramme eine Erinnerung mit weitergehenden Informationen bereitstellen (zum Zweck, dem Mandanten dann die eigenen Dienste erneut anzubieten); keines der Programme ermöglicht es den Verlauf des Mandantenkontaktes auf einen Blick zu sehen (z.B.: Der Mandant ruft an und ich möchte sehen, wann wir das letzte Mal telefoniert haben und wann der letzte Gesprächstermin war, und was dabei besprochen wurde). Die Hersteller beschäftigen sich mit der programmbasierten Mandantenbindung m.E. überhaupt nicht, sondern erzählen uns etwas von Digitalisierung – letztere setzen wir doch sowieso voraus, das ist die Basis, aber wo bleibt denn bitte der Mehrwert eines solchen, teuren, Programms? Wir arbeiten seit ca. 18 Jahren mit RA-Micro, dem angeblichen Marktführer-Produkt; es kommt kein Update ohne gravierende Fehler, die uns stundenlang aufhalten, die lange Telefonate mit der Hotline erfordern, in denen dann der Fehler bestätigt und lediglich „baldige“ Abhilfe versprochen wird (jüngstes Beispiel ist eine durch das Update hervorgerufene Störung der Zeithonorarverwaltung, die z.B. nun den Aufruf der aktenbezogenen Auswertung unmöglich macht); die Fehlerbehebung kann dann auch eine ganze Weile dauern. Wir hören von Kollegen, die mit anderen Programmen arbeiten, nichts wesentlich Besseres. Erstaunlicherweise ist aber die Erregung in der Anwaltschaft über die Produktqualität der Kanzlei-Software-Produkte und ihrer Updates gering. Ich kann aber verstehen, dass Kanzleigründer die Sinnhaftigkeit der Anschaffung eines dieser Programme sehr in Zweifel ziehen.

Comments are closed.