Outsourcing in der Kanzlei

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Anwälte und Steuerberater unterliegen heutzutage einem starken Wettbewerbsdruck. Das digitale Zeitalter verlangt extrem schnelle Reaktionszeiten, wenn der Mandant sich in der Kanzlei meldet: Wartete er vor einigen Jahren mehrere Tage geduldig auf die Antwort, so verlangt er heutzutage innerhalb von ca. 60 Minuten eine Antwort auf seine Mailanfrage – unter Umständen zumindestens ein kurzes Zwischenfeedback, sofern man die Lösung innerhalb so kurzer Zeit nicht vorlegen kann.

Um diesen extrem kurzfristigen und hoch getakteten Anforderungen gerecht zu werden, muss sich der Anwalt mit seinen Aufgaben und denen seiner Mitarbeiter und der damit verbundenen Kanzlei-Prozesse auseinandersetzen, die Aufgaben priorisieren und sich bei der Arbeit stark fokussieren.

Die Abläufe in der Kanzlei sind ihr „Nervensystem“. Nur wenn sie reibungslos funktionieren, kann die Kanzlei ungestört arbeiten, Ziele erreichen und die Anforderungen der Mandanten erfüllen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit hängt von der Prozessqualität ab.

Arbeiten Sie an der Kanzlei, nicht nur in der Kanzlei.

Diese Aussage ist essentiell für die strategische Wertsteigerung der Kanzlei. Eine Maßnahme ist dabei sicherlich das Outsourcing von Standardtätigkeiten an praxiserfahrene Dienstleister und Kanzleiservice-Anbieter, um effektive Freiräume für anspruchsvolle Aufgaben bei den Mitarbeitern zu schaffen.

Es geht dabei nicht um die Frage, sich von Mitarbeitern zu trennen. Sondern im Gegenteil: Wie kann ich das Aufgabengebiet meiner Mitarbeiter qualitativ verbessern und somit auch die Motivation steigern, sodass die Arbeitsqualität in der Kanzlei gesteigert wird und die Mandantenbindung weiter wächst.

Ein wichtiger Punkt ist dabei:

„Darf ich das als Kanzlei überhaupt?“

Die Hans Soldan GmbH hat diese Frage im Rahmen eines Gutachtens prüfen lassen – mit dem Ergebnis, dass die Externalisierung bzw. das Outsourcen von Standardtätigkeiten für Anwälte, Notare und Steuerberater aus berufsrechtlicher und strafrechtlicher Sicht in Ordnung ist:

Informationen zur Verschwiegenheitspflicht

Gemäß § 2 IV BORA bzw. §18 BNotO bzw. § 5 I BOStB unterliegt die Anwältin/der Anwalt bzw. die Notarin/der Notar bzw. der Steuerberaterin/der Steuerberater der Pflicht, die anvertrauten Geheimnisse nicht zu offenbaren.

Mit Abschluss eines Dienstleistungsvertrages muss sich der Service-Anbieter gegenüber der Kanzlei verpflichten, alle mit der Bearbeitung und Durchführung der Dienste betrauten Personen nach eben diesem Maßstab zur Geheimhaltung zu verpflichten.

Aufgrund der derzeitigen Rechtslage und entsprechendem Gutachten kann man von einer Vereinbarkeit der Dienstleistungen, wie z.B. Telefon- und Schreibservice, mit der Verschwiegenheitspflicht der §§ 203 StGB, 43 a II BRAO und § 2 BORA sowie §18 BNotO und § 5 IBOStB ausgehen.

Insbesondere im Hinblick auf § 203 III StGB kann man einen Gehilfenstatus
im Sinne der Vorschrift für gegeben halten. Das Auslagern entsprechender Dienstleistungen wird derzeit in großem Umfang und in unterschiedlicher Form von Anwalts-, Notar- und Steuerberater-Kanzleien praktiziert.

Darüberhinaus muss die Dienstleistung sozialadäquat sein. Sozialadäquanz ist eine übliche im Rahmen der sozialen Handlungsfreiheit liegende, von der Allgemeinheit gebilligte und in rechtlicher Hinsicht im sozialen Leben unverdächtige Handlung, so der BGH in einem Strafurteil.

Praxistipp:

Der Anwalt, Notar oder Steuerberater holt sich bei seinem Mandanten bei Mandatserteilung eine Einwilligung ein.

Die Hans Soldan GmbH bietet den Anwälten einen bunten Strauß an Kanzleiservices an: Soldan Kanzlei-Services.

Starten sollte man als Kanzlei auf jeden Fall mit einem Telefonservice, damit kein Anruf verloren geht, die Mitarbeiter aber nur die wirklich wichtigen Anrufe entgegen nehmen und nicht durch unwichtige oder Werbe-Anrufe gestört werden. Aber auch ein Schreibservice ist essentiell: Viele Diktate entsprechen einem Standard, der über einen professionellen Transkriptionsservice geschrieben werden kann. Dies hat den Vorteil, dass aufwändige und komplizierte Diktate in Ruhe von den Fachkräften in der Kanzlei als Dokument erstellt werden können.

Mehr unter Soldan Sekretariatsservice