Gesetzgeber erleichtert Outsourcing für Anwälte

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Rechtsanwalt Martin W. Huff

Eine Neuregelung des Berufsgeheimnisses erleichtert jetzt Anwälten das Outsourcing von Dienstleistungen. Schreib- und Telefondienste, Übersetzungen, Aktenarchivierungen, Fernwartungen der IT und sogar die Datenspeicherung in einer Cloud können sie an externe Dienstleister verlagern, ohne dafür jedes Mal die Zustimmung ihrer Mandanten einzuholen. Rechtsanwalt Martin W. Huff, Geschäftsführer der Rechtsanwaltskammer Köln, erklärt, was Sie beim Outsourcing im Kanzleibetrieb wissen sollten.

Was hat der Gesetzgeber jetzt beim Berufsgeheimnisschutz geändert?

Mit dem Gesetz (BT-Dr. 18/11936 und 18/12940) hat der Gesetzgeber am 30.6.2017 wichtige Änderungen des § 203 StGB vorgenommen und eine Neuregelung in § 43e BRAO geschaffen, der jetzt auf die Bedürfnisse der anwaltlichen Praxis Rücksicht nimmt. Das Gesetz soll am 22.9.2017 im Bundesrat verabschiedet werden und dann in den wesentlichen Teilen am Tag nach der Verkündung in Kraft treten. Dies wird also voraussichtlich im Oktober 2017 der Fall sein.

Kern ist eine Änderung des § 203 StGB Anwälte (und andere freie Berufe) dürfen zukünftig externe Dienstleister und Dienstleistungen in den Kanzleiablauf einbeziehen. Die Norm regelt nun die Voraussetzungen, unter denen die Weitergabe oder das Zugänglichmachen von Geheimnissen an mitwirkende Personen – Angestellte und externe Dienstleister – möglich ist, wenn dies erforderlich ist. Dies wird bei vielen Tätigkeiten der Fall sein, etwa bei Fragen der Datenverarbeitung, aber auch bei der Inanspruchnahme von Call-Centern, Schreibbüros oder Kopiercentern. Im Gegenzug muss der Rechtsanwalt beim Outsourcing dafür Sorge tragen, dass die extern beauftragten Personen ebenfalls zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Die Verletzung dieser Pflicht ist strafbewehrt, wenn die einbezogene Person unbefugt ein Geheimnis offenbart hat. Die Vorschrift trifft auch mitwirkende Personen, wenn etwa der Geschäftsführer eines Dienstleistungsunternehmens seine Mitarbeiter beauftragt.

Der neue § 43e BRAO schafft die Voraussetzungen und Grenzen, unter denen externen Dienstleistern ohne Einwilligung der berechtigten Personen (der Mandanten) der Zugang zu fremden Geheimnissen eröffnet werden darf. Im Rahmen dieser Norm verstößt der Anwalt nicht gegen die Verschwiegenheitspflicht, wenn er Dritten den Zugang zu fremden Geheimnissen gewährt. Er macht sich auch nicht mehr strafbar. Die bereits in der BORA bestehende Berufspflicht, Angestellte zur Verschwiegenheit zu verpflichten (§ 2 Abs. 4 BORA), findet sich nun auch in der Bundesrechtsanwaltsordnung. Geregelt ist damit eine Berufspflicht, nach der der Anwalt die von ihm beschäftigten Personen schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen der Pflichtverletzung informieren muss. Der Anwalt hat darüber hinaus bei seinen Beschäftigten in geeigneter Weise auf die Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht hinzuwirken. Er muss also auch im laufenden Kanzleibetrieb darauf achten, dass die Verschwiegenheitspflicht in seiner Kanzlei gewahrt wird.

Worauf muss der Anwalt noch achten, wenn er Dienstleistungen auf Dritte überträgt?

Der Anwalt muss, so formuliert es das Gesetz, den Dienstleister sorgfältig auswählen und mit ihm ausdrücklich eine Verschwiegenheitserklärung vereinbaren. Bei der Verpflichtung von externen Dienstleistern genügt nach dem Gesetz die Textform (§ 43e Abs. 3 BRAO). Hier muss sich der Anwalt Gedanken machen, wie er diese Verträge ausgestalten will und ob eine Änderung bestehender Vereinbarungen notwendig sind. Sinnvoll kann es auch sein, sich hierüber ein eigenes Verzeichnis anzulegen.

Gibt es Tätigkeiten, die er nicht auslagern darf?

Es steht immer die „Erforderlichkeit“ der Auslagerung im Vordergrund, dies ist der Prüfungsmaßstab. Ich kann mir nur wenige Tätigkeiten vorstellen, die nicht ausgelagert werden dürfen, zum Beispiel die direkte Aktenführung in der Kanzlei.

Was gilt, wenn der Dienstleister im Ausland seinen Sitz hat, was gerade bei IT- oder Cloudanbietern der Fall sein kann? Könnten die unterschiedlichen Datenschutzregelungen, zum Beispiel in den USA, ein Problem darstellen?

Die Anwälte erhalten auch die Möglichkeit, ohne Einwilligung des Mandanten bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen im oder aus dem Ausland dem Dienstleister den Zugang zu Geheimnissen eröffnen. Voraussetzung dafür ist, dass der in dem jeweiligen Land bestehende Schutz der Geheimnisse mit dem Schutzniveau in Deutschland vergleichbar ist. Fraglich ist, ob diese Regelung praktikabel ist, denn dies setzt ja immer eigene Prüfungen voraus. Hier sehe ich vor allem eine Aufgabe für die Dienstleister. Sie werden ihre Kunden entsprechend informieren müssen, wenn sie mit der Anwaltschaft ins Geschäft kommen möchten.