Bücher, Aktenberge, auf den Tischen Stapel von Papier – so sieht es in vielen Kanzleien aus. Doch das wird sich ändern. Künftig wird immer weniger auf Papier geschrieben, gedruckt und archiviert werden. Die neuesten Befragungen zum Berufsrechtsbarometer des Soldan Instituts belegen den technischen Wandel in der Kanzlei.
Auch hier schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam voran. Bereits heute nutzt die große Mehrheit, 81 Prozent der Befragten, juristische Online-Datenbanken, 60 Prozent verwenden elektronische Fristenkalender und 57 Prozent betreiben elektronische Aktenverwaltung. Bei 38 Prozent der Befragten ist bereits schon Spracherkennungssoftware im Einsatz. Die neue Technik beschert eine Reihe von Erleichterungen im Kanzleialltag. Das fängt beim digitalen Diktieren an.
Audiodatei statt Band
Anders als beim analogen Gerät wird die Sprache nicht auf einem magnetischen Band, sondern in einer digitalen Audiodatei festgehalten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der umständliche Bandumlauf in der Kanzlei entfällt, denn die Audio-Datei ist sofort am Arbeitsplatz der Schreibkraft verfügbar. Das ist auch der Fall, wenn sie ganz woanders sitzt, beispielsweise zuhause in ihrem Homeoffice. Ganz einfach und zweifelsfrei kann der Anwalt festlegen, welches Dokument Priorität hat und schnellstens bearbeitet werden soll. Das kann er auch ebenso einfach an seinem Schreibtisch verfolgen. Dank der digitalen Technik müssen die Bandkassetten, von denen ein Anwalt mindestens zehn Stück im Jahr verbraucht, nicht mehr gekauft werden. In Kombination mit moderner Spracherkennungssoftware lassen sich Schriftsätze sogar noch schneller diktieren und kommentieren.
Einfache Umstellung
Die Umstellung auf die neue Technik ist unproblematisch. „Die größte Hürde, die sich professionellen Anwendern im Vorfeld stellt, ist die Handhabung der neuen Technik. Aber keine Sorge. Die führenden Anbieter im deutschen Markt haben sich hierauf inzwischen bestens eingestellt“, sagt Soldan-Produktmanager Thomas Mackowiak. So ist beispielsweise die Handhabung des Schiebeschalters genauso aufgebaut wie bei den Vorgängern in der analogen Welt. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt Produktmanager Mackowiak seinen Kunden, unverbindliche und kostenlose Anwendungstests zu nutzen. „Dabei können sich die Kunden am besten ihren ganz persönlichen Eindruck verschaffen“, sagt er. Da neben der Bedienbarkeit auch die Frage nach der Software entscheidend ist, die für das gewählte Gerät und Servicepaket zur Verfügung steht, sollte bei einem Anwendungstest auch die dazugehörige Transskriptionssoftware als Vollversion enthalten sein. „Sonst hilft dem Nutzer das Testgerät nicht wirklich weiter“, sagt Mackowiak.
Aber nicht nur bei der Handhabung, auch bei der Auswahl der Software gibt es einiges zu bedenken, zum Beispiel ob die Software optional Spracherkennung oder auch externe Schreibdienste einbinden kann. Außerdem sollte darüber nachgedacht werden, ob sich die Technik auch für mobile Anwendungen eignet. Kann der Nutzer im Notfall auch mit seinem Smartphone diktieren und dieses Diktat dann versenden? Ist die Datenübertragung insgesamt sicher und verschlüsselt? „Die Software sollte immer zu den jeweiligen Anforderungen des Nutzers passen und auch zu der Person, die schließlich das Diktat schreibt“, rät Mackowiak. Deshalb empfiehlt er, beim Test eines neuen Gerätes auch die Schreibkräfte in der Kanzlei einzubinden. „Unsere Kunden stellen immer wieder begeistert fest, wie viel einfacher mit den digitalen Diktiersystemen gearbeitet werden kann“, so Mackowiak.
