Wissensmanagement in der Kanzlei: Wissensdatenbanken und Mustertexte

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Rechtliches Wissen kann besonders gut und ergebnisnah in Mustertexten erfasst werden. Bereits heute stellen in vielen Kanzleien die Textmuster, die auf Grundlage von Formularbüchern erstellt oder zumindest mit deren Inhalten erweitert wurden einen, wenn nicht sogar den wesentlichen Wissensschatz der Kanzlei dar.Sie ermöglichen es, in der Aktenbearbeitung nicht immer wieder „bei null“ anzufangen und tragen so erheblich zum Zeitmanagement und damit unmittelbar zur wirtschaftlichen Entwicklung der Kanzlei bei. Moderne Softwarelösungen widmen sich daher dem Thema nicht nur am Rande, sondern bieten ein flexibles Textbausteinsystem, in dem eigene Formulierungen und Mustertexte sinnvoll verwaltet werden können.

Gewöhnen Sie sich die Nutzung dieser Funktionen beizeiten an und achten Sie stets darauf, auch wirklich den neutralen Mustertext als Basis der neuen Ausarbeitung zu nutzen. Es ist nicht nur peinlich, sondern auch sehr bedenklich, wenn Ihnen Schreiben „durchrutschen“ in denen noch Daten eines anderen Mandats enthalten sind, da Sie in der Kürze der Zeit nicht alles gründlich überarbeiten konnten.

Achten Sie auf die eindeutige Bezeichnung der Mustertext-Dateien

Geben Sie den Abwandlungen ihrer Mustertexte beschreibende Dateinamen, wie etwa „Drittschuldner-Herausgabe“ oder speichern Sie bei größeren Dokumenten auch einzelne nützliche Klauseln getrennt ab.

Befassen Sie sich hierzu eingehend mit dem Mustertextsystem Ihrer Kanzleisoftware, s.o.. Mustertexte (aber auch Checklisten) sollten so abgelegt werden, dass die Inhalte auch möglichst thematisch nachvollziehbar geordnet und schnell wieder auffindbar sind.  Hat man sich erstmal in zwei bis drei Fällen mit den Besonderheiten einer besonderen Anrechnungsproblematik im RVG vertraut gemacht, so wird die erforderliche Zeit für die Wissenserzeugung für eine vierte, fünfte und sechste kontinuierlich und erheblich sinken. Nutzen Sie die Strukturierungs- und Versionierungsfunktionen Ihrer Mustertextfunktion. Liefert Ihre Kanzleisoftware hier keine hinreichende Funktionalität, so bleibt Ihnen die Möglichkeit, sich selbst ein System mithilfe von Microsoft Word-Vorlagen zu erstellen.