So sind Sie für den Start des beA bestens vorbereitet

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Der Termin steht: Vom 1. Januar 2018 an sind alle Anwältinnen und Anwälte verpflichtet, Zustellungen von Gerichten und Behörden über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) entgegenzunehmen. Ab diesem Zeitpunkt wird das beA ein etablierter Kommunikationsweg unter Anwälten, die miteinander elektronisch korrespondieren. Kein Anwalt wir es verhindern können, dass er so elektronisch Dokumente erhält, mit denen er arbeiten und auf die er reagieren muss. Spätestens dann müssen Rechtsanwälte und Mitarbeiter in Kanzleien alle Voraussetzungen geschaffen haben, um mit dem beA sicher zu arbeiten und Haftungsfallen zu vermeiden. Sie sollten daher unbedingt rechtzeitig die dafür
notwendige Hardware anschaffen und die Arbeitsprozesse auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereiten. Das gilt insbesondere für die beA-Karte. „Die Rechtsanwaltskammern befürchten, einen möglichen Ansturm gegen Ende des Jahres nicht bewältigen zu können. Wer also erst spät bestellt, riskiert es, dass seine Karte nicht rechtzeitig zum Start des beA verfügbar ist“, warnt Soldan-Geschäftsführer René Dreske. Zusammen mit der Beratungsfirma Rubis & Hill bietet das Unternehmen derzeit Inhouse-Schulungen für Kanzleien rund um das beA an.

Tobias Warken, Consultant bei Rubis & Hill

Ein zentraler Punkt dieser Seminare gilt dem haftungsfreien Umgang mit dem Postfach. Dabei gibt es einige Punkte zu beachten: So können beispielsweise die Gerichte das beA nutzen, um Dokumente zu schicken; dazu verpflichtet sind sie jedoch noch nicht. „Wenn das Gericht mir etwas an meine beA-Adresse schickt, bedeutet das jedoch nicht, dass ich automatisch auch auf diesem Weg antworten kann“, erklärt Tobias Warken, Consultant bei Rubis & Hill und Autor des technischen Teils im Buch „Keine Angst vor dem beA“. Er empfiehlt deshalb genau zu prüfen, ob sich das jeweilige Gericht auch wirklich am elektronischen Rechtsverkehr beteiligt.

Auch fehlerhafte oder sogar fehlende qualifizierte elektronische Signaturen können gravierende Folgen haben. „Einen Schriftsatz muss der Anwalt mit seiner eigenen Signaturkarte digital unterschreiben“, mahnt Warken. Das dürfe er auf keinen Fall seinen Kanzleimitarbeitern überlassen. Denn fehlt seine eigene Signatur, gilt das Dokument als nicht richtig unterschrieben und ist beim elektronischen Versand damit auch nicht wirksam zugestellt. „In vielen Kanzleien hat sich die laxe Praxis eingeschliffen, das digitale Versenden den Mitarbeitern zu überlassen, etwa über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Anwalt und Mitarbeiter sollten zur eigenen Sicherheit schnell umdenken“, so Warken. Eine kleine Checkliste, was beim Versenden einer Nachricht alles zu beachten ist, kann deshalb sinnvoll sein.

In den Inhouse-Schulungen geht es auch darum, wie mit dem beA effizient gearbeitet und wie es am besten in die Kanzleiabläufe eingebunden werden kann. „Wir zeigen beispielsweise, wie man Signaturen effizient anbringt, ohne damit unnötige Mehrarbeit für Anwälte und Mitarbeiter zu verursachen. Es geht vielmehr um Arbeitserleichterungen“, erklärt Warken. In den Seminaren können die Teilnehmer im Schulungssystem das beA selbst ausprobieren, Fehler machen und daraus lernen. Warken empfiehlt schon vor dem Start des beA zu üben, in dem zum Beispiel Testnachrichten an Kollegen und Justiz versandt werden. Vor allem sei es ratsam, bereits vor Dezember alle notwendigen Vorbereitungen für den Start des beA getroffen zu haben, um unnötigen Zeitdruck zum Jahreswechsel zu vermeiden. „Lassen Sie sich nicht vom elektronischen Rechtsverkehr überraschen!“, lautet seine Botschaft.

Checkliste: Versenden einer Nachricht
• Ist der richtige Empfänger ausgewählt?
• Ist der richtige Absender ausgewählt?
• Prüfung: Muss eine qualifizierte elektronische Signatur angebracht sein?
• Sind alle notwendigen Dokumente von der richtigen Person qualifiziert elektronisch signiert?
• Sind alle Signaturdateien angehängt?

Checkliste – Das sollten Sie in 2017 angehen:
• Frühzeitige Anschaffung der benötigten Hardware
• Vorbereitung der Workflows in der Kanzlei
• Einarbeiten der Mitarbeiter
• Haftungsfragen klären
• Einrichtung der Karten, Vergabe von Berechtigungen
• Üben und Vorbereiten auf elektronische Signatur
• Etablierung einer regelmäßigen Kontrolle des beA
• Versand von Testnachrichten an Kollegen, Justiz
• Erklärung der Empfangsbereitschaft

Weitere Informationen zum Seminar: www.soldan.de/weiterbildung/renos/bea-inhouse-seminar

Darüber hinaus bietet Soldan auch ein Webinar an, das sich speziell mit den rechtlichen Fragestellungen rund um das beA beschäftigt.