Software als Fundament: Legal Tech in Anwaltskanzleien

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Gunther Thies, Vorstandsvorsitzender der STP Informationstechnologie AG

Gastbeitrag von Gunther Thies, STP Informationstechnologie AG

Legal Tech: Die Anforderungen an die Anwendungsbereiche und der Mandant als Innovationstreiber – das sind zwei wesentliche Herausforderungen, denen sich Kanzleien heute stellen müssen, ist Gunther Thies überzeugt. Der Vorstandsvorsitzende der STP Informationstechnologie AG spricht über dieses Thema auch auf dem Anwaltszukunftskongress, der am 8. und 9. September in Düsseldorf stattfindet.

Deutsche Rechtsanwaltskanzleien haben Nachholbedarf, wenn es um den Einsatz unterstützender Software geht. Das zeigen die Ergebnisse der aktuellen STP-Benchmark- Studie 2017 zum Digitalisierungsgrad und der Innovationskraft von Kanzleien. Befragt wurden mehr als zweihundert Office-Manager, IT-Zuständige und Rechtsanwälte. Dabei ging es in der Untersuchung in erster Linie um folgende Bereiche:

  • Anwaltliches Arbeiten: Inwiefern nutzt der Berufsträger Software zur Unterstützung seiner täglichen Arbeit?
  • Compliance und Sicherheit: Wie hoch sind Umfang und Abdeckungsgrad der Automatisierung von Prozessen zur sicheren Konfliktprüfung?
  • Reporting und Erlösverteilung: Wie hoch ist der Grad der automatisierten Kennzahlenermittlung zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei?
  • Leistungs- und Zeiterfassung: In welchem Umfang erfolgt die Zeiterfassung standardisiert und automatisiert?
  • Customer Relationship-Management: Wie stark werden Mandantenpotentiale bereits ausgeschöpft und in welchen Bereichen?
  • Abrechnung: Wie weit ist die Rechnungserstellung bereits automatisiert?

Das Ergebnis der Befragung zeigt, dass die durchschnittliche deutsche Anwaltskanzlei noch weit entfernt ist von grundlegend standardisierten, elektronischen Prozessen und daher weitgehend auch von dem Einsatz von Legal Tech-Lösungen. Eines der aktuellen Themen, das zu geringe Beachtung findet, ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Zwar liegen derzeit noch keine Zahlen der bereits angemeldeten Berufsträger für das beA vor. Die Ergebnisse der STP-Benchmark-Studie lassen aber die Schlussfolgerung zu, dass auch das beA mit seinen Möglichkeiten und Herausforderungen deutlich unterschätzt wird.

Tagesgeschäft-Blockaden für Legal Tech

Anwälte in Deutschland sind im Bereich Legal Tech blockiert. Im Tagesgeschäft stoßen Berufsträger schnell an technische Grenzen. Das ist nicht selten mangelnder Prozessoptimierung in Kanzleien geschuldet und weniger eine Frage des mangelnden Personals.

Punkte, die schmerzen, sind beispielsweise:

  • Medienbrüche: Sie sind der Grund, warum eine homogene Bearbeitungsmöglichkeit via Outlook oftmals nicht möglich ist. Der Berufsträger muss mehrere Programme bedienen und zum Teil hin- und herkopieren.
  • Anlage der Aktenstruktur und Rechtevergabe: Regelmäßig mangelt es an festen Standards in Kanzleien, was unter anderem zu Intransparenz führt, beispielsweise bei den Zugriffs- und Bearbeitungsrechten.
  • Mangelnde Unterstützung bei aktenintensiven Prozessen: Gerade in großen Prozessen benötigen Kanzleien Unterstützung, zum Beispiel durch das Scannen von Akten und der Möglichkeit der Volltextsuche nach Bearbeitung der Scans.
  • Vereinfachte Versionierung ist nicht möglich: Die beste Versionierung ist die automatisierte, die klar erkennen lässt, wer welche Änderungen im Dokument vorgenommen hat. Nur so lässt sich eine Zuordnung realisieren und Sicherheit schaffen.
  • E-Mail-Flut :Wenn Akten elektronisch hin- und hergeschoben werden müssen, Mail- Anhänge erst geöffnet und dann gespeichert werden können und der gesamte Kommunikationsprozess mit dem Mandanten nicht standardisiert ist, kostet das Zeit und macht damit ein Mandat weniger rentabel.
  • Aufwändige Datenräume: Die sichere Kommunikation mit Mandanten sollte nicht abhängig sein von separaten Datenräumen, die ein Einloggen erfordern und damit die Bearbeitung eines Sachverhaltes technisch verkomplizieren.
  • Handakten: Sie werden gesucht, mitgeführt, abgelegt, geführt. Dieses Problem kennt jede Kanzlei, die noch Handakten führt.

Fazit

Eine geeignete Software für eine wirtschaftlich orientierte Kanzlei sollte standardisierte Prozesse unterstützen und dem Anwalt die Möglichkeit bieten, sich ganz auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Sehr gute Lösungen erhöhen für Kanzleien Effizienz, den Standardisierungs- und Automatisierungsgrad und damit die Profitabilität. Intelligente Software unterstützt Legal Tech-Lösungen und vermeidet Entwicklungsblockaden.

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