Wissensmanagement in der Kanzlei: Checklisten

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In der Checkliste wird allgemein prozessuales Wissen zu einer konkreten Fragestellung festgehalten, prozessual hier tatsächlich im doppelten Sinn, das heißt interne Kanzlei-Prozesse ebenso wie zugrundeliegende juristische Verfahren, das heißt prozessrechtliches Vorgehen. Die Checkliste ist sozusagen ein Kochrezept zur adäquaten Fallbearbeitung. Sie kann beispielsweise für den Bereich Kostenabrechnungen typische Fallkonstellationen und Prüfmuster samt Handlungsanweisung beinhalten, die man nacheinander „abhaken“ kann.

Fachsoftware und Fachliteratur bieten teilweise bereits fertige Checklisten an

Selbstverständlich sollte eine solche Checkliste regelmäßig aktualisiert und versioniert werden. Auch wenn die Checklistenlogik durchaus in den gängigen Kanzleiprogrammen zum Einsatz kommt, z.B. bei der Aktenanlage oder einer Abrechnung, so sind fachgebietsspezifische Checklisten eher in Fachsoftware hinterlegt, so z.B. im Familienrechtsprogamm AdvoExpert Familienrecht, verschiedenen erbrechtlichen Programmen oder dem längst eingestellten Smarttool Verkehrszivilrecht. Diese Programme führen den Nutzer durch Dialoge entlang einer Checkliste zu dem gewünschten Arbeitsergebnis, das heißt zu Mustertexten und konkreten Berechnungen.

Fertige Checklisten finden sich natürlich auch in der Fachliteratur, speziell in Handbüchern oder kommentierten Formularsammlungen. Aber sowohl die Fachsoftwareprodukte als auch die Fachliteratur vermögen nicht, das eigene Wissensmanagement zu ersetzen, sie können es nur ergänzen. Legen Sie daher Ihre mühsam erarbeiteten persönlichen Checklisten in den thematisch passenden Wiki-Artikeln, Dossiers und Fallakten ab. Achten Sie dabei darauf, dass sie lediglich eine Verknüpfung auf die Checkliste in der Fallakte oder dem Dossier speichern, da sie die Checkliste ja zentral an einer Stelle pflegen wollen und nicht unzählige Kopien an verschiedenen Orten.

Dieser Beitrag ist Teil der Serie „Wissensmanagement in der Kanzlei“, die viele interessante Beiträge rund um die Organisation von Fachwissen und -informationen thematisiert. Weitere Beiträge folgen.