Kommunaler Aktenplan 21 - mit Fortsetzungsbezug

Der Aktenplan für das 21. Jahrhundert

Die Anforderungen an die öffentlichen Verwaltungen haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns ist daher wichtiger als je zuvor: Alle in einer öffentlichen Verwaltung gebildeten Akten müssen auch bei sehr großem Aktenanfall rasch und vollständig auffindbar sein.

Um die bestmögliche Organisation der Schriftgutverwaltung in den Kommunen zu gewährleisten, hat eine von den kommunalen Spitzenverbänden in Baden-Württemberg eingesetzte Autorenschaft einen Aktenplan für das 21. Jahrhundert erarbeitet. Der »Kommunale Aktenplan 21« dient als Ordnungsinstrument und Leitfaden für die gut geführte und korrekte Schriftgutverwaltung. Ergänzend vermittelt das Handbuch »Professionelle Aktenführung in der Kommunalverwaltung« die Standards der Aktenführung für das 21. Jahrhundert aus der Sicht der kommunalen Praxis.

Youtube-Videos zu den FAQs (wichtigste Fragen)
Typische Fragen zum »Kommunale Aktenplan 21« beantwortet der Projektleiter des »Kommunalen Aktenplans 21« Prof. Dr. Sannwald in 12 prägnanten Youtube-Clips zu den Themen: Die Akte · Anforderungen an die Akte · Der Aktenbestand · Das Aktenverzeichnis · Der Aktenplan · Landesweite Einheitlichkeit · Parallelreihung und Tiefergliederung zum Aktenplan · Erscheinungsweise des Kommunalen Aktenplans 21 · Umstellung auf den Kommunalen Aktenplan 21 · Umsignierung von elektronischen Akten (E-Akten) · Aktenaussonderung · Entscheidung für den 0 bis 9 – Aktenplan

Umstellung von »Aktenplan 81« auf »Aktenplan 21«
Der »Kommunale Aktenplan 21« ersetzt den bisherigen »Aktenplan 81«. Der Nutzer erhält eine klar strukturierte, verschlankte Ablagesystematik, die sowohl auf Papierakten als auch elektronische Akten anwendbar ist. Der »Kommunale Aktenplan 21« ist damit auch im Hinblick auf kommende Dokumentenmanagementsysteme zuverlässig nutzbar.

Der »Kommunale Aktenplan 21« setzt auf dem Grundgerüst und dem Erscheinungsbild des bewährten »Aktenplans 81« auf. Er bietet eine an heutige Anforderungen angepasste Systematik, die Freiraum für örtliche Strukturen lässt. Der hierarchische Aufbau und das dezimale Ziffernsystem erleichtern die schnelle Orientierung.

Leichter Umstieg auf den »Aktenplan 21«
Durch das Einfügen einheitlicher Schemata bei wiederkehrenden standardisierten Ablageerfordernissen können individuelle Gegebenheiten abgebildet werden. Das Beibehalten von Bewährtem ermöglicht es den Kommunen, in vielen Bereichen mit ihrem bisherigen Ziffernsystem weiterzuarbeiten. Gleichzeitig erleichtert es den schrittweisen Umstieg auf die neue Systematik.

Um die Umstellung auf den »Kommunalen Aktenplan 21« so fließend wie möglich zu gestalten, erscheint der Aktenplan in regelmäßigen Aktualisierungslieferungen, die den alten Aktenplan Schritt für Schritt ersetzen. Die vorerst weiterhin gültigen Hauptgruppen des »Aktenplans 81« werden sukzessive durch aktualisierte Aktenplanhauptgruppen ersetzt. Dadurch kann eine stufenweise und graduelle Einführung in die bestehende Schriftgutverwaltung durch sukzessive Ersetzung der einzelnen Aktenplanhauptgruppen erfolgen. Der Umstellungsaufwand für die Gemeinden, Städte und Landkreise bleibt dadurch so gering wie möglich.

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