Aktenvernichter Sicherheitsstufe P-2

Wann ist ein Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P-2 die richtige Wahl?

Die Sicherheitsstufen von Aktenvernichtern (auch: Aktenschredder) beschreiben, wie klein ein Dokument oder Datenträger zerkleinert wird und wie schwierig eine Rekonstruktion der enthaltenen Informationen ist. P-2 ist die zweite von sieben Stufen. Das „P“ steht hierbei für Papier und kennzeichnet die Anforderungen an die Vernichtung papierbasierter Dokumente.

Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die entstehenden Papierpartikel und desto höher der Schutz vor einer Wiederherstellung der Daten.

Ein Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-2 ist dann die passende Wahl, wenn Sie Dokumente vernichten möchten, die weder vertrauliche noch personenbezogene Daten enthalten. Dazu zählen beispielsweise:

• interne Dokumente ohne schutzbedürftige Informationen,
• allgemeine Rechnungen, Angebote, Korrespondenzen oder ähnliche Kanzlei- und Bürounterlagen,
• Papiere ohne sensiblen Mandanten-, Personal- oder Unternehmensdaten,
• Dokumente für die ein normaler Schutzbedarf gemäß Norm ausreichend ist.

Bedeutung und Einsatz der verschiedenen Schutzklassen

Die Sicherheitsstufen sind außerdem in Schutzklassen aufgeteilt. Diese beschreiben, wie schützenswert die zu vernichtenden Informationen sind: Klasse 1 steht für einen normalen, 2 für einen hohen und Schutzklasse 3 für einen sehr hohen Schutzbedarf.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Stufe wofür geeignet ist und wie Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P-2 einzuordnen sind:

Wichtig: Sobald Unterlagen, Schriftsätze, Akten oder Verträge mit personenbezogenen und vertraulichen Daten entsorgt werden sollen, müssen Sie eine höhere Sicherheitsstufe als P-2 wählen. Für Mandats- und Kanzleiunterlagen empfehlen wir mindestens P-4, bei besonders sensiblen Daten P-5.

Worauf sollte ich beim Kauf achten?

Neben der Schutzklasse und Sicherheitsstufe sind folgende Kriterien relevant:

Schnittleistung

Die Anzahl der Blätter, die der Aktenvernichter pro Schneidearbeitsgang zerkleinern kann, bestimmt über die Effizienz Ihrer Arbeit. Wenn Sie täglich nur kleine Mengen zerstören möchten, ist das kein Problem – bei großen Datenmengen sollten Sie ein entsprechendes Modell mit hoher Schnittleistung wählen.

Auffangvolumen

Das Fassungsvermögen des Auffangbehälters entscheidet darüber, wie oft Sie ihn leeren müssen. Für einen Einzelarbeitsplatz reichen häufig 15-25 Liter, in einer größeren Kanzlei sollten Sie zu einem Aktenvernichter mit höherem Volumen greifen.

Zerstörbare Medien

"P" beschreibt, dass ein Aktenvernichter Informationen in Originalgröße, insbesondere Papier zerstören kann. Einige Modelle vernichten darüber hinaus weitere Medienarten. Diese werden allerdings gesondert geprüft und erhalten daher eine eigene Sicherheitsstufe, die nicht der für Papiere entsprechen muss. In den Herstellerangaben ist die Fähigkeit, welche Materialien geschreddert werden können, mit weiteren Abkürzungen angegeben: "O" für optische Datenträger wie CDs oder DVDs, "E" für elektronische Datenträger wie USB-Sticks oder H für Festplatten mit magnetischem Datenträger beispielsweise.

Lautstärke & Komfort

Steht das Gerät in einem Büro, spielt die Lautstärke eine große Rolle – vor allem, wenn Sie es häufig nutzen. Achten Sie auf Hinweise darauf, wie laut der Arbeitsvorgang ist. Darüber hinaus gibt es Zusatzfunktionen wie Start und Stopp, Rückwärtsfunktion bei Papierstau oder ein Überhitzungsschutz, die die Nutzung im Alltag spürbar angenehmer gestalten.

Häufige Fragen

Was bedeutet Sicherheitsstufe P-2 bei Aktenvernichtern?

Die Sicherheitsstufe P-2 ist die zweite von sieben Stufen für Papier nach DIN 66399 bzw. ISO/IEC 21964 und ordnet ein, wie wahrscheinlich es ist, die zerteilten Seiten wieder zusammenzusetzen bzw. entziffern zu können.

P-2 eignet sich für interne Dokumente ohne personenbezogene Inhalte, wie etwa Notizen, Entwürfe oder allgemeine Verwaltungsunterlagen.

Woran erkenne ich, welche Datenträger der Aktenvernichter zerkleinern kann?

Das Kürzel vor der Stufenzahl steht für die Materialart und wird üblicherweise in der Herstellerbeschreibung angegeben:

• E = Elektronische Datenträger (z. B. USB-Sticks)
• F = Verkleinerte Informationsdarstellung (z. B. Mikrofilm, Folien)
• H = Festplatten mit magnetischem Datenträger (z. B. HDD-Festplatten)
• O = Optische Datenträger (z. B. CDs, DVDs)
• P = Informationen in Originalgröße, insbesondere Papier (z. B. Ausdrucke, Briefe, Urkunden, Formulare)
• T = Magnetische Datenträger (z. B. Disketten, ID-Karten)

Achten Sie hierbei immer auf die Herstellerangaben, denn der Aktenvernichter muss für das jeweilige Medium ausdrücklich ausgelegt sein.

Ist ein P-2-Aktenvernichter für eine Kanzlei ausreichend?

Für die allgemeine Büroverwaltung, ja. Für die Mandatsarbeit ist allerdings eine höhere Sicherheitsstufe notwendig. Sobald personenbezogene Unterlagen, Schriftsätze, Akten und Verträge entsorgt werden sollen, müssen Sie eine höhere Stufe wählen.

Für Dokumente, die der DSGVO sowie der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO unterliegen, sollten Sie mindestens einen Aktenvernichter der Stufe P-4 wählen.