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Managed-Print-Service (MPS)
Möchten Sie Ihre monatlichen Druck- und Kopierkosten um bis zu 30 % senken? Dann ist Soldan Ihr Partner. Unsere Kompetenz beim Druck- und Kopiermanagement optimiert Ihre Ressourcen und steigert Ihre Effizienz.
Mit zunehmender Digitalisierung steigt die Komplexität der Druck-, Kopier-, Scan- und Faxvorgänge in Kanzleien. Eine professionelle Steuerung garantiert den Überblick und kann Kosten für das Geräte-Management und den damit verbundenen hohen Personaleinsatz senken.
Maßgeschneiderte Managed-Print-Service-Lösungen
Soldan stellt Ihnen in Zusammenarbeit mit langjährigen Partnern eine maßgeschneiderte Dokumenten-Management-Lösung zur Verfügung. Unsere Partner sind Marktführer, ihre Geräte multifunktional: Unterschiedliche Funktionen wie Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen werden in einem Gerät gebündelt. Das bedeutet für Sie: weniger Geräte in Ihrem Büro und damit ein deutlich geringerer administrativer Aufwand. Zudem rückt an die Stelle des manuellen Handlings eine automatische Weiterverarbeitung von Kanzlei-Dokumenten. Dies ist insbesondere entscheidend für den Einsatz im Rahmen des digitalen elektronischen Rechtsverkehrs, wenn Sie Akten und Unterlagen scannen und digitalisieren müssen.
Fit für den elektronischen Rechtsverkehr
Fachleute empfehlen Kanzleien, sich heute schon konkret mit den zukünftigen Aufgaben und der damit verbundenen Gestaltung der Kanzlei-Infrastruktur auseinanderzusetzen, damit sie einen entsprechenden Vorlauf haben und keine Mandate verlieren, wenn sie spätestens am 01.01.2020/2022 zur Nutzung des ERV verpflichtet sind.
Gerne beraten wir Sie, damit Ihre Gerätelandschaft fit für den elektronischen Rechtsverkehr wird und Sie problemlos Ihre Akten und Unterlagen digitalisieren können. Auf folgende Punkte muss dabei geachtet werden:
- Schnelles Scannen (Dual-Scanner und schneller Prozessor)
- Scanergebnis = z.B. PDF/A-Dateien (Langzeitarchivierung und Volltext-OCR-Erkennung für Schlagwortsuche)
- Dokumentenbox (Dokumentenrouting in Zielordner zur Einbindung in Kanzleisoftware)
- Anwender können Dokumente direkt am Gerät öffnen, bearbeiten, drucken und scannen
Kosten senken mit MPS – Beispielrechnung
70 % der Druckkosten sind verdeckte Kosten: Vor allem Administration und Verbrauchsmaterialien belasten den Etat. Hier liegt ein beträchtliches Einsparpotenzial, das oftmals unterschätzt wird. Warum ist das so?
Im Laufe der Zeit entsteht in den meisten Büros durch den Kauf bei verschiedenen Herstellern und Händlern eine heterogene Gerätelandschaft. Je nach Alter der Geräte steigt der Wartungsaufwand, unterschiedliche Toner müssen besorgt und bevorratet werden. Diese administrativen Tätigkeiten kosten Geld, Zeit und Nerven. Die Antwort ist unser Dokumenten-Management-System (DMS), das Ihren Gerätepark für Ihre individuellen Kanzleibedürfnisse optimiert und die Administration an Soldan überträgt.
Die Beispielrechnung zeigen Ihnen die Einsparpotenziale:
| Ohne MPS (Ohne Servicevertrag) | Kosten/Monat | Volumen/Monat |
|---|---|---|
| 1 Multifunktionsgerät, z.B. Konica Minolta | 80,00 € | 6.000 Seiten |
| Toner/Reparaturen (MFP-Gerät) | 45,00 € | |
| 2 Drucker z.B. Brother | 15,00 € | 1.000 Seiten |
| Toner/Reparaturen für diese 2 Geräte | 20,00 € | |
| 1 Faxsystem, z.B. Ricoh | 10,00 € | 300 Seiten |
| Toner/Reparaturen für dieses Geräte | 10,00 € | |
| Gesamtkosten über die Laufzeit (60 Monate) |
10.800,00 € | 7.300 Seiten |
| Mit MPS Inkl. Servicevertrag, bei dem alle Kosten für Verbrauchsmaterialien, Toner, Trommeleinheiten, sowie Reparatur- und Wartungsleistungen inkludiert sind | Kosten/Monat | Volumen/Monat |
|---|---|---|
| 1 Multifunktionsgerät, z.B. Samsung MXP K4250 (inkl. Faxeinheit) | 104,00 € | 6.300 Seiten |
| Toner/Reparaturen (MFP-Gerät) | inklusive | |
| 2 Drucker, z.B. Samsung ProXpress M3825 | 20,00 € | 1.000 Seiten |
| Toner/Reparaturen für diese beiden Drucker | inklusive | |
| Gesamtkosten über die Laufzeit (60 Monate) |
7.440,00 € | 7.300 Seiten |
| Ihre Ersparnis | ||
|---|---|---|
| Ihre Ersparnis (Laufzeit 60 Monate) |
3.360,00 € | 7.300 Seiten |
| Ihre Ersparnis in % (Laufzeit 60 Monate) |
über 31 % | 7.300 Seiten |
So geht es: Managed-Print-Service in 5 Stufen realisieren
Phase 1: Analyse/Aufnahme
In der ersten Phase analysiert der Soldan DMS-Fachberater zunächst Ihren Druck-, Fax-, Kopier- und Scan-Bedarf vor Ort. Er schafft Transparenz, indem er ermittelt, welche Geräte Sie an welchem Platz in Ihrer Kanzlei für welche Aufgaben benötigen.
Phase 2: Beratung/Optimierung
Wir zeigen Ihnen im Dialog den Weg zu einer sinnvollen Gerätelandschaft in Ihrer Kanzlei. In diesem Zusammenhang prüfen wir auch, wie bereits vorhandene Geräte in die neue Landschaft integriert werden können oder wie Sie mit bestehenden Verträgen verfahren. Im Konzept für die langfristige Kooperation wird zudem vereinbart, welche Aufgaben von Soldan übernommen werden sollen. Denn das garantiert eine reibungslose Zusammenarbeit im Tagesgeschäft.
Phase 3: Installation/Schulung
Auf Wunsch installieren wir Ihr maßgeschneidertes Gerätesystem und sorgen auch für eine ausführliche Schulung Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen der neuen Geräte.
Phase 4: Service
Nutzen Sie unseren ausgezeichneten Service – Soldan ist stets innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit für Sie da: Wir liefern Ihnen bedarfsgerecht Verbrauchsmaterialien, sorgen für die problemlose Wartung und garantieren eine schnelle Reparatur der Geräte. Diesen Service bieten wir auf Wunsch auch automatisiert über eine Online-Funktion oder per Telefon über die Soldan- Service-Hotline. Bei längeren Reparaturen sorgen wir gerne auch für ein Austauschgerät, damit in Ihrer Kanzlei alles ungestört weiterläuft.
Phase 5: Controlling/Anpassung
Auch nach Inbetriebnahme Ihrer individuellen Gerätelandschaft sind wir für Sie da. Mit Soldan als Partner erreichen Sie ein Höchstmaß an Produktivität und Kosteneinsparungen, denn wir begleiten Sie bei allen erforderlichen Schritten auf dem Weg zur perfekten Druckkostenoptimierung.
Weniger Kosten, mehr Flexibilität
Der Soldan MPS besitzt integrierte Kontrollmechanismen, reduziert Ihre Kosten, erlaubt eine flexiblere Gestaltung Ihrer Arbeitsabläufe – und verbessert so insgesamt die Leistung Ihrer Kanzlei. Dabei begleitet Sie stets das gute Gefühl, dass Sie bei Ihrem langjährigen Kanzlei-Spezialisten Soldan gut aufgehoben sind.
Vor-Ort-Beratung
Gern beraten wir Sie auch vor Ort in Ihren Kanzleiräumen – vereinbaren Sie jetzt mit uns Ihren Wunschtermin. Telefonisch unter 0201 8612-256, per E-Mail an mds@soldan.de oder Sie nutzen einfach unser Kontaktformular:
In Kanzleien, Notariaten und Steuerberaterbüros fallen immer größere Druckkapazitäten an. Oftmals explodieren die Druckkosten, denn auch Toner, Geräte und Wartung erhöhen die Ausgaben Ihrer Kanzlei beträchtlich. Nutzen Sie den effektiven Managed-Print-Service von Soldan, der vorhandene Geräte und Verträge mit Herstellern in ein neues, höchst effektives System integriert. Die Musterlösungen von Soldan garantieren Ihrer Kanzlei eine bis zu 30%ige Ersparnis hinsichtlich der Drucker- und Kopierkosten, denn unsere Experten optimieren Ihre bestehenden Systeme und bieten Ihnen auf Wunsch auch hochwertige, neue Lösungen an.
Das 5-Stufen-Modell von Soldan
Der zeitliche Aufwand und die Kosten für Druck-, Kopier-, Scan und Faxvorgänge in modernen Kanzleien und Notariaten wird immer größer, sodass ein professionell gesteuerter Managed-Print-Service eine ideale Möglichkeit darstellt, die Kosten zu senken und Ihr Personal zu entlasten. In Zusammenarbeit mit langjährigen Partnern erstellen wir für Ihre Kanzlei eine optimierte Lösung durch multifunktionale Geräte und unser Soldan 5-Stufen-Modell. Die Stufe 1 umfasst eine ausführliche Analyse des bestehenden Druck-, Fax- und Kopierbedarfs und ermittelt, wie viele Geräte benötigt werden. In einem zweiten Schritt beraten wir und unsere Partner Sie ausführlich, stellen Ihnen sinnvollere Geräte vor, überprüfen deren Integration in Ihr bestehendes System und erstellen neue Konzepte für Kooperationen. Die Installation und Schulung stellt die Stufe 3 dar, in welcher wir Ihre Mitarbeiter an den maßgeschneiderten Geräten einarbeiten. Natürlich garantieren wir Ihnen auch Stufe 4, die darin besteht, dass wir Sie mit Verbrauchsmaterialien wie Druckerbedarf beliefern, die Wartung übernehmen und für ein Austauschgerät sorgen, wenn eines der Geräte defekt ist. Für die Stufe 5 unseres Modells bleibt letztlich nur das Controlling übrig, durch welches wir überprüfen, ob Sie auch zukünftig über höchste Produktivität in Sachen Managed-Print-Service verfügen und so enorme Kosteneinsparungen verbuchen können.
Optimierte Druckerlandschaft
Mit den Managed-Print-Service Optionen verfügt Ihre Kanzlei über eine sichere Budgetplanung und ein attraktives Vertragsmodell von Soldan, welches transparent ist und Ihnen ein optimiertes und kalkulierbares System zur Verfügung stellt. Unsere Erfahrung im Kanzleigeschäft ist auf die Optimierung der Kosten für Druck und Kopie in Ihrem Unternehmen ausgerichtet. Wir berücksichtigen vorhandene Geräte in der Planung Ihrer Umstrukturierung und bieten Ihnen Verträge mit flexibler Geräteanzahl sowie den besten Kundenservice. Auf Wunsch übernimmt unser Soldan Druckzentrum auch das Nachfüllen der Druckmaterialien zu festgelegten Zeitpunkten.