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Dokumenten-Management (DMS)

Möchten Sie Ihre monatlichen Druck- und Kopierkosten um bis zu 30 % senken? Dann ist Soldan Ihr Partner. Unsere Kompetenz beim Druck- und Kopiermanagement optimiert Ihre Ressourcen und steigert Ihre Effizienz.

Mit zunehmender Digitalisierung steigt die Komplexität der Druck-, Kopier-, Scan- und Faxvorgänge in Kanzleien. Eine professionelle Steuerung garantiert den Überblick und kann Kosten für das Geräte-Management und den damit verbundenen hohen Personaleinsatz senken.

Maßgeschneiderte Dokumenten-Management-Lösungen

Soldan stellt Ihnen in Zusammenarbeit mit langjährigen Partnern eine maßgeschneiderte Dokumenten-Management-Lösung zur Verfügung. Unsere Partner sind Marktführer, ihre Geräte multifunktional: Unterschiedliche Funktionen wie Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen werden in einem Gerät gebündelt. Das bedeutet für Sie: weniger Geräte in Ihrem Büro und damit ein deutlich geringerer administrativer Aufwand. Zudem rückt an die Stelle des manuellen Handlings eine automatische Weiterverarbeitung von Kanzlei-Dokumenten. Dies ist insbesondere entscheidend für den Einsatz im Rahmen des digitalen elektronischen Rechtsverkehrs, wenn Sie Akten und Unterlagen scannen und digitalisieren müssen.

Fachleute empfehlen Kanzleien, sich heute schon konkret mit den zukünftigen Aufgaben und der damit verbundenen Gestaltung der Kanzlei-Infrastruktur auseinanderzusetzen, damit sie einen entsprechenden Vorlauf haben und keine Mandate verlieren, wenn sie spätestens am 01.01.2020/2022 zur Nutzung des ERV verpflichtet sind.

Gerne beraten wir Sie, damit Ihre Gerätelandschaft fit für den elektronischen Rechtsverkehr wird und Sie problemlos Ihre Akten und Unterlagen digitalisieren können. Auf folgende Punkte muss dabei geachtet werden:

  • Schnelles Scannen (Dual-Scanner und schneller Prozessor)
  • Scanergebnis = z.B. PDF/A-Dateien (Langzeitarchivierung und Volltext-OCR-Erkennung für Schlagwortsuche)
  • Dokumentenbox (Dokumentenrouting in Zielordner zur Einbindung in Kanzleisoftware)
  • Anwender können Dokumente direkt am Gerät öffnen, bearbeiten, drucken und scannen
70 % der Druckkosten sind verdeckte Kosten: Vor allem Administration und Verbrauchsmaterialien belasten den Etat. Hier liegt ein beträchtliches Einsparpotenzial, das oftmals unterschätzt wird. Warum ist das so?

Im Laufe der Zeit entsteht in den meisten Büros durch den Kauf bei verschiedenen Herstellern und Händlern eine heterogene Gerätelandschaft. Je nach Alter der Geräte steigt der Wartungsaufwand, unterschiedliche Toner müssen besorgt und bevorratet werden. Diese administrativen Tätigkeiten kosten Geld, Zeit und Nerven. Die Antwort ist unser Dokumenten-Management-System (DMS), das Ihren Gerätepark für Ihre individuellen Kanzleibedürfnisse optimiert und die Administration an Soldan überträgt.

Die Beispielrechnung zeigen Ihnen die Einsparpotenziale:

Ohne DMS
(Ohne Servicevertrag)
Kosten/Monat Volumen/Monat
1 Multifunktionsgerät, z.B. Konica Minolta 80,00 € 6.000 Seiten
Toner/Reparaturen (MFP-Gerät) 45,00 €  
2 Drucker z.B. Brother 15,00 € 1.000 Seiten
Toner/Reparaturen für diese 2 Geräte 20,00 €  
1 Faxsystem, z.B. Ricoh 10,00 € 300 Seiten
Toner/Reparaturen für dieses Geräte 10,00 €  
Gesamtkosten über die
Laufzeit (60 Monate)
10.800,00 € 7.300 Seiten
Mit DMS
Inkl. Servicevertrag, bei dem alle Kosten für Verbrauchsmaterialien, Toner, Trommeleinheiten, sowie Reparatur- und Wartungsleistungen inkludiert sind
Kosten/Monat Volumen/Monat
1 Multifunktionsgerät, z.B. Samsung MXP K4250 (inkl. Faxeinheit) 104,00 € 6.300 Seiten
Toner/Reparaturen (MFP-Gerät) inklusive  
2 Drucker, z.B. Samsung ProXpress M3825 20,00 € 1.000 Seiten
Toner/Reparaturen für diese beiden Drucker inklusive  
Gesamtkosten über die
Laufzeit (60 Monate)
7.440,00 € 7.300 Seiten
Ihre Ersparnis
Ihre Ersparnis
(Laufzeit 60 Monate)
3.360,00 € 7.300 Seiten
Ihre Ersparnis in %
(Laufzeit 60 Monate)
über 31 % 7.300 Seiten
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Phase 1: Analyse/Aufnahme

In der ersten Phase analysiert der Soldan DMS-Fachberater zunächst Ihren Druck-, Fax-, Kopier- und Scan-Bedarf vor Ort. Er schafft Transparenz, indem er ermittelt, welche Geräte Sie an welchem Platz in Ihrer Kanzlei für welche Aufgaben benötigen.

Phase 2: Beratung/Optimierung

Wir zeigen Ihnen im Dialog den Weg zu einer sinnvollen Gerätelandschaft in Ihrer Kanzlei. In diesem Zusammenhang prüfen wir auch, wie bereits vorhandene Geräte in die neue Landschaft integriert werden können oder wie Sie mit bestehenden Verträgen verfahren. Im Konzept für die langfristige Kooperation wird zudem vereinbart, welche Aufgaben von Soldan übernommen werden sollen. Denn das garantiert eine reibungslose Zusammenarbeit im Tagesgeschäft.

Phase 3: Installation/Schulung

Auf Wunsch installieren wir Ihr maßgeschneidertes Gerätesystem und sorgen auch für eine ausführliche Schulung Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen der neuen Geräte.

Phase 4: Service

Nutzen Sie unseren ausgezeichneten Service – Soldan ist stets innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit für Sie da: Wir liefern Ihnen bedarfsgerecht Verbrauchsmaterialien, sorgen für die problemlose Wartung und garantieren eine schnelle Reparatur der Geräte. Diesen Service bieten wir auf Wunsch auch automatisiert über eine Online-Funktion oder per Telefon über die Soldan- Service-Hotline. Bei längeren Reparaturen sorgen wir gerne auch für ein Austauschgerät, damit in Ihrer Kanzlei alles ungestört weiterläuft.

Phase 5: Controlling/Anpassung

Auch nach Inbetriebnahme Ihrer individuellen Gerätelandschaft sind wir für Sie da. Mit Soldan als Partner erreichen Sie ein Höchstmaß an Produktivität und Kosteneinsparungen, denn wir begleiten Sie bei allen erforderlichen Schritten auf dem Weg zur perfekten Druckkostenoptimierung.

Weniger Kosten, mehr Flexibilität

Der Soldan DMS-Service besitzt integrierte Kontrollmechanismen, reduziert Ihre Kosten, erlaubt eine flexiblere Gestaltung Ihrer Arbeitsabläufe – und verbessert so insgesamt die Leistung Ihrer Kanzlei. Dabei begleitet Sie stets das gute Gefühl, dass Sie bei Ihrem langjährigen Kanzlei-Spezialisten Soldan gut aufgehoben sind.

Sie haben Fragen oder
wünschen Beratung?

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne zum Dokumenten-Management-System. Telefonisch unter 0201 8612-256 oder per E-Mail an mds@soldan.de.

Vor-Ort Beratung

Gern beraten wir Sie auch vor Ort in Ihren Kanzleiräumen – vereinbaren Sie jetzt mit uns Ihren Wunschtermin.