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Mit dem digitalen Posteingang eingehende Dokumente und Kanzlei-Post intelligent digitalisieren
Prozessoptimierung startet im Posteingang. Täglich erhalten Kanzleien eine Vielzahl von Dokumenten und Informationen, elektronisch und in Papierform. Diese zu verarbeiten, kann viel Aufwand bedeuten. Eine automatisierte und digitale Verarbeitung eingehender Informationen trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung der Kanzleiorganisation bei:
Scan von Dokumenten
Durch das frühe Scannen kann der Dokumenteneingangsprozess signifikant beschleunigt werden: Sie müssen die Post nur öffnen und einscannen, die Verarbeitung erledigt ihr neuer Kanzlei-Workflow von alleine. Der Empfänger wird automatisch erkannt und das gescannte Dokument landet in Sekundenschnelle auf seinem Bildschirm. Ein zeitaufwändiges Verteilen entfällt.
Nach dem Dokument kann sofort gesucht werden, so dass keine Informationen mehr auf irgendeinem Schreibtisch liegen bleiben können. Alles, was mit dem Dokument passiert, wird zudem automatisch protokolliert. So können Sie jederzeit nachvollziehen, was gemacht wurde und wer das Dokument bearbeitet hat.
Übergabe in Kanzlei-Workflows
Zunächst analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Prozessrelevanz der eingehenden Daten. Dadurch lässt sich später der Dokumententyp der eingehenden Kanzleipost (z. B. Fristsetzung, Klageerhebung, Kündigungen) automatisch identifizieren. Die Dokumente werden anschließend regelbasiert an einen Kanzleiprozess, Bereich oder Mitarbeiter weitergeleitet und anschließend verarbeitet.
Mehr Effizienz durch Automatisierung
Dank der Automatisierung werden Medienbrüche überwunden. Die eingehenden Informationen werden strukturiert übersetzt und für den jeweiligen Kanzleiprozess verfügbar gemacht. Beispiele hierfür sind der beA-Direkt PLUS Service von Soldan oder das digitale Soldan Fristenmanagement.
Ihre Vorteile
- Geringere manuelle Arbeitsbelastung
- Niedrigere Betriebskosten
- Höhere Effizienz von Kanzleiprozessen
- Maximale Zuverlässigkeit und Qualität bei der Daten- und Dokumentenerfassung
- Zentrale und digitale Dokumentenablage, auf die ortsunabhängig zugegriffen werden kann
Beratung? Unser Außendienst ist online oder vor Ort für Sie da!
Wenn Sie gezielte Fragen haben oder ein individuelles Angebot wünschen, ist unsere Kanzleiberatung gerne für Sie da. Sie können mit Ihrem Kundenbetreuer gerne einen Online-Beratungstermin oder wie gewohnt einen Vor-Ort-Termin vereinbaren. Sie erreichen unsere Kundenbetreuung telefonisch unter 0201 8612-123 oder nutzen Sie unser nachfolgendes Kontaktformular:
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