Transparenz- und Informationspflichten für Kunden, Vertragspartner, Interessenten der Hans Soldan GmbH

Mit diesem Dokument informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die AdvoDirekt und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Verantwortliche Stelle / Datenschutz

Adresse: Hans Soldan GmbH, Berthold-Beitz-Boulevard 461, 45141 Essen

Kontaktinformationen

Webseite: www.soldan.de

Service-Hotline: 0201 8612-123

E-Mail: info@soldan.de

Fax: 0800 8555544

Kontakt Datenschutz: datenschutz@soldan.de

Kategorien / Herkunft der Daten

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses und für die Vertragsanbahnung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Aggregierte Daten, d.h. zusammengefasste Daten und Informationen über eine natürliche Person, beispielsweise in Handels- und Geschäftsbriefen, E-Mails und sonstiger Kundenkommunikation, Verträgen über gebuchte Dienstleistungen oder Auftragsverarbeitungsverträgen
Kontakt- und Adressinformationen, wie Titel, Anrede, Vorname(n), Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Bundesland, Abweichende Liefer-/Rechnungsanschrift, Etage, Ortsteil
Kommunikationsdaten, wie Telefonnummer(n), Faxnummer(n), Handynummer(n), E-Mail-Adresse(n), Homepage
Qualifikationsdaten, Beruf, Fachanwaltstitel, LLM, Tätigkeitsschwerpunkt(e), Spezialisierungen
Bonitätsinformationen in Form von Wirtschaftsauskunftei-Informationen, wie bspw. Scores
Beziehungsinformationen Firmen- oder Kanzleiname, Funktion im Unternehmen, Abteilung
Kennziffern, genauer Kundennummer, Bestellnummer(n), Ticket-Nummern, Artikel-Nummern konkreter Bestellungen
Nutzer und Nutzungsinformationen, bei Nutzung von Online-Services in Form des Benutzernamens
Zahlungs-, Abrechnungs-, Buchungsinformationen, wie Kreditinstitut, IBAN, BIC, Konto-Nr., BLZ, Buchungsdatum, Forderungshöhe, Forderungsgrund, Forderungsstatus, Mandatsreferenznummer
Vertragsinformationen, gebuchte Dienstleistungen und Services, bestellte Produkte, sonstige Informationen zu getätigten und/oder ausgeführten Bestellungen

Ihre personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen im Rahmen der Vertragsanbahnung oder während des laufenden Vertragsverhältnisses. Ausnahmsweise werden in bestimmten Konstellationen Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören anlassbezogene Abfragen zu relevanten Informationen bei Auskunfteien, insbesondere zu Bonität und Kreditverhalten.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der DS-GVO, des BDSG (neu) und sonstiger einschlägiger rechtlicher Bestimmungen stets eingehalten.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. zur Erstellung von Angeboten für Produkte oder Dienstleistungen) und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (z. B. zur Durchführung unserer Dienstleistung oder zur Bestell-/Auftrags-/Zahlungsabwicklung), (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) verarbeitet bzw. wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung (z. B. aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben) besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO). Zu diesen Zwecken wurden die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. zur Erstellung von Angeboten für Produkte oder Dienstleistungen) und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (z. B. zur Durchführung unserer Dienstleistung oder zur Bestell-/Auftrags-/Zahlungsabwicklung), (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) verarbeitet bzw. wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung (z. B. aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben) besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO). Zu diesen Zwecken wurden die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben.

Eine datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift kann selbstverständlich auch Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung darstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Vor Erteilung klären wir Sie über den Zweck der Datenverarbeitung und über Ihr Widerrufsrecht nach Art. 7 Absatz 3 DS-GVO auf. Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 DS-GVO beziehen, werden wir Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen.

Die Hans Soldan GmbH ist außerdem daran interessiert, die Kundenbeziehung mit Ihnen zu pflegen und Ihnen Informationen und Angebote über unsere Produkte und Dienstleistungen per Post, E-Mail, Telefon oder über soziale Medien Diensten (z.B. Facebook, Twitter und Instagram) zukommen zu lassen. Daher verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen entsprechende Informationen und Angebote zuzusenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a. oder f. DS-GVO je nach Werbekanal).

Zur Aufdeckung von Straftaten werden Ihre personenbezogenen Daten nur unter den Voraussetzungen des Art. 10 DS-GVO verarbeitet.

Speicherdauer der Daten

Sobald Ihre Daten für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind bzw. Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden sie durch uns gelöscht. Eine Aufbewahrung der Daten über das Bestehen des Vertragsverhältnisses hinaus erfolgt nur in den Fällen, in denen wir hierzu verpflichtet oder berechtigt sind. Vorschriften, die uns zur Aufbewahrung verpflichten, finden sich beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung. Eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren kann sich daraus ergeben. Zudem sind gesetzliche Verjährungsfristen zu beachten.

Empfänger der Daten / Kategorien von Empfängern

In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Abteilungen und Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Wir stellen auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungs- und Geheimhaltungsvereinbarung Kundendaten für postalische Werbeschreiben konzernverbundenen Unternehmen bereit. Die Leistung umfasst dabei die technische Herstellung von Werbemitteln, die Versandvorbereitung und den Versand selbst. Dabei werden für das jeweilige Werbeschreiben Kundenadressen selektiert und in die Werbemittel eingedruckt bzw. unsere Werbemittel an die selektierten Kundenadressen auf dem Postweg adressiert, ohne dass die betroffenen Adressdaten für Werbezwecke an konzernverbundene Unternehmen übermittelt werden. Das werbende Unternehmen erhält nur dann Kenntnis von den Kundendaten bzw. des jeweiligen Kunden als Person, wenn sich der Kunde selber mit dem konzernverbundenen Unternehmen in Verbindung setzt(Angebot, Bestellung).

Kategorien eingesetzter Dienstleister:

In vielen Fällen unterstützen Dienstleister unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und können Daten erhalten. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.

Folgende Stellen können Ihre Daten erhalten:

von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO), Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten und weitere Verantwortliche im Sinne der DS-GVO, insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen, externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen, Logistik, Kurierdienste, Druckdienstleistungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Kundenverwaltung, Letter Shops, Marketing, Telefonie, Webseitenmanagement, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Kreditinstitute
Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter und Kontrollinstanzen)
sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben

Eine Übermittlung in gesetzlich vorgesehenen Fällen an bestimmte öffentliche Stellen, z. B. Finanzbehörden, u.U. auch Strafverfolgungs- oder Zollbehörden kann ggf. erfolgen.

Rechte der betroffenen Personen

Ihre Rechte als betroffene Person sind in den Art. 15 - 22 DS-GVO normiert.

Dies umfasst:

Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
Das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: datenschutz@soldan.de.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht ohne Angaben von Gründen zu widersprechen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Beschwerderecht

Ihnen steht ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Drittlandübermittlungsabsicht

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten (derzeit) an keinen Dienstleister oder an Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Für die Aufnahme bzw. Abwicklung eines Vertragsverhältnisses sind Sie verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten bereitzustellen. Dies ist erforderlich für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten. Eine Durchführung des Vertrages ist ohne Bereitstellung dieser Daten nicht möglich.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

Fuhrmann, Monica