Datenschutz für Ihre Kanzlei

Wann benötigen Kanzleien einen Datenschutzbeauftragten?

• Eine Bestellpflicht nach § 38 BDSG-NEU gilt für nicht-öffentliche Stellen, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Dazu zählen z.B. Vollzeitkräfte, freie Mitarbeiter, Referendare, Praktikanten, Rechtsanwaltsfachangestellte, Schreibkräfte. Kurzzeitig Beschäftigte, z. B. Urlaubsvertretungen, zählen nicht dazu.
• Nach §§ 5-7 BDSG-NEU muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, wenn die Datenverarbeitung durch eine Behörde oder öffentliche Stelle erfolgt, z. B. durch Notare.
• Nach Art. 37 DS-GVO müssen Kanzleien mit bestimmten Fachgebieten ebenfalls einen Datenschutzbeauftragten bestellen, da hier regelmäßig oder systematisch die Überwachung natürlicher Personen und die Verarbeitung ihrer Daten stattfindet. Typische Fachrichtungen sind z.B. Medizinrecht, Familienrecht, Arbeitsrecht, Strafrecht.
• Im Zweifel immer einen Datenschutzbeauftragten bestellen! So vermeiden Sie Ordnungsgelder und erhöhen die Compliance und das Vertrauen Ihrer Mandanten.

Warum sollten Kanzleien mit dem Schwerpunkt "Strafrecht" einen externen Datenschutzbeauftragten benennen?

• Vor dem Hintergrund der geforderten Unabhängigkeit empfiehlt sich für kleinere Kanzleien, die mit dem Schwerpunkt Strafrecht vertreten sind, die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten. Da ein solcher externer Datenschutzbeauftragter naturgemäß auch mit der Verschwiegenheitspflicht des § 43a Abs. 2 S. 1 BRAO unterfallenden Informationen in Berührung kommen wird, ist er entsprechend zur Geheimhaltung zu verpflichten. Durch unbefugtes Offenbaren macht sich der externe Datenschutzbeauftragte aber auch selbst strafbar gemäß § 203 Abs. 4 S. 1 StGB.
• Eine Rechtsanwaltssozietät, die über ihre Mandanten Informationen zur Begehung von Straftaten einschließlich strafrechtlicher Verurteilungen bzw. damit zusammenhängender Sicherungsmaßregeln verarbeitet, muss einen Datenschutzbeauftragten benennen. Da auch diese Datenverarbeitungen nicht nur der internen Verwaltung der Sozietät, sondern auch ihrem Außenwirken dienen, sind sie als Kerntätigkeiten zu bewerten. [Taeger/Gabel, DSGVO - BDSG - TTDSG, 4. Aufl. 2022, Art. 37 Rn 39]
• Ein Rechtsanwalt bzw. eine Kanzlei muss einen Datenschutzbeauftragten ernennen, sofern die Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen (Art. 37 Abs. 1 lit. b DS-GVO) oder die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gem. Art. 9 DS-GVO oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gem. Art. 10 DS-GVO besteht (Art. 37 Abs. 1 lit. c DS-GVO). [Specht/Mantz, Handbuch Europäisches und deutsches Datenschutzrecht 1. Auflage 2019]
• Im Zweifel immer einen Datenschutzbeauftragter bestellen! So vermeiden Sie Ordnungsgelder und erhöhen die Compliance und das Vertrauen Ihrer Mandanten.

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